Pominięte faktury – księgowanie w trakcie roku podatkowego cz. 1

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej zdarzają się przypadki, kiedy faktura kosztowa zostanie pominięta lub dostarczona zbyt późno, po terminie wyliczeń podatkowych. Jak w takiej sytuacji zaksięgować koszt i rozliczyć zobowiązanie podatkowe?

Terminy księgowania faktur kosztowych

Zgodnie z ogólną zasadą podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu powinni przyjąć datę wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu, który stanowi podstawę do zaksięgowania tego kosztu. Tak stanowi art. 22 ust. 6b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawy o PIT).

Jeśli chodzi o podatek VAT, prawo do odliczenia VAT przysługuje przede wszystkim w okresie, w którym dla danej transakcji powstał obowiązek podatkowy – art. 86 ust. 10 Ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT) – jednak nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymano dokument uprawniający do odliczenia VAT (fakturę) – zgodnie z art. 86 ust. 10b.

Gdy podatek VAT nie został odliczony zgodnie z podanymi powyżej zasadami, możliwe jest jego rozliczenie także w deklaracji za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych – zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy. Zatem jeśli podatnik rozlicza się miesięcznie, prawo do odliczenia VAT przysługuje mu także w dwóch kolejnych miesiącach; jeśli rozliczenie jest kwartalne – odliczenia można dokonać w ciągu dwóch następnych kwartałów.

W sytuacji, kiedy mimo przysługującego prawa podatek VAT nie został odliczony na bieżąco, istnieje jeszcze możliwość rozliczenia go w drodze korekty deklaracji. Korekty podatnik może dokonać w ciągu 5 lat, licząc od początku roku w którym powstało prawo do odliczenia VAT (art. 86 ust. 13 ustawy). Wyjątkiem są tu transakcje z kontrahentami spoza kraju – w ich przypadku można skorygować deklarację w celu odliczenia VAT w ciągu 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do zmniejszenia VAT należnego (art. 86 ust. 13a).

Księgowanie zapomnianych faktur w IFI

W kwestii księgowania faktury po terminie można uwzględnić trzy standardowe przypadki.

Uwaga!

Przed doksięgowaniem zapomnianej faktury należy wydrukować księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję zakupów VAT (jeśli księgowana faktura wpływa na VAT) za okresy, w których dokonujemy zapisów.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT powinni zastosować się do przedstawionej poniżej ścieżki drugiej – Księgowanie faktury bez prawa do odliczenia VAT – bez korekty deklaracji VAT. W tym przypadku księgować należy całą kwotę brutto.

1. Księgowanie faktury z prawem do odliczenia VAT

W sytuacji, kiedy nie upłynęły jeszcze wskazane wcześniej dwa okresy rozliczeniowe, możliwe jest odliczenie podatku VAT na bieżąco. Kwotę netto należy zaksięgować zgodnie z datą wystawienia faktury.

Aby zaksięgować fakturę w IFI:

  • jako miesiąc księgowy wybieramy miesiąc zgodny z datą wystawienia faktury,
  • przechodzimy do zakładki Wydatki > Dodaj wydatek > Uniwersalny > Faktura,
  • wprowadzamy rzeczywistą datę wystawienia faktury,
  • uzupełniamy pozostałe dane i wybieramy właściwy „Wpis do KPiR”,
  • jako „Wpis do do Ewid. Zakupów VAT” wybieramy opcję „Zgodnie z Datą księgowania w ewidencji zakupów VAT”,
  • pojawi się pole „Data księgowania w Ewidencji Zakupów VAT”, w którym wprowadzamy datę z miesiąca, w którym powinien zostać rozliczony podatek VAT.
Uwaga!

Powyższą ścieżkę warto stosować wtedy, gdy faktura otrzymana jest od polskiego kontrahenta oraz została już opłacona. W innym przypadku konieczne może być samodzielne kontrolowanie nieopłaconego wydatku i jeśli zaistnieje taka potrzeba, jego ręczne wyksięgowanie w ramach korekty podatku VAT. Jeśli dokument dotyczyłby lat 2013-2015, konieczna mogłaby się również okazać ręczna korekta kosztów.

Przykład 1

Księgowanie kosztów prowadzenia firmy

pozostałe wydatki
Pozostałe wydatki

Przykład 2

Księgowanie zakupu towarów handlowych lub materiałów

Wpis do KPiR
Wpis do KPiR

Po zaksięgowaniu kosztu zgodnie z podaną powyżej ścieżką podatek VAT zostanie rozliczony na bieżąco w deklaracji VAT za wybrany miesiąc. Natomiast kwota netto wydatku zwiększy koszty w okresie wystawienia faktury, dlatego konieczne jest zaktualizowanie deklaracji PIT-5 (lub PIT-5L) – w tym celu:

  • przechodzimy do zakładki „Deklaracje” i wybieramy opcję „PIT-5” („PIT-5L”),
  • w ten sam sposób aktualizacji dokonujemy począwszy od miesiąca doksięgowania kosztu aż do okresu bieżącego,
  • doksięgowanie kosztu może spowodować zmniejszenie zaliczki na podatek dochodowy, a co za tym idzie – powstanie nadpłaty, jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce, nadpłatę można rozliczyć w ramach kolejnej zaliczki na podatek dochodowy lub w zeznaniu rocznym.

2. Księgowanie faktury bez prawa do odliczenia VAT – bez korekty deklaracji VAT

Jeśli przedsiębiorca odkryje niezaksięgowaną fakturę już po upływie okresów rozliczeniowych, w których VAT mógł zostać odliczony na bieżąco, może zdecydować się na zaksięgowanie jedynie kwoty netto wydatku.

Aby zaksięgować fakturę wyłącznie do kosztów w miesiącu jej wystawienia, w serwisie:

  • jako miesiąc księgowy wybieramy miesiąc zgodny z datą wystawienia faktury,
  • przechodzimy do zakładki Wydatki > Dodaj wydatek,
  • przy właściwym rodzaju wydatku wybieramy opcję „Inny” (np. Koszt prowadzenia firmy > Inny lub Zakup towarów handlowych i materiałów > Inny),
  • podczas uzupełniania szczegółów wydatku jako „Rodzaj wydatku” wybieramy opcję „Faktura”,
  • w kwocie wprowadzamy jedynie wartość netto wydatku.

Po zaksięgowaniu kosztu w kwocie netto należy zaktualizować deklarację PIT-5 (PIT-5L) w zakładce „Deklaracje” – analogicznie jak w pierwszym punkcie, za miesiąc doksięgowania kosztu aż do okresu bieżącego. Także w tym przypadku kwota doksięgowanego wydatku może zmniejszyć wartość zaliczki na podatek dochodowy i spowodować powstanie nadpłaty, którą będzie można rozliczyć w kolejnych zaliczkach lub w zeznaniu rocznym.

3. Księgowanie faktury z prawem do odliczenia VAT – z korektą deklaracji VAT

Alternatywnie do punktu drugiego, jeśli minął już termin bieżącego rozliczenia VAT, podatnik może zdecydować się na odliczenie go w drodze korekty deklaracji. W takiej sytuacji, aby wprowadzić fakturę do serwisu:

  • jako miesiąc księgowy wybieramy miesiąc zgodny z datą wystawienia faktury,
  • dokument wprowadzamy standardowo jako „Faktura” przy właściwym rodzaju wydatku (np. „Koszt prowadzenia firmy > Faktura” lub „Zakup towarów handlowych i materiałów > Faktura”).

Po zaksięgowaniu w zakładce „Deklaracje” należy zaktualizować zarówno deklaracje PIT-5 (PIT-5L), jak i VAT-7 (VAT-7K). Deklaracje PIT-5 aktualizujemy począwszy od okresu wprowadzenia kosztu aż do ostatniej wygenerowanej w danym roku deklaracji.

Aktualizacja i korekta deklaracji VAT:

  • jako miesiąc księgowy wybieramy miesiąc, w którym zaksięgowano koszt,
  • przechodzimy do zakładki „Deklaracje”,
  • wybieramy opcję „VAT-7” („VAT-7K”) w celu zaktualizowania deklaracji,
  • klikamy na numer deklaracji i wybieramy opcję ”Szczegóły” > “Edytuj”,
  • w pozycji siódmej, jako „Cel złożenia deklaracji” wybieramy opcję korekty
  • pojawi się dodatkowa opcja “+ dodaj uzasadnienie”,


Cel złożenia formularza

  • jeżeli użytkownik doda uzasadnienie, wówczas w ostatniej części deklaracji pojawi się wniosek ORD-ZU – uzasadnienie przyczyn korekty deklaracji.

Treść uzasadnienia
Treść uzasadnienia

Uwaga!

Od stycznia 2016 roku w związku z nowelizacją ustawy Ordynacja podatkowa nie musimy składać pisemnego uzasadnienia korekty deklaracji. Oczywiście można dołączyć uzasadnienie, ale nie będzie ono już obowiązkiem podatnika. W serwisie ifirma.pl możemy wybrać, czy dołączać uzasadnienie, czy nie.

Gdyby w deklaracji VAT, która jest korygowana, występowała nadwyżka podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na kolejny miesiąc (kwartał), należałoby dokonać korekty także kolejnej deklaracji VAT. W tej sytuacji konieczne byłoby skorygowanie wszystkich deklaracji aż do deklaracji, w której po raz pierwszy wystąpiła kwota podatku VAT należnego do opłacenia w US, z tą deklaracją włącznie (lub do deklaracji bieżącej, jeśli taka kwota jeszcze nie wystąpiła).

Jeśli z tytułu doksięgowania wydatku okaże się, że w danym miesiącu zapłacono podatek VAT z nadwyżką, można zwrócić się do US o zaliczenie tej nadwyżki na poczet kolejnych zobowiązań podatkowych. Taki wniosek należałoby pisemnie uwzględnić w uzasadnieniu korekty deklaracji za miesiąc, w którym wystąpiła nadpłata. W tej kwestii można się także skontaktować bezpośrednio z właściwym dla podatnika urzędem skarbowym.

Uwaga!

W sytuacji, gdy pominięta faktura dotyczy roku podatkowego, za który została już złożona deklaracja roczna, należałoby się zastosować do instrukcji dostępnej w drugiej części opracowania.

Przeczytaj część 2 artykułu.


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej