Rodzaje dokumentów księgowych

Które dokumenty księgowe mogą być podstawą dokonania wpisu księgowego? Niniejszy artykuł ma na celu omówienie wszystkich najważniejszych typów dokumentów księgowych.  Sposób dokonywania zapisów w księdze przychodów i rozchodów został uregulowany przepisami § 12 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Rodzaje dokumentów księgowych

Zasada ogólna, dotyczącą wszystkich wpisów mówi, że zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Ustawodawca w postanowieniach paragrafu 12. wskazał jakiego rodzaju dowody stanowią podstawę zapisów w księdze. Są to:

• faktury VAT
• faktury VAT RR
• faktury VAT KOMIS
• faktury VAT MP
• dokumenty celne
• rachunki
• faktury korygujące
• noty korygujące

Faktury VAT

Podstawą prawną dotyczącą faktur VAT jest Art. 106-108 Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług, rozdział 3-Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.11.2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (publikacja: Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337).

Podatnicy, którzy posiadają obowiązek wystawiania Faktur VAT:

• Zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej
• Podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu
• Podatnicy zarejestrowani jako „podatnicy VAT czynni” lub „zwolnieni”, dokonujący czynności, dla których miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej (UE) lub – w przypadku terytorium państwa trzeciego – podatku o podobnym charakterze (poza UE)

Obowiązek wystawiania faktur ma miejsce również w stosunku do części zapłaty otrzymanej przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (czyli zaliczek).

Podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Za wyjątkiem sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, które w każdym przypadku muszą być potwierdzone fakturami. Jednakże na żądanie tych osób, podatnicy są zobowiązani do wystawienia faktury.

Dane na fakturze VAT:

Faktura VAT powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (wartość brutto).

Nie przewidziano konieczności podpisywania faktur przez dostawcę (usługodawcę) oraz nabywcę, gdyż państwa członkowskie nie wymagają podpisywania faktur. Oczywiście nie wyklucza to takiej możliwości. Uwaga! Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Data wystawienia faktury:

Co do zasady, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Z zastrzeżeniem odmienności w przypadku wcześniejszego otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty). Ustalono, że w przypadku gdy sprzedawca określi w fakturze sprzedaży jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę dokumentującą tę sprzedaż – można wystawić do 7. dnia następnego miesiąca.

2. Faktura VAT-RR

Podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy (rolnikowi). Rolnik nie posiadający statusu rolnika ryczałtowego wystawia faktury VAT na zasadach ogólnych, jak każdy podatnik VAT.

3. Faktura VAT-MP

Mali podatnicy rozliczający podatek VAT metodą kasową (tzn. po otrzymaniu zapłaty) wystawiając faktury: – oznaczają je zamiast „FAKTURA VAT” zwrotem „FAKTURA VAT-MP”; – dodatkowo wpisują termin płatności należności określonej w fakturze. W pozostałym zakresie podatnicy stosują zasady dotyczące wystawiania standardowych faktur VAT.

4. Faktura VAT-marża

Faktury VAT marża wystawiają podatnicy, dla których podstawą opodatkowania jest marża. Do tej grupy należą podatnicy świadczący usługi turystyki oraz dokonujący dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Zgodnie z przepisami ustawy podstawą opodatkowania VAT marżą jest różnica pomiędzy kwotą należności, którą powinien zapłacić nabywca, a ceną nabycia towarów lub usług, pomniejszona o kwotę podatku. Taka procedura rozliczania VAT oznacza, że sprzedawca odprowadza VAT od marży, ale bez możliwości odliczenia VAT z faktur zakupu.

Dane na Fakturze VAT- Marża

Tego rodzaju faktura ma ograniczony zakres danych i nie musi określać:

• ceny jednostkowej netto
• wartości sprzedaży netto
• stawki podatku
• sumy wartości sprzedaży z podziałem na stawki
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku

Podatnicy wystawiający fakturę VAT marżę nie muszą wyszczególniać na niej swojej marży, wystarczy, że wpiszą kwotę należności ogółem cyframi i słownie. Ponieważ faktura nie zawiera kwoty podatku, więc kupujący nie może go odliczyć. Dla kupującego faktura VAT-marża jest podobna do rachunku wystawianego przez nievatowca. Cała kwota należna sprzedawcy będzie zaksięgowana jako koszt prowadzenia działalności.

5. Dokumenty celne

Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które nie spełniają powyższych warunków nie stanowią faktur VAT, o których mowa w punkcie 1. Uniwersalnym statystycznym dokumentem celnym (pełniącym funkcję wniosku o wszczęcie postępowania celnego) jest SAD, wykorzystywany w międzynarodowym obrocie towarowym w odniesieniu do procedur wywozowych, przywozowych oraz procedury tranzytowej. Dokument SAD jest stosowany, jedynie w przypadku przepływu towarów pomiędzy UE oraz państwami trzecimi, niebędących państwami członkowskimi. Tak więc wywóz towarów poza granice celne UE lub przywóz towarów spoza UE, jest potwierdzony przez graniczny urząd celny dokumentem SAD. Polscy podatnicy, którzy będą eksportowali bądź importowali towary przez granice UE znajdującą się w innych państwach członkowskich będą się posługiwali dokumentami celnymi obcych państw, potwierdzanymi przez zagraniczne Urzędy Cywilne. Na podstawie dokumentu SAD księgujemy Podatek VAT, w dacie wystawienia deklaracji. W polu 47 deklaracji SAD Urząd Celny dokonuje obliczeń:

• w pierwszej linijce (A) wylicza cło od wartości towaru przeliczonej na złotówki,
• w drugiej linijce (B) Urząd Celny wylicza podatek VAT.

Podatek VAT jest liczony od ceny zakupu (wartość netto + cło + koszty transportu + koszty opakowania). Kwota podatku VAT, którą księgujemy znajduje się na deklaracji SAD, w polu 47 – linijka B. Cło księguje się również na podstawie deklaracji SAD, w dacie wystawienia dokumentu SAD (pole 47 deklaracji SAD – podpunkt A) Księgowanie kosztów odbywa się na podstawie faktury wystawionej przez zagranicznego kontrahenta, po jej wcześniejszym przeliczeniu na złotówki po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

6. Rachunki

Pozostali podatnicy, tzn. „podatnicy VAT zwolnieni” od podatku, jako niezobowiązani do wystawiania faktur VAT- wystawiają rachunki.

7. Dokumenty korygujące

Dokumentami korygującymi są:

• faktury korygujące wystawiane przez sprzedawcę;
• noty korygujące .

W sytuacji, gdy przedmiotem korekty jest pomyłka w treści faktury, nie ma znaczenia, czy to sprzedawca wystawi fakturę korygującą, czy też nabywca wystawi notę korygującą.

Faktura korygująca:

W skład każdej faktury korygującej muszą wejść m.in.

• numer kolejny oraz data jej wystawienia,
• nazwy obu podmiotów, adresy oraz ich numery NIP,
• data wystawienia i numer faktury korygowanej, czyli tej której dotyczy korekta,
• konieczny jest nagłówek „Faktura korygująca VAT” lub „korekta”.
• treść faktury przed i po skorygowaniu
• przyczyna wystawienia faktury korygującej.

Sprzedawca ma obowiązek posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Takie potwierdzenie daje sprzedającemu podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego za okres, w którym sprzedawca otrzymał takie potwierdzenie (miesiąc lub kwartał). Potwierdzenie takie nie jest wymagane przy korektach faktur dokumentujących:

• eksport towarów,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz dostawę towarów, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
• sprzedaż energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur nie wskazano jednak, jak powinno wyglądać takie potwierdzenie otrzymania faktury przez nabywcę. Najbardziej powszechnym rozwiązaniem jest złożenie podpisu przez nabywcę na korekcie faktury, ale równie dobrze może zostać dokonane przy użyciu faksu lub poczty (wysłanie faktury za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Musi jednak z nich wynikać fakt, że nabywca otrzymał fakturę korygującą.

Nota korygująca

Wystawca noty korygującej, który stwierdzi wady w otrzymanej fakturze czy fakturze korygującej, powinien:

• wystawić notę korygującą;
• przekazać oba egzemplarze sprzedawcy;
• uzyskać zwrot jednego egzemplarza noty korygującej zaakceptowany (podpisany) przez sprzedawcę – przez osobę uprawnioną do wystawienia faktury lub faktury korygującej.

Nota korygująca nie wpływa na wysokość podatku VAT, gdyż w jej przypadku korekta nie dotyczy kwot. Pozwala ona skorygować nieprawidłowości, które wystąpiły na fakturze. Nota umożliwia sprostowanie błędu popełnionego przy wystawianiu faktury przez wystawcę, pod warunkiem , że błąd nie dotyczy:

• jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• wartości sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
• wartości sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,
• kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażonej cyframi i słownie,.

Nota korygująca powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejny i datę jej wystawienia oraz nazwę „NOTA KORYGUJĄCA”,
• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej,
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, b) numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy, c) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer korygowanej faktury, wskazanie treści korygowanej oraz treści prawidłowej,

Notę wysyła się (dostarcza) wystawcy faktury wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej zgadza się z treścią noty, to potwierdza jej treść podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Następnie przekazuje z powrotem do wystawcy noty korygującej.

Inne dowody

Należą do nich między innymi :

• dzienne zestawienia dowodów sprzedaży (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
• dowody przesunięć;
• dowody opłat pocztowych i bankowych;
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Dane na innych dowodach:

Na dowodach powinny znajdować się, co najmniej :

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy. Jeśli daty te są takie same, nie trzeba podawać daty dokonania operacji gospodarczej
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
• oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowody księgowe wystawia się na udokumentowanie  zdarzeń gospodarczych:

• wpłat na FGSP i FP,
• umorzeń zlikwidowanych (sprzedanych) środków trwałych,
• naliczonego podatku VAT w części, w której nie może on pomniejszyć podatku należnego.

Oprócz tego dowody księgowe stosujemy np. do księgowania wynagrodzeń pracowników oraz innych, nieudokumentowanych zdarzeń.

Umowa kupna-sprzedaży

Ustawodawca poza zdefiniowaniem niektórych dowodów (takich jak np. faktury VAT) nie zamknął listy dokumentów, które mogą być potraktowane jako dowód księgowy. Przepis ten odnosi się do dowodów określonych w § 13 i 14 rozporządzenia. Te jednak także nie zawierają zamkniętego katalogu dokumentów, które mogą zostać uznane za dowody księgowe. Można więc uznać, że dowodem takim będzie m.in. umowa kupna-sprzedaży, i na tej podstawie wydatek ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Oczywiście warunkiem niezbędnym do potraktowania takiej umowy jako dowodu księgowego jest to, aby zawierała ona elementy określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (punkt II artykułu – dane na dowodach).. Umowy kupna-sprzedaży zawierane są przy dokonywaniu zakupów od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Od zawieranych czynności cywilnoprawnych, w tym umowy kupna-sprzedaży, trzeba odprowadzić podatek od czynności cywilnoprawnych czyli PCC jeżeli wartość transakcji przekracza 1000 zł. W ustawie o podatku od czynności cywilnoprawnych przewidziano jednak sytuacje, w których czynność jest wyłączona z opodatkowania podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Stosownie do art. 2 pkt 4 ww. ustawy, nie podlegają podatkowi czynności cywilnoprawne, jeżeli przynajmniej jedna ze stron z tytułu dokonania tej czynności jest: a. opodatkowana podatkiem od towarów i usług, b. zwolniona z podatku od towarów i usług, z wyjątkiem:

• umów sprzedaży i zamiany, których przedmiotem jest nieruchomość lub jej część, albo prawo użytkowania wieczystego spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub prawo do miejsca postojowego w garażu wielostanowiskowym lub udział w tych prawach,
• umowy spółki i jej zmiany,
• umowy sprzedaży udziałów i akcji w spółkach handlowych.

Nie podlegają więc podatkowi od czynności cywilnoprawnych, te czynności, których dokonanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego w podatku VAT. Nie decyduje o tym okoliczność, że strony tej umowy są podatnikami podatku od towarów i usług, lecz wyłącznie fakt, że przynajmniej jedna z nich – z tytułu dokonania tej konkretnej czynności – jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług lub jest z niego zwolniona. W praktyce oznacza to, że przy zawieraniu umowy sprzedaży status podatnika podatku od towarów i usług musi posiadać sprzedający. Nie jest istotny w tym przypadku status prawnopodatkowy kupującego, gdyż z tytułu zakupu towaru lub usługi nie powstaje u niego obowiązek w podatku VAT. W przypadku kupna np. samochodu od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej i nie będącej podatnikiem podatku VAT, nabywca staje się podatnikiem podatku PCC i powinien bez wezwania organu podatkowego, złożyć deklarację w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych, według ustalonego wzoru oraz obliczyć i wpłacić podatek w wysokości 2% w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego. Jednakże w przypadku kupna samochodu od sprzedawcy, będącego podatnikiem podatku VAT, tj. gdy sprzedawca będzie z tytułu dokonania tej konkretnej czynności opodatkowany tym podatkiem lub z tego podatku zwolniony, wówczas czynność ta (na podstawie art. 2 pkt 4 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych), nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem PCC, a kupujący nie będzie zobowiązany do złożenia deklaracji i zapłaty ww. podatku.

Dowody wewnętrzne

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Mogą one dotyczyć:

• zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
• zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);
• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. W tym przypadku dowody wewnętrzne powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
• opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych;
• wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Paragony

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Muszą na nich się znajdować takie dane jak w przypadku paragonów za zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych (przykład omówiony powyżej).