Dla użytkowników Regulaminy Regulamin biura rachunkowego
Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe ifirma.pl, zawartej pomiędzy Operatorem, a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do umowy o świadczenie usług księgowych poprzez Biuro Rachunkowe ifirma.pl.
rozumie się przez to Serwis internetowy ifirma.pl
rozumie się przez to „Biuro Rachunkowe ifirma.pl” świadczące usługi księgowe w oparciu o serwis ifirma.pl w zakresie, o których mowa w punkcie 4.
rozumie się przez to spółkę Power Media S.A. z siedzibą: Wrocław, ul. Grabiszyńska 241 B.
KRS: 0000281947
Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Kapitał zakładowy: 640 000 zł (w pełni opłacony)
rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura Rachunkowego osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub spółkę osobową,
rozumie się przez to umowę o świadczenie poprzez Biuro usług księgowych wymienionych w pkt. 4, zawartą między Operatorem a Klientem.
rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu ifirma.pl informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura; zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu.
rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowo-płacowa, ZUS
Wyłączne prawa autorskie do Serwisu ifirma.pl należą do Power Media S.A. z siedzibą: Wrocław, ul. Grabiszyńska 241 B. Prawa autorskie związane z Serwisem ifirma.pl podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994r. nr 24, Poz.83 ze zm.).
Klient zobowiązuje się do:
Klient ma wgląd on-line we wszystkie dokumenty, ewidencje i deklaracje wytworzone przez Biuro.
Zakres spraw zleconych Biuru może być ustalony na drodze indywidualnych negocjacji.
5.1. Operator świadczy usługi Biura Rachunkowego za pomocą sieci Internet.
5.2. Klient, rozpoczynając współpracę z Biurem, musi się zarejestrować zgodnie z poleceniami Serwisu.
5.3. Rejestracja w serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy o świadczeniu usług księgowych.
5.4. Klient ma obowiązek wprowadzania danych zgodne ze stanem faktycznym i prawnym.
5.4.1. Aby zapewnić prawidłowe rozliczenia pomiędzy Klientem a Operatorem, ten pierwszy obowiązany jest podać zgodne z prawdą następujące dane: imię, nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, adres siedziby firmy (ulicę, numer, kod, miejscowość), NIP, adres poczty elektronicznej (e-mail).
5.4.2. W przypadku zmiany jakiejkolwiek z danych, o których mowa w pkt. 5.4.1, użytkownik obowiązany jest do niezwłocznego wprowadzenia zmian w swoim profilu administracyjnym.
5.5. Podczas rejestracji Klient wprowadza wymyślone przez siebie i znane tylko sobie hasło oraz ustala identyfikator.
- Identyfikator musi zawierać co najmniej 6 znaków.
- Hasło musi zawierać co najmniej 6 znaków, w tym przynajmniej jedną wielką literę, jedną małą literę, a także co najmniej jedną cyfrę lub jeden znak specjalny (np. !,@,#, %, &).
5.6. W przypadku zapomnienia hasła Klient otrzymuje możliwość skorzystania z funkcji serwisu "odzyskaj hasło".
5.7. Klient zobowiązany jest do postępowania zgodnie z instrukcjami zawartymi w serwisie.
6.1. Po rejestracji w serwisie i wprowadzeniu przez Klienta danych zgodnie z pkt. 5.4.1 Biuro wyśle na wskazany adres e-mailowy szkic „Umowy o świadczeniu usług księgowych”.
6.2. Klient akceptuje treść umowy i ustala od którego okresu rozliczeniowego umowa obowiązuje.
6.3. Biuro wysyła Klientowi umowę w uzgodnionej treści w dwóch egzemplarzach na jego adres korespondencyjny w celu jej podpisania. Do umowy są załączone upoważnienia dla Biura do składania deklaracji podatkowych i ZUS.
6.4. Umowa wchodzi w życie w momencie otrzymania przez Biuro podpisanego egzemplarza.
Usługa |
Dokumenty |
Termin dostarczenia |
Prowadzenie KPIR i rejestrów VAT |
Komplet dokumentów wykazujących poniesione koszty. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania, opis przeznaczenia pozycji na fakturze, oraz inne opisy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego. |
Do 5-go następnego miesiąca |
Ewidencja środków trwałych i wyposażenia |
Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego
|
Do 5-go następnego miesiąca |
Ewidencja przebiegu pojazdów |
Uzupełniona w serwisie ifirma.pl na koncie klienta |
Do 5-go następnego miesiąca |
Akta osobowe |
Kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenie, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty |
Przed rozpoczęciem zatrudnienia |
Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS. |
Kwestionariusz osobowy wypełniony w serwisie ifirma.pl |
do 3 dni od podpisania umowy |
Sporządzanie list płac. |
listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność,
|
7 dni roboczych przed dniem naliczania wynagrodzeń |
Klient może przekazać Biuru dokumenty poprzez:
7.3.1.Za datę przekazania dokumentów ścieżką 7.2.1. i 7.2.2. przyjmuje się datę wpływu dokumentów do Biura
7.3.2. Za datę przekazania dokumentów ścieżką 7.2.3 przy wykorzystaniu usługi DropBox przyjmuje się datę zapisaną w historii dokumentu.
Po wpłynięciu do Biura dokumentów przesłanych ścieżką 7.2.1 i 7.2.2. Biuro niezwłocznie przesyła do klienta informację o dacie wpłynięcia i ilości otrzymanych kartek dokumentów.
Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest:
Jeżeli Klient przekazuje do Biura oryginały dokumentów.
Jeżeli Klient przekazuje do Biura kopie, skany, zdjęcia dokumentów.
Po zamknięciu roku podatkowego dokumenty przechowywane zgodnie z pkt 7.5.1. są wysyłane na adres wskazany przy Klienta przesyłką kurierską, na koszt Klienta. Od momentu wysłania dokumentacji Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą.
8.1. Biuro zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu zlecenia oraz do
postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US.
8.2. Biuro bierze na siebie odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w pkt. 7.
8.3. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Klienta Biuro ma obowiązek poinformować go co najmniej 2 dni przed terminem płatności pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w pkt. 7.
8.4. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.
8.5.Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, Biuro nie bierze na siebie odpowiedzialności za powstałe szkody.
8.6. Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywał przez cały czas trwania umowy.
8.7. Biuro ponosi odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z realizacją zawartej umowy, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności.
8.8. Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed zawarcia umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między stronami.
8.9. Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczone przez Klienta dokumenty nie są
wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową.
9.1. Klient ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać Biuru wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą.
9.2. Dokumenty kosztowe powinny posiadać odpowiednie adnotacje, m.in. datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Wszelkie uchybienia w tym zakresie podlegają uzupełnieniu przez Klienta w terminie wskazanym przez Biuro.
9.3. Biuro nie bierze odpowiedzialności za nieterminowe przekazanie wiadomości o wysokości zobowiązań i wyniku firmy Klienta jeżeli Klient nie przekaże lub nieterminowo przekaże Biuru dokumenty księgowe.
10.1. Wynagrodzenie za usługi świadczone przez Biuro ustalane jest zgodnie z Cennikiem.
10.2.Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianej faktury VAT. Faktury stawiane są ostatniego dnia każdego miesiąca.
10.3. Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem e-mail lub sms.
10.4. Oryginał faktury pozostaje w Biurze do zaksięgowania, chyba że Klient przyjął formę przechowywania dokumentacji księgowej u siebie wtedy faktura zostaje mu wysłana.
10.5. Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Biuro jest zawarta umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność nawet w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze.
10.6.Wynagrodzenie z tytułu umowy jest płatne do 7 dnia kolejnego miesiąca, chyba że strony ustaliły inaczej. Nie zapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych.
11.1. Komunikacja odbywa się mailem na adresy wskazane przez biuro i klienta
11.2. Aktualny mail klienta musi być wpisany przez niego w „Danych Firmy”
11.3. Odpowiedzi na maile Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych..
12.1. Umowę współpracy każda ze stron może rozwiązać z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
12.2. Rozwianie umowy wymaga formy pisemnej. Brak pisemnego wypowiedzenia upoważnia Biuro do wystawienia faktury zgodnie z umową za dany okres rozliczeniowy.
12.3. Po rozwiązaniu umowy Biuro odsyła dokumenty Klienta w ciągu 1 miesiąca przesyłką kurierska na koszt Klienta. W razie nieodebrania przesyłki Biuro nie ponosi odpowiedzialności za dokumenty Klienta.
13.1. Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie o których informuje klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmieniony regulamin umieszczany jest na stronie internetowej z adnotacją, od kiedy obowiązuje.
13.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa.
