ABC księgowości – podatek VAT naliczony

Co oznaczają pojęcia „podatek naliczony” i „podatek należny”

„Podatek naliczony” to suma kwoty podatku, zawarta na fakturach otrzymanych od kontrahentów, z tytułu nabycia towarów i usług w trakcie okresu rozliczeniowego, za który składa się deklarację VAT ( miesiąc lub kwartał ). Czyli są to kwoty zapłacone kontrahentom.
„Podatek należny” to suma kwot podatku od sprzedaży, która miała miejsce w okresie rozliczeniowym.

Odliczenie podatku naliczonego

Podatnikom, o których mowa w art. 15 ustawy VAT czyli osobom prawnym, jednostkom organizacyjnym nie mających osobowości prawnej oraz osobom fizycznym, wykonującym osobiście działalność gospodarczą, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (od sprzedaży) o kwotę podatku naliczonego (z faktur zakupowych).

Gdy podatek należny jest większy od podatku naliczonego, wówczas różnicę między tymi kwotami, podatnik odprowadza do budżetu państwa z tytułu deklaracji VAT (wpłaty dokonuje się przelewem do właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego).
W sytuacji gdy podatek należny jest mniejszy od naliczonego można wystąpić albo o zwrot nadwyżki na konto bankowe w terminie:

  • zwrot w ciągu 60 dni – co jest terminem podstawowym
  • zwrot w ciągu 180 dni: jeżeli w danym okresie rozliczeniowym firma nie wykazała żadnej sprzedaży (brak podatku należnego)
  • przyśpieszony zwrot w ciągu 25 dni, ale tylko wówczas, gdy podatek naliczony wynika z faktur i innych dokumentów w całości opłaconych. Przy występowaniu o zwrot przyśpieszony wraz z deklaracją VAT należy złożyć odpowiedni wniosek.

Terminy są liczone od daty złożenia deklaracji.

Można też zadecydować, że nadwyżka podatku naliczonego zostanie odjęta od podatku należnego w kolejnym okresie rozliczeniowym (miesiąc/kwartał).

Odliczenia podatku VAT naliczonego podatnik dokonuje na podstaw prowadzonej ewidencji zakupów VAT, w której wykazuje wszystkie dokumenty uprawniające do odliczenia podatku: otrzymane faktury zakupu, przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty,) udokumentowane fakturami, faktury korygujące, faktury wewnętrzne, dokumenty celne.

Kiedy podatnik nie może odliczyć podatku VAT naliczonego?

Z faktur, faktur korygujących oraz dokumentów celnych można odliczyć podatek VAT, natomiast istnieją pewne zdarzenia, które powodują, że podatnik nie ma prawa do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy lub zwrotu podatku naliczonego a jest to zazwyczaj skutkiem błędnych dokumentów zakupów. Takie sytuacje to:

1.Sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący – czyli firma, której nie można zidentyfikować/odnaleźć.

2. Transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu lub jest zwolniona od podatku- jeżeli dana transakcja udokumentowana jest fakturą ale dotyczy sprzedaży zwolnionej albo nieopodatkowanej (czyli ze stawką VAT „zwolniony” lub „nie podlega”).

3. Wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż.

4. Wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
– stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane;
– podają kwoty niezgodne z rzeczywistością.

5. Wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – dotyczy to faktur VAT-marża oraz faktur za zakup złomu (w tym przypadku nabywca jest zobowiązany do rozliczenia i odprowadzenia podatku VAT).

Wydatki nie dające prawa do odliczenia podatku VAT

Oddzielną grupą wydatków nie dających prawa do odliczenia podatku naliczonego są wymieniona w art. 88 ust.1 ustawy o podatku VAT towary i usługi:

1.Usługi noclegowe i gastronomiczne – wg art. 88 ust.1 pkt. 4, wyjątkiem jest nabycie gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

2. Zakup paliwa
Nie można odliczyć podatku VAT z faktur dokumentujących zakup paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych oraz innych pojazdów o masie całkowitej nie przekraczającej 3,5 tony.

3. Towary i usługi, których nabycie zostało udokumentowane fakturami otrzymanymi przed dniem utraty zwolnienia lub dniem rezygnacji z tego zwolnienia – jeżeli przedsiębiorca nie jest płatnikiem VAT, nie ma prawa do odliczenia podatku VAT.

4. Darowizna i nieodpłatne świadczenie usług – nieodpłatne świadczenie usług ma zastosowanie takie jak darowizna czyli jest czynnością nieodpłatną lecz opodatkowaną VAT. Uiszczenie podatku spoczywa na darczyńcy, natomiast z uwagi na to, iż jest to darowizna, obdarowany nie ma obowiązku płacić darczyńcy więc nie ma również prawa do odliczenia podatku VAT.

W wymienionych wypadkach wydatki są ujmowane jako koszt w kwocie brutto i nie są wykazywane w Ewidencji zakupów VAT.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • Marcin

    Bardzo fachowo i profesjonalnie przedstawione zagadnienie

  • Ewa

    Mam pytanie odnośnie punktu 3 przy wydatkach nie dających prawa do odliczenia VAT. Wg artykułu na innym portalu: “Podatnik VAT, który sporządził remanent na dzień utraty prawa do zwolnienia podmiotowego, ma prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tego remanentu w rozliczeniu za okres, w którym dokonano tego spisu, bądź też w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Wynika to z art. 86 ust. 10 pkt 4 oraz art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.”
    Czy autor mógłby się do tego ustosunkować? Jest to dla mnie ważne, bo właśnie tracę prawo do zwolnienia, a wszędzie znajduję sprzeczne informacje.

  • Joanna Zalewska

    Za zgodą naczelnika urzędu skarbowego podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z dokumentów celnych oraz o kwotę podatku zapłaconą od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, a także o kwoty podatku naliczonego wynikające z faktur dokumentujących zakupy dokonane przed dniem utraty zwolnienia, pod warunkiem:

    1.sporządzenia spisu z natury zapasów tych towarów posiadanych w dniu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty zwolnienia podmiotowego oraz
    2. przedłożenia w urzędzie skarbowym, w terminie 14 dni, licząc od dnia utraty zwolnienia spisu z natury towarów, będących na stanie firmy w dniu przekroczenie kwoty zwolnienia.

    Odliczenia kwot podatku wykazanych na spisie z natury można dokonać w rozliczeniu za okres utraty prawa do zwolnienia podmiotowego, lub w jednym z dwóch następnych.