Moduł Kadry/Płace
W serwisie ifirma.pl istnieje możliwość wprowadzenia trzech rodzajów umów z pracownikami: umowa-zlecenie, umowa o dzieło i umowa o pracę. Różnica miedzy nimi polega na stopniu związania pracodawcy z pracownikiem oraz na rodzaju opłacanych składek do ZUS. I tak:
Informację ogólne dotyczące wypłaty wynagrodzeń pracowników
Pracodawca ustala termin wypłaty wynagrodzeń w swoim zakładzie pracy czyli określa czy wynagrodzenie za miesiąc przepracowany jest wypłacane w miesiącu bieżącym czy w następnym. Termin wypłaty nie może być późniejszy niż 10 dzień miesiąca następującego po miesiącu przepracowanym i taki jest domyślnie ustawiony w serwisie. Jeżeli w firmie obowiązuje inny termin należy go koniecznie wprowadzić przez: zakładka "Start" > Dane i konfiguracja" > "Wynagrodzenie pracowników".
WAŻNE!
Podany termin będzie decydował o tym wg jakich parametrów dotyczących np. składek ZUS serwis będzie wyliczał składniki wynagrodzenia.W trakcie generowania rachunku można niezależnie wskazać miesiąc, w którym nastąpi wypłata wynagrodzenia i tym samym zmienić użyte parametry.
W tym samym miejscu ("Wynagrodzenie pracowników") można również wprowadzić informację o procentowej stawce ubezpieczenia wypadkowego, jeżeli firma płaci tę składkę w innej stawce niż podstawowa. Informacja jest edytowalna w pierwszym miesiącu księgowania w serwisie i w kwietniu każdego roku (jest to termin ustalania nowej stawki).
Wprowadzenie danych dotyczących warunków pracy pracownika:
Generowanie comiesięcznych rozliczeń i księgowanie kosztów:
1. Wyliczenie wynagrodzenia za dany miesiąc odbywa się przez wystawienie do umowy rachunku: "Pracownicy" > wybieramy Umowę > "Wystaw nowy"
Wraz z rachunkiem powstaje "Lista płac" za dany miesiąc oraz przelew do wynagrodzenia umiejscowiony w zakładce "Zobowiązania" >"Wynagrodzenia" zgodnie z datą podaną w "Terminie płatności' na rachunku.
2. W trakcie generowania rachunku można automatycznie wyliczyć wynagrodzenie chorobowe i urlopowe pracownika.
3. Wynagrodzenie zostanie zaksięgowane dopiero wówczas, gdy do przelewu wprowadzimy datę opłacenia: zakładka "Zobowiązania" > "Wynagrodzenia" > podać datę wypłaty > "Zatwierdź"
Wynagrodzenie z umów o dzieło i umów zlecenie księgowane jest w dacie opłacenia. Wynagrodzenie z umowy o pracę jest księgowane Dowodem Księgowym widocznym w zakładce "Wydatki" i KPiR (Ewidencje) w dacie:
- w dacie wykonania wypłaty - jeżeli wynagrodzenie zostało wypłacone w miesiącu przepracowanym
- w ostatnim dniu miesiąca przepracowanego - wynagrodzenie wypłacone z kolejnym miesiącu, ale przed datą ustaloną w regulaminie wynagrodzeń (najpóźniej do 10-tego następnego miesiąca)
- w dacie wypłaty - wynagrodzenie wypłacone później niż we wskazanych wyżej terminach
Zasady księgowania składek ZUS
Gdy do serwisu zostanie wprowadzona data wypłaty wynagrodzenia to automatycznie powstają przelewy do ZUS z tytułu składek za pracownika. Składki wszystkich pracowników, których wynagrodzenia były wypłacone w danym miesiącu (niezależnie od tego jakiego miesiąca przepracowanego dotyczą) są sumowane. Przelewy do ZUS są umieszczone w miesiącu, w którym przypada termin ich płatności. Wprowadzenie "Daty opłacenia" powoduje zaksięgowanie składek powstałymi Dowodami Księgowymi (widocznymi w zakładce "Wydatki" i w KPiR), wg zasad:
- Ubezpieczenie społeczne: Przelewy do ZUS za pracownika z tytułu ub. społecznego składa się z kwot potrąconych z pensji pracownika i z części płaconej przez pracodawcę. Gdy do przelewu wprowadzimy datę opłacenia, to zaksięgowaniu podlega tylko część składki na ubezpieczenie płacona przez pracodawcę, ponieważ część potrącana z pensji brutto pracownika została zaksięgowana jako kwota brutto wypłaty.
- Ubezpieczenie zdrowotne: Składka została zaksięgowana poprzez przelew "Wynagrodzenie" ponieważ w całości jest opłacana z pensji pracownika.
- Wpłata na FP i FGŚP – jest w całości zaksięgowana – ponieważ tę składkę opłaca pracodawca.
Raporty zerowe ZUS RCA/ ZUS RZA
Złożenie w ZUS „zerowych” imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA jest wymagane za pracowników, którzy w pierwszym miesiącu zatrudnienia nie otrzymali wypłaty czyli gdy wypłata za pierwszy przepracowany miesiąc zostanie wykonana w miesiącu kolejnym. W takim przypadku składamy imienny raport miesięczny ZUS RCA z „zerową” podstawą wymiaru składek i „zerowymi” składkami na ubezpieczenia.Generowanie raportów zerowych
Raport „zerowy” można stworzyć samodzielnie w serwisie ifirma.Należy wygenerować deklarację ZUS DRA za dany miesiąc a wraz z nią raporty RCA, RSA , RZA.
Wchodzimy na wygenerowaną deklarację DRA i ją edytujemy:
-Część I Dane organizacyjne: Termin przesyłania deklaracji i raportów - 2 zmieniamy na 3
-W części III „Inne informacje”: liczba ubezpieczonych – podajemy liczbę ubezpieczonych z uwzględnieniem nowych pracowników
-Część X. Deklaracja dochodu ( wypełniają osoby, które opłacają składki wyłącznie za siebie: wszystkie pola pozostawiamy puste
-Zatwierdzamy
Wchodzimy na RCA
-Edytuj > „dodaj osobę ubezpieczoną” > uzupełniamy dane pracownika > w punktach :04, 05, 06, 07, 08, 09, 10,1 1, 12, 13 wpisujemy 0,00
-Zatwierdzamy
Następnie wchodzimy na RCA jeszcze raz
-Edytuj > dodaj osobę ubezpieczoną - pracodawca dodaje siebie jeżeli opłaca składkę na ZUS preferencyjny albo normalny - wpisujemy podstawy składek i składki
-Zatwierdzamy
Jeżeli pracodawca opłaca za siebie tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne edytuje raport ZUS RZA
-Edytuj > „dodaj osobę ubezpieczoną” > pracodawca podaje swoje dane, podaje podstawę i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne
-Zatwierdzamy
Raporty „zerowe” składamy też w przypadku oskładkowanej umowy zlecenia jeżeli zleceniobiorca jest zgłoszony do ubezpieczeń ale w danym miesiącu firma nie wypłaciła mu żadnego wynagrodzenia wtedy przekazujemy za niego „ zerowy „ raport ZUS RCA ( jeżeli osoba ta jest zgłoszona do ubezpieczeń ze wszystkimi składkami ) albo raport ZUS RZA ( jeżeli osoba ta jest zgłoszona do ubezpieczeń tylko ze składką zdrowotną ).
Deklaracja PIT-4
Od roku 2007 zniesiono obowiązek comiesięcznego składania deklaracji PIT-4. Należy natomiast obliczyć należną zaliczkę na podatek dochodowy i wpłacić do US. Wyliczyć zaliczkę możemy w serwisie ifirma.pl w zakładce "Deklaracje" > Deklaracja PIT-4. W deklaracji są sumowane podatki od wszystkich wynagrodzeń, które zostały w danym miesiącu wypłacone.
Deklaracja PIT-4R
Przygotowywana przez przedsiębiorców deklaracja PIT-11 zawiera informacje o dochodach uzyskanych przez zatrudnianych przez nich w poprzednim roku pracowników. Każdy pracodawca w deklaracji PIT-11 określa uzyskany przez pracownika dochód i pobrane w poprzednim roku zaliczki na podatek PIT. Tak przygotowana deklaracja będzie podstawą dla pracownika do rozliczenia własnego podatku rocznego. Konieczność sporządzenia takiej deklaracji dotyczy nie tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę, ale także pracujących na zlecenie, umowę o dzieło, z tytułu prac autorskich czy mających zawarte kontrakty menedżerskie. Jeden egzemplarz deklaracji musi być przekazana pracownikowi (za potwierdzeniem odbioru), drugi jest składany do urzędu skarbowego pracownika.
-- Mała księgowość internetowa
| ← ZUS - wyliczanie składek za część miesiąca | Akta osobowe → |
|---|
