Integracja Allegro z ifirma.pl

Dzięki integracji klienci ifirma.pl prowadzący sprzedaż na Allegro mogą automatycznie pobierać dane o złożonym na Allegro zamówieniu:

• dane kupującego
• data zamówienia
• nazwa towaru
• ilość
• cena towaru
• koszty wysyłki
• sposób płatności
• sposób wysyłki/odbioru
• czy klient życzy sobie fakturę

Na podstawie w/w danych, serwis predefiniuje w jaki sposób zamówienie powinno być udokumentowane i zaksięgowane oraz wykonuje daną czynność po zatwierdzeniu jej przez użytkownika.

2. Rozpoczęcie importów z Allegro

2.1. Dodanie konta Allegro

Aby skorzystać z integracji, wystarczy szybka konfiguracja konta małej księgowości.

• Zaloguj się w ifirma.pl.

• Wybierz administracja > ustawienia.

• Kliknij w zakładkę ustawienia , wybierz sklepy internetowe > dodaj Allegro.

• podać datę, określającą dzień powstania zamówień automatycznie obsługiwanych w serwisie ifirma.pl
• podać dane do logowania w Allegro
• wybrać stawkę VAT, która będzie traktowana jako domyślna na dokumentach sprzedaży

2.2. Informacje o zakresie używania kasy fiskalnej

Zakładka "Start' > "dane i konfiguracja" > Dane firmy > ustosunkować się do pozycji:

• Firma ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej

  Jeżeli tak, to pojawi się kolejna pozycja:

• Firma ewidencjonuje sprzedaż wysyłkową na kasie fiskalnej

  (ponieważ sprzedaż wysyłkowa jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej, nawet firmy ją posiadające niekoniecznie muszą używać jej przy rejestracji sprzedaży wysyłkowej. Dlatego doprecyzowujemy tę informację, aby poprawnie predefiniować sposób księgowania zamówienia).

2.3. Import danych z Allegro

Zakładka "Przychody" > e-sklepy > w wierszu "Sklep" wybrać właściwy (jeśli jest ich kilka) > Zaimportuj dane.

Zostaną zaimportowane informacje o wszystkich zamówieniach złożonych od dnia podanego w początkowej konfiguracji (pkt.2.1)

2.4. Obsługa zamówienia

1. Po zaimportowaniu zamówień pojawia się lista zamówień, które nie były do tej pory obsłużone automatycznie w ifirma.pl.
2. Przy każdym zamówieniu domyślnie wybierany jest sposób dokumentowania i księgowania (zasady opisane są w pkt 3.).
3. Zamówienia, które mogą być w danym momencie zaksięgowane (z Allegro została zaimportowana informacja o wykonaniu przez zamawiającego płatności, lub zamówienie będzie opłacone przy odbiorze) są oznaczone ikoną w kolumnie Płatności/Status płatności.
4. Pod ikonką w kolumnie pierwszej od prawej, można podejrzeć generowany dokument i zmienić jego treść (np. stawkę VAT, dodać informację o rabacie).
5. Można zmienić sposób dokumentowania wybierając inny rodzaj dokumentu z listy.
6. Zamówienia, dla których sposób dokumentowania zostanie uznany za poprawnie wybrany, oznaczamy w checkboxie i dla wszystkich oznaczonych wybieramy "Wykonaj akcję wybranym"
7. Serwis generuje zbiorczy podgląd dla wykonanych akcji > Zatwierdź
8. Zamówienia obsłużone są archiwizowane w zakładkach:
   • Zaksięgowane (zaksięgowane wg wybranej akcji)
   • Zaksięgowane ręcznie (np. wystawiono fakturę eksportową)
   • Nieksięgowane (przede wszystkim wszystkie zamówienia , do których nie wystawiono faktury, a sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej)

   Zamówienia są wykazane w miesiącu (z datą) zakończenia aukcji a nie z datą księgowania. Czyli zamówienie z aukcji zakończonej w lipcu będzie zarchiwizowane z datą lipcową, nawet jeżeli dokument sprzedaży zostanie wystawiony z datą sierpniową.

Uwaga!

W zakładce "zaksięgowane" można wykonać dodatkowe akcje na zapisanych tam dokumentach - przede wszystkim wprowadzać daty otrzymania zapłaty do zamówień "za pobraniem"

2.5. Stawki VAT

Ponieważ na Allegro podaje się cenę brutto towaru bez informacji o stawce VAT przy wystawianiu dokumentów sprzedaży lub księgowaniu przychodu zakładamy, że sprzedaż odbywa się w stawce ustawionej jako domyślna (podstawowa) przy wprowadzaniu konta allegro do serwisu ifirma.pl.

Aby zmienić stawkę, należy:

1. przed zatwierdzeniem wystawianych dokumentów zmienić stawkę (faktura z listą stawek) lub wpisać kwotę brutto przy nowej stawce (przychody nieudokumentowane) lub
2. przeedytować już zatwierdzony dokument

2.6. wartość zamówienia

Kwota na dokumencie wystawionym automatycznie musi się zgadzać z kwotą pobraną z Allegro. Jeżeli wartość zamówienia jest inna od zaimportowanej z Allegro, to należy zatwierdzić dokument (faktura, przychód uniwersalny) wystawiony automatycznie, a zmianę wprowadzić poprzez edycję już zaksięgowanego dokumentu.

2.6.1. Rabaty

Wartość zamówienia jest to kwota brutto po udzielonym przez sprzedającego rabacie.

Jeżeli sprzedający chce fakt udzielenia rabatu (procentowego) odnotować na wystawianej fakturze to na podglądzie generowanej faktury należy w kolumnie "Cena jednostkowa brutto" podać cenę przed rabatem.

Serwis automatycznie wyliczy procentowy rabat na podstawie podanej ceny jednostkowej i ceny z zamówienia.

2.7. Zapisanie danych kupującego w zakładce "Kontrahenci"

Dane będą zapisywane pod nickiem używanym przez kupującego na Allegro w formacie: ALL_NICK

3. Predefiniowanie sposobu obsługi zamówienia

3.1. Firma ewidencjonuje sprzedaż wysyłkową na kasie fiskalnej

W takich przypadkach sposób płatności (z góry lub za pobraniem) nie wpływa na sposób księgowania, ponieważ obowiązek zaksięgowania sprzedaży na kasie powstaje w momencie sprzedaży.

3.1.1. Klient nie chce faktury

Transakcja będzie zaksięgowana tylko na podstawie raportu z kasy fiskalnej więc predefiniowany sposób księgowania to "oznacz jako brak księgowania".

3.1.2. Klient chce fakturę

Wystawiona zostanie faktura w typie "Faktura do paragonu" (nieksięgowana w żadnej ewidencji), ponieważ księgowanie sprzedaży odbywa się przez wprowadzenie raportu z kasy fiskalnej.

3.2. Firma nie ewidencjonuje sprzedaży wysyłkowej na kasie fiskalnej

Rodzaj wystawianego dokumentu jest dodatkowo uzależniony od sposobu płatności (z góry/za pobraniem) ponieważ przy płatności "za pobraniem" obowiązek podatkowy w podatku VAT – czyli moment księgowania sprzedaży w ewidencji sprzedaży VAT – jest przesunięty do miesiąca otrzymania zapłaty.

3.2.1. Zapłata z góry

3.2.1.1. Klient nie chce faktury

Przychód uniwersalny VAT.

3.2.1.2. Klient chce fakturę

Faktura w typie "sprzedaż krajowa".

3.2.2. Zapłata "za pobraniem"

3.2.2.1. Klient nie chce faktury

Dokumentowanie: sprzedaż wysyłkowa nieudokumentowana. Cechą zapisu jest to, że jest księgowany w KPiR, w dacie wystawienia, a w ewidencji sprzedaży VAT, w podanej oddzielnie "Dacie otrzymania zapłaty".

3.2.2.2. Klient chce fakturę

Faktura w typie "sprzedaż wysyłkowa". Cechą faktury jest to, że jest księgowana w KPiR lub w Ewidencji Przychodów Zryczałtowanych, w dacie wystawienia, a w ewidencji sprzedaży VAT, w podanej oddzielnie "Dacie otrzymania zapłaty".

← Zaliczka na podatek dochodowy		Kasa fiskalna →