DEKLARACJE

Przedsiębiorca prowadzący małą księgowość, po zakończeniu okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału)  ma obowiązek przygotowania dokumentacji sprawozdawczej - czyli odpowiednich deklaracji. Deklaracje są generowane na podstawie zapisów wprowadzonych do ewidencji.

Generowanie deklaracji należy rozpocząć od:

• ZUS DRA,
• VAT-7 lub VAT-7K jeśli jesteśmy vatowcami,
• PIT-5 lub PIT-5L jeśli zadeklarowano opłacanie podatku liniowo,
• PIT-4 – jeżeli firma zatrudnia pracowników
• VAT-UE - jeżeli  były dokonywane transakcje wewnątrzwspólnotowe

Deklarację ZUS DRA w formie papierowej składa się w urzędzie, kiedy:

1. zatrudniamy pracowników i płacimy składki za nich (zawsze), do ZUS dra dołączamy ZUS RCA - raport imienny o opłacanych składkach. W tym i tylko w tym wypadku termin płatności składek i złożenia dwóch deklaracji przesuwa się na 15-tego dnia następnego miesiąca.

2. spóźniamy się z płatnością składek - zawsze

3. byliśmy na zasiłku, zmieniliśmy tytuł ubezpieczenia lub ubezpieczenie nie obejmuje pełnego miesiąca, tj. od 1-wszego do ostatniego dnia - składamy deklarację.

4. jeżeli nie zachodzą punkty 1-3, składamy  pierwsze ZUS DRA za pełen KALENDARZOWY okres, tzn. ZUS DRA za pierwszy miesiąc składek liczonych od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, potem nie mamy obowiązku składać deklaracji. Tylko opłacamy wyliczone składki w normalnym terminie, tj do 10-tego danego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Deklaracji PIT-5 nie składamy do US w ogóle. Podatnik jedynie wpłaca do US właściwego wg miejsca zamieszkania zaliczkę na podatek dochodowy w terminie do 20-tego następnego miesiąca/kwartału

Deklarację VAT-7 generujemy i składamy do 25-tego dnia następnego miesiąca, natomiast VAT-7k do dnia 25-tego następnego miesiąca po zakończeniu kwartału. W tym samym terminie płacimy też ewentualną nadwyżkę podatku należnego (od sprzedaży) nad naliczonym (od zakupów).

Deklarację PIT-4 generujemy za miesiąc, w którym zatrudnialiśmy i wypłacaliśmy wynagrodzenia pracownikom. Jest ona raportem zbiorczym (płacenie podatku dochodowego za pracowników nie wymaga rozbicia na kwoty za każdego pracownika).

Deklarację VAT-UE generujemy za okres rozliczeniowy, w którym wystąpiły transakcje unijne. Deklarację w formie papierowej składa się do 15-tego następnego miesiąca po okresie rozliczeniowym, a w formie elektronicznej do 25-go.

EWIDENCJE

Po zakończeniu miesiąca księgowego w serwisie ifirma.pl. należy wydrukować komplet ewidencji

W Księdze przychodów i rozchodów serwis w obrębie danego miesiąca automatycznie sumuje w poszczególnych kolumnach kwoty przychodów i wydatków, dodaje do sumy liczonej od początku roku do miesiąca poprzedzającego rozliczany miesiąc i w kolejnym wierszu podsumowania wpisuje w poszczególnych kolumnach sumę liczoną od początku roku.

Na koniec roku należy podsumować KPiR, system ifirma nie ma automatycznego sumowania księgi przychodów i rozchodów, podsumowanie należy zrobić ręcznie.

W tym celu należy wydrukować z zakładki ewidencje KPiR i na ostatniej stronie zrobić jej podsumowanie według poniższego schematu:

1. Przychód (kolumna 9)

2. Koszty uzyskania przychodów to suma:

   a) wartość remanentu na dzień 1 stycznia danego roku

   b) koszt zakupu towarów handlowych i materiałów produkcyjnych (kol. 10)

   c) koszty uboczne zakupów (kol. 11)

   d) kwota pozostałych wydatków (kol. 14)

pomniejszona o wartość remanentu na dzień 31 grudnia danego roku oraz o wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi

Koszty uzyskania przychodów razem:

1. Ustalenie dochodu za dany rok podatkowy:

   a) przychód (punkt 1)

   b) koszty uzyskania przychodu (punkt 2)

Dochód (a-b)

ŚRODKI TRWAŁE

Jeżeli w firmie znajdują się środki trwałe, na koniec każdego miesiąca należy wydrukować miesięczne dowody umorzenia środków trwałych. W tym celu będąc ustawionym w miesiącu księgowym, za który chcemy wydrukować dowody umorzenia środków trwałych należy wejść w zakładkę majątek w manu wybrać „dowody umorzenia środków trwałych”, kliknąć w nazwę miesiąca księgowego, za który dowód umorzenia chcemy wydrukować.

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU, EWIDENCJA KOSZTÓW POJAZDU

Jeżeli do celów działalności gospodarczej używamy samochodu prywatnego, prowadzimy do niego ewidencje przebiegu pojazdu i ewidencje kosztów pojazdu. Po zakończeniu każdego miesiąca księgowego należy również wydrukować odpowiednie zestawienia.

W tym celu należy kliknąć w zakładkę „pojazdy” ze spisu pojazdów należy wybrać pojazd, którego wyżej wymienione ewidencje dotyczą. Na ekranie będzie widoczne zestawienie wprowadzonych wydatków samochodowych za dany miesiąc księgowy oraz ewidencja przebiegu pojazdu obie ewidencje należy wydrukować za pomocą ikony „wydrukuj” zamieszczonej pod każdą z nich.

INNE DOKUMENTY

Dodatkowo po zakończeniu każdego miesiąca, należy drukować wszystkie dokumenty księgowe, które tworzą się automatycznie w serwisie.

Są to: dowody księgowe, dowody wewnętrzne, utarg miesięczny.

Należy wybrać zakładkę ewidencje. W kolumnie „Numer dowodu księgowego, Data, Opis” należy odnaleźć wyżej wymienione rodzaje dokumentów, kliknąć na nie i wydrukować za pomocą ikony „wydrukuj”.