Akta osobowe

Niezależnie od formy w jakiej jest prowadzona księgowość w firmie (mała księgowość, pełna księgowość, ryczałt) zatrudnienie pracowników zawsze rodzi takie same obowiązku dokumentacyjne po stronie pracodawcy.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

1. wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
2. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3. dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4. świadectwa ukończenia gimnazjum  –  w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5. orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6. innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

1.  w części A –  dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, orzeczenie lekarskie itp.)

2. w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w szczególności:

• umowę o pracę

• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami dotyczącymi regulaminu pracy, informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art.189.1 Kodeksu pracy

• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

  urlopu ojcowskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,

• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku kreślonym w art..186.7 Kodeksu pracy

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy , stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, niedziele i święta,

• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy a zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

  Ważne!

  Wyłączono obowiązek przechowywania kopii zawiadomień powiatowych urzędów pracy o zatrudnieniu osoby uprzednio będącej zarejestrowaną jako bezrobotna.

3. w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

-- Mała księgowość internetowa