Refaktura

Firmy, które w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczą usługę najmu nieruchomości, często spotykają się z problemem przerzucenia kosztów mediów na wynajmującego czyli z refakturowaniem kosztów.
Termin „refakturowanie” jest potocznym określeniem czynności wystawiania faktur, które mają na celu przeniesienie ciężaru wydatku z odbiorcy (właściciela nieruchomości) wymienionego na fakturze wystawionej przez dostawcę mediów na podmiot rzeczywiście korzystający z usługi – czyli najemcę. Do czasu nowelizacja ustawy o podatku VAT z listopada 2008 przepisy w żaden sposób nie określały zasad refakturowania i procedura miała charakter zwyczajowy.
Podstawą refakturowania są zapisy w umowie najmu ustalające, że najemca pokrywa koszty mediów niezależnie od kwot z tytułu czynszu. Należy o tym punkcie umowy pamiętać, ponieważ jego pominięcie może skutkować koniecznością traktowania opłat za media jako części czynszu i objęcia ich taką samą stawką VAT jaką obciążony jest najem (22%) podczas, gdy część usług medialnych jest objęta stawką preferencyjną.
Właściciel nieruchomości otrzymuje fakturę za media i księguje ją na zasadach ogólnych z prawem do odliczenia wykazanego na niej podatku VAT. Następnie z kupującego zamienia się w sprzedawcę tej samej usługi. Refaktura jest więc normalną fakturą, tyle że wystawianą przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą tej usługi.

Refaktury muszą spełniać następujące warunki:
1.przedmiotem refakturowania są wyłącznie usługi
2.odsprzedaży usługi (refakturowania) należy dokonywać po cenie zakupu, bez doliczania jakiejkolwiek marży lub innego wynagrodzenia
3.dokonując odsprzedaży usługi na jej finalnego odbiorcę, wystawia się na niego fakturę VAT (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która została zastosowana w fakturze pierwotnej wystawionej na podatnika przez usługodawcę
4.z refakturowanych usług nie korzysta podatnik albo korzysta z nich jedynie w części, mimo, że to na niego wystawiona jest faktura
5.z zawartej z kontrahentem umowy musi wynikać możliwość refakturowania przez podatnika usług w określonym zakresie
6.dołącza się do refaktury kopię faktury pierwotnej.

U podatnika pośredniczącego w refakturowaniu wystąpi kwota podatku naliczonego z tytułu zakupu usług od faktycznego usługodawcy oraz kwota podatku należnego z tytułu odsprzedaży usług faktycznemu usługobiorcy.
Otrzymanie refaktury przez odbiorcę daje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na ogólnych zasadach określonych dla poszczególnych rodzajów usług.

Ograniczenie w prawie do refakturowania – usługa pocztowa Poczty Polskiej

Oprócz opłat za media przy wynajmie inną sytuacją, w której następuje przeniesienie kosztów na ostatecznego odbiorcę są koszty wysyłki przy sprzedaży wysyłkowej. Usługodawcą jest albo firma kurierska, albo Poczta Polaka. Usługę opłaca wysyłający, ale przerzuca ten koszt na kupującego towar i koszty wysyłki są często oddzielną pozycja faktury sprzedaży towaru.
Gdy dostawcą usługi wysyłkowej jest firma kurierska nie ma problemu z przerzuceniem kosztu, ponieważ firmy kurierskie doliczają do swoich usług 22% podatku VAT i mamy do czynienia z prostym refakturowaniem.
Inaczej jest w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej. Poczta korzysta z przywileju nadanego jej w ustawie o podatku VAT i swoje usługi sprzedaje bez naliczania podatku (korzysta z prawa do stawki VAT „Zwolniony”)

Wskazane zwolnienie przewidziane dla usług pocztowych jest zwolnieniem przedmiotowo-podmiotowym, czyli ma prawo z niego korzystać tylko Poczta. Podmiot pośredniczący nie może przy refakturowaniu korzystać ze stawki Zwolniony i musi naliczyć podatek VAT w stawce 22% co jest odstępstwem od zasady wymienionej w pkt. 3 przy opisie cech refaktury.

Monika Kobylak

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • sebastian t

    2.odsprzedaży usługi (refakturowania) należy dokonywać po cenie zakupu, bez doliczania jakiejkolwiek marży lub innego wynagrodzenia

    bardzo ciekawe szkoda że poglądy autora tej publikacji nie uwzględniają brzmienia dyrektywy 112, która nie zabrania dodawania marży przy refakturowaniu…. Publikacja jest jednym wielkim żartem a raczej przywołaniem zasad obowiązujących przed 2007 r. No ale czego się można spodziewać po księgowych …

  • Joanna Zalewska

    Jeżeli zapisy polskiej ustawy pozostaną w niezgodności z prawodawstwem unijnym to można je zaskarżyć i po wygranej, oczekiwać zmiany prawa krajowego. Ale do czasu zmian w polskim prawie moc mają przepisy w obecnym brzmieniu.
    Rolą pogardzanych przez Pana księgowych jest dostarczanie informacji, które pozwalają uniknąć konfliktu z fiskusem. Dlatego proszę przedstawić interpretację polskiego US pozwalającą na doliczenie marży w ramach refakturowania, a wówczas taką informację z przyjemnością upublicznimy. Dostępne nam interpretacje jednogłośnie nie dopuszczają doliczania marży na refakturowaną usługę.