Aby możliwe było generowanie deklaracji elektronicznych należy spełnić kilka warunków formalnych, które obrazowo przedstawia schemat poniżej. Pierwszym krokiem jest zgłoszenie do naczelnika Urzędu Skarbowego zamiaru składania e-deklaracji. W tym celu należy w zakładce 'Deklaracje' wygenerować dokumenty ZAW- E1 oraz ZAW-E2. Generując dokumenty określamy cel zawiadomienia  (pierwsze zawiadomienie, czy aktualizacja) oraz okres ważności upoważnienia. Pozostawienie nieuzupełnionej daty upływu ważności upoważnienia oznacza upoważnienie na czas nieokreślony (który w każdym momencie można zamknąć, poprzez wystawienie ZEW-E1 - aktualizacji).

Podatnik, aby móc przesyłać deklaracje w formie elektronicznej, musi dokonać zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze składania deklaracji w tej formie. Pierwszym krokiem jest złożenie w formie papierowej dokumentu ZAW- E1, czyli zawiadomienia o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej oraz o osobie upoważnionej do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej”(działanie nr 1 i 2 na schemacie). Dokument ten zawiera informacje o składającym zawiadomienie oraz wskazuje osobę upoważnioną do składania i podpisywania deklaracji w imieniu podatnika w formie elektronicznej. Aby mieć pewność, że ze strony Power Media SA zawsze będzie dostępna osoba z prawem do podpisu należy złożyć do US  upoważnienia dla dla trzech osób.

Osoby upoważniane to:

1. Agnieszka Kozłowska - główna księgowa Power Media SA
2. Andrzej Parszuto - wiceprezes Power Media SA
3. Joanna Zalewska - kierownik serwisu ifirma.pl

Upoważnienie udzielone w dokumencie ZAW-E1 jest formą pełnomocnictwa szczególnego i nie podlega opłacie skarbowej.

Po wygenerowaniu dokumentów należy wydrukować trzy formularze zawiadomienia ZAW-E1 w formacie PDF (jeden formularz upoważnia jednego reprezentanta ifirmy.pl), a następnie dostarczyć do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Krokiem drugim jest przekazanie dokumentów ZAW-E2 do podpisu elektronicznego przez reprezentantów ifirma.pl, którzy następnie w imieniu użytkownika złożą deklarację elektroniczną we właściwym Urzędzie Skarbowym. Przekazanie zgłoszenia ZAW-E2 do podpisu następuje, po kliknięciu na przycisk 'Przekaż do podpisu' znajdujący się w odnośniku do dokumentów ZAW-E2.

Naczelnik Urzędu Skarbowego, w maksymalnym terminie do miesiąca (liczonym od dnia wpłynięcia kompletu dokumentów zgłoszeniowych), wydaje zaświadczenie ZAS-E, potwierdzające zgodność danych zawartych w zawiadomieniach ZAW-E1 i zgłoszeniu ZAW-E2.

UWAGA!! Dopiero po otrzymaniu ZAS-E, użytkownik może korzystać z możliwości składania e-deklaracji!
Aktualizacja usługi

W przypadku pomyłek lub zmian dotyczących danych osobowych lub okresu ważności upoważnienia użytkownik zobowiązany jest do aktualizacji dokumentów ZAW-E1 oraz ZAW-E2 poprzez ponowne ich wygenerowanie oraz powtórzenie całego cyklu zgłoszeniowego. W serwisie dostępne są zawsze najnowsze wersje wygenerowanych dokumentów.

Regulamin usługi dostępny jest TUTAJ