Dlaczego dostałem od zagranicznego kontrahenta fakturę z VAT?

Nieaktywny numer VAT-UE w systemie VIES

Jedną z przyczyn otrzymania faktury od kontrahenta UE z naliczonym VAT może być nasz nieaktywny numer VAT-UE (można to zweryfikować w systemie VIES). Jeżeli dokonaliśmy zgłoszenia, a numer pokazuje się jako nieaktywny, warto skontaktować się z urzędem skarbowym w celu wyjaśnienia sytuacji.

Pomyłka kontrahenta

Fakt naliczenia VAT może wynikać także ze zwykłej pomyłki lub niewiedzy kontrahenta. Może on także prowadzić wyłącznie sprzedaż na rzecz osób fizycznych (o czym informuje na swojej stronie WWW). Jeżeli na podstawie naszej wiedzy spełnione zostały wszystkie warunki do zastosowania preferencyjnej stawki, należy skontaktować się z wystawcą faktury i poprosić o fakturę korygującą. Co ważne, mimo iż faktura została źle wystawiona, należy ją zaksięgować.

Faktura zagraniczna z VAT – jak księgować?

W sytuacji, gdy otrzymamy fakturę zagraniczną z nieprawidłowo naliczonym VAT, musimy ją zaksięgować i naliczyć VAT ze stawką obowiązującą w Polsce. Co ważne, za podstawę opodatkowania bierzemy wówczas całą kwotę z faktury – czyli jej wartość brutto, razem z naliczonym podatkiem. Odpowiedniej korekty dokonamy w momencie otrzymania od zagranicznego kontrahenta faktury korygującej.

Nabycie towaru od kontrahenta zarejestrowanego do VAT w Polsce

Może się także okazać, że zagraniczny kontrahent dokonał rejestracji na cele VAT w Polsce. W takiej sytuacji, jeżeli zakupimy od niego towar, który w momencie sprzedaży znajdował się na terenie Polski, otrzymamy fakturę z naliczony 23% VAT. W takim wypadku traktujemy taką transakcję jak krajowy zakup i odliczamy VAT.

Zakup paliwa za granicą

Podatek naliczony pojawi się także na zagranicznej fakturze potwierdzającej zakup paliwa (oraz innych towarów objętych tzw. procedurą VAT Refund, np. materiałów biurowych, jedzenia, napojów, biletów etc.). W takim wypadku przedsiębiorca nie traktuje takiej transakcji ani jako WNT, ani import usług.

Dokument taki należy zatem zaksięgować do kosztów w kwocie brutto.