Rachunek dokumentujący sprzedaż. Możliwości korygowania rachunków.

Kto posiada obowiązek wystawienia rachunku dokumentującego sprzedaż? Jakie są możliwości korygowania takich rachunków? Dowiedz się więcej.

Rachunek dokumentujący sprzedaż – obowiązek wystawienia

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Obowiązek ten wobec osób fizycznych wygasa po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Po tym czasie prawo jednak nie zabrania sprzedawcy wystawienia rachunku. Obowiązek wystawienia rachunku, nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym. Chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.

Jeżeli kupujący zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, przedsiębiorca wystawia rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków. W kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w praktyce prze okres 6 lat).

Korekta sprzedaży

Przepisy ordynacji podatkowej nie regulują kwestii korygowania treści rachunku i nie przewidują pojęcia “rachunku korygującego”. Z tego względu przedsiębiorcy niejednokrotnie mają liczne wątpliwości w jaki sposób dokonać korekty. Przedstawiamy najczęstsze sytuacje Wystawiony rachunek a brak sprzedaży.

Jeżeli do wykonania usługi lub ostatecznego wydania towaru nie doszło, wystawiony rachunek dokumentujący sprzedaż, która nie miała miejsca, należy anulować. Oryginał i kopię rachunku należy odpowiednio opisać, np. “anulowano – do transakcji nie doszło z powodu….”. Dokumenty przechowujemy wraz z innymi dokumentami przychodowymi. Jeżeli wcześniej nabywca wpłacił zaliczkę, załączamy informacje o terminie zwrotu zaliczki (np. w postaci wyciągu bankowego potwierdzającego zwrot nienależnej kwoty).

Niekiedy jednak nabywca odmawia wydania kopii rachunku. Taka sytuacja ma najczęściej miejsce, kiedy nabywca ujął już rachunek w swoich księgach (nieprzechowywanie rachunków ujętych w księgach, także dokumentujących wydatki jest bowiem zagrożone karą grzywny). Należy wystawić nabywcy odpowiednie pismo –  notę anulującą). Z wyraźną informacją o anulowaniu transakcji, danymi rachunku jaki został do niej wystawiony oraz okolicznościach anulowania.

Anulowania rachunku należy dokonać także w sytuacji, kiedy rachunek wystawiono dla innego podmiotu niż nabywca. Następnie na nowo wystawić rachunek – z prawidłowymi danymi nabywcy.

Wystawiony rachunek a zmiana ceny

Zmiana ceny uwzględnionej na oryginalnym rachunku, bez względu na powód zmiany, powoduje konieczność wystawienia noty uznaniowej lub obciążeniowej. Wystawca rachunku (sprzedawca lub nabywca upoważniony do wystawiania rachunków w imieniu sprzedawcy odpowiednią umową) obciąża nabywcę lub uznaje na korzyść nabywcy odpowiednią kwotę związaną z powodem korekty (np. zmniejszenie ilości towaru powoduje zmianę ceny i wystawienie noty uznaniowej na korzyść nabywcy).

Inne błędy w treści rachunku

Inne błędy w treści rachunku mogą być korygowane na dwa sposoby. Rachunek można skorygować poprzez wystawienie noty korygującej, która identyfikuje rachunek, jego treść podlegającą korekcie oraz treść po korekcie – prawidłową.

Korekty można dokonać także poprzez skreślenie niewłaściwego zapisu i wpisanie poprawnego. Trwale tzn. w sposób pozwalający odczytać tekst przed i po poprawce. Korekta musi być potwierdzona datą i podpisem osoby jej dokonującej. Jednakże ze względu na trudności związane z tą metodą korygowania rachunku (np. najpierw zwrot, potem odesłanie skorygowanego dokumentu może być problematyczne, jak również udowodnienie kto dokonał korekty), najczęściej przedsiębiorcy stosują noty korygujące.

Joanna Pindelska

Zostaw
komentarz

Nasi eksperci również chętnie
uczestniczą w dyskusji i odpowiadają
na Wasze komentarze.

ifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2xDzielimy się wiedzą nie tylko na bloguifirma.pl program do księgowania - tablet biuro@2x

30 porad księgowych

POBIERZ E-BOOK