Wydatki na ubezpieczenie samochodu w kosztach uzyskania przychodów

Używanie samochodu w działalności – czy to będzie pojazd stanowiący środek trwały firmy, samochód prywatny przedsiębiorcy, czy samochód używany na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu – wiąże się z określonymi wydatkami. Oprócz bieżących kosztów eksploatacji, takich jak wymiana części, pojedyncze naprawy, przeglądy, a także zakup paliwa, przedsiębiorca ponosi również koszty związane z ubezpieczeniem takiego pojazdu.

Ubezpieczenia dzielimy na obowiązkowe i dobrowolne. Podstawowym ubezpieczeniem pojazdu jest ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej – OC, które daje ochronę na wypadek wyrządzenia szkody spowodowanej ruchem pojazdów. Do ubezpieczeń dobrowolnych należą przede wszystkim: autocasco (AC) i ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW). AC obejmuje szkody polegające na zniszczeniu lub utracie pojazdu, a także elementów jego wyposażenia. NNW dotyczy następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy pojazdu i pasażerów. Zakres ubezpieczeń obowiązkowych jak i dobrowolnych regulują odrębne przepisy.

Sposób rozliczania składek na ubezpieczenie samochodów przez przedsiębiorców jest uzależniony przede wszystkim od rodzaju dysponowania pojazdu w firmie, typu pojazdu, a także od pakietu ubezpieczeniowego. Ograniczenie w zaliczeniu do kosztów składek ubezpieczeniowych nie dotyczy pojazdów konstrukcyjnie przystosowanych do działalności, czyli spełniających kryteria pojazdu ciężarowego, dlatego rodzaj dysponowania pojazdu, o którym mowa w tym artykule będzie obejmował samochody osobowe. Przedsiębiorca może wykorzystywać samochód w firmie na kilka sposobów, jako:

      1. prywatny samochód osobowy właściciela firmy, używany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu
      2. samochód firmowy, stanowiący składnik majątku firmy
      3. samochód używany na podstawie umowy najmu/dzierżawy
      4. samochód używany na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia
      5. samochód w leasingu

Pierwsze ograniczenie w rozliczaniu składek, które dotyczy każdego sposobu użytkowania samochodu osobowego w firmie, obejmuje ubezpieczenia dobrowolne, gdzie podstawą wymiaru składki jest wartość samochodu. Tak będzie w przypadku ubezpieczenia Autocasco. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Takie ograniczenie nie wystąpi przy obowiązkowym ubezpieczeniu OC, jak również dobrowolnym ubezpieczeniu NNW, gdyż podstawą wymiaru tych składek nie jest wartość pojazdu.

Przy użytkowaniu samochodów osobowych, które są rozliczane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (prywatne samochody właściciela firmy, samochody wzięte w najem/dzierżawę, jak również samochody używane na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia) oprócz ograniczenia, o którym mowa, wydatki poniesione na ubezpieczenie tych pojazdów mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. W związku z tym, ustalając kwotę odliczenia dobrowolnego ubezpieczenia AC przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności ustalić limit odliczenia AC przy samochodach osobowych, których wartość przyjęta do celów ubezpieczenia przekracza 20 000 euro, a następnie otrzymany wynik przyrównać do kwoty wynikającej z kilometrówki.

Samochody osobowe stanowiące środek trwały w firmie, a także samochody leasingowane nie mają ograniczenia w postaci ewidencji przebiegu pojazdu, ale stosuje się do nich takie same zasady rozliczeń AC, jak przy samochodach niefirmowych.

Podstawą zapisów po stronie kosztów w przypadku opłacania składek samochodowych, jest polisa ubezpieczeniowa. Podatnicy rozliczający się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (prowadzoną metodą uproszczoną), za dzień poniesienia kosztu uznają dzień wystawienia polisy. Księgowaniu w KPiR w kolumnie „pozostałe wydatki” podlega pełna kwota z polisy, przy uwzględnieniu ograniczenia stosowanego do składki AC i ewidencji przebiegu pojazdu niefirmowego.

W przypadku samochodu wziętego w najem/dzierżawę lub samochodu używanego na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia, podstawą do rozliczania składek ubezpieczeniowych jest zapis w umowie, z którego będzie wynikało, że koszty związane z ubezpieczeniem przedmiotu umowy będzie ponosił najemca lub osoba biorąca pojazd w bezpłatne używanie. Oprócz odpowiedniego zapisu w umowie, podatnik powinien również posiadać potwierdzenie opłaty tych składek.


Autor: Iwona Derbisz – ifirma.pl

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej