Każdy przedsiębiorca ma możliwość używania w prowadzonej działalności gospodarczej ze swojego prywatnego samochodu. Jednak konieczne jest przy tym prowadzenie ewidencji przebiegu tego pojazdu. Dotyczy to także sytuacji gdy firma wykorzystuje pojazd na podstawie umów najmu, dzierżawy, użyczenia. Jedynie pojazdy użytkowane na podstawie umowy leasingu są zwolnione z obowiązku prowadzenia "Ewidencji przebiegu" . Ewidencja jest wymaga przez przepisy ustawy o podatku dochodowym, ponieważ ustawa nie uważa za koszty uzyskania przychodu poniesionych wydatków z tytułu używania, nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.

Obecnie obowiązują następujące stawki przeliczania kilometrów na złotówki:

- dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm3: 0,5214 zł

- dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm3: 0,8358 zł

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli w firmie używa się kilku samochodów nie będących środkami trwałymi  dla każdego z nich ewidencja powinna być prowadzona odrębnie i na każdej fakturze kosztowej musi być podany numer rejestracyjny samochodu, którego wydatek dotyczy. W przypadku wykorzystywania przez podatnika w prowadzonej działalności samochodu będącego wspólna własnością małżeńską, a małżonek podatnika nie prowadzi odrębnie działalności gospodarczej wykorzystując również ten samochód, podatnik może zaliczyć wydatki eksploatacyjne w pełnej wysokości w ramach ewidencji przebiegu pojazdu.

Brak ewidencji przebiegu pojazdu, lub gdy prowadzona ewidencja nie zawiera wszystkich niezbędnych danych, pozbawia podatnika prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Warunkiem rozliczania kosztów, związanych z eksploatacją pojazdu niefirmowego, jest prowadzenie ewidencji przebiegu oraz zestawienia wydatków. W "Ewidencji Przebiegu Pojazdu" zapisujemy trasy przejazdów, odbywanych w celach służbowych, zaś w "Zestawieniu Kosztów Pojazdu" nakłady ponoszone na eksploatację samochodu (np. paliwo, części zamienne, naprawy). Serwis ifirma.pl umożliwia księgowanie tych kosztów.

Wybieramy rodzaju wydatku: zakup paliwa, ubezpieczenie lub inny. Jeśli na jednej fakturze jest paliwo i inny wydatek samochodowy (np. olej silnikowy), to rozbijamy tą fakturę na części i osobno dodajemy wartość samego paliwa jako "zakup paliwa", a następnie wartość pozostałych wydatków samochodowych jako "Inne koszty > faktura VAT"