Terminy przechowywania dokumentacji w firmie

Im dłużej prowadzimy działalność gospodarczą, tym większe robi się firmowe archiwum. Warto wiedzieć, jak długo trzeba przechowywać dokumentację księgową, kadrową i płacową.

Dokumenty dla urzędu skarbowego

Termin: 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego (w związku z czym termin przedłuża się w praktyce do 6 lat)

Uwaga! Powyższy termin może zostać zawieszony (np. w toku podstępowania administracyjnego) albo przerwany (np. w wyniku upadłości). W takiej sytuacji 5 lat liczymy odpowiednio od daty wznowienia lub przerwania.

Dokumenty:


Przykład. Prowadząc firmę bez przerwy od 2008 r., w 2017 r. możemy zniszczyć dokumentację do 2010 r. włącznie:

  • Termin złożenia zeznania i uregulowania podatku za 2010 r. – 30 kwietnia 2011 r.
  • Termin 5 lat od końca 2011 r. – koniec 2016 r.

ZUS – dokumentacja przedsiębiorcy

Termin: 5 lat, licząc od daty złożenia dokumentu w ZUS

Uwaga! Skrócony do 5 lat termin został wprowadzony 1 stycznia 2012 r. Dokumentacja przekazana do ZUS przed tym terminem powinna być przechowywana przez przynajmniej 10 lat.

Dokumenty:

  • Zgłoszeniowe – np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA
  • Rozliczeniowe – np. ZUS DRA

Przykład. Właściciel prowadzi działalność od 2008 r. Zatem na koniec 2017 r. dokumenty:

Zgłoszeniowe, złożone 5 maja 2008 r. Powinien nadal przechowywać – termin upłynie 5 maja 2018 r.
ZUS DRA – złożone 10 listopada 2012 r. (gdy nie zatrudniał pracowników, ale zmienił podstawę opłacania składek) Może zniszczyć – termin upłynął 10 listopada 2017 r.
ZSU DRA – złożone 15 grudnia 2012 r. (gdy zatrudnił pracownika) Może zniszczyć – termin upłynął 12 grudnia 2017 r.
ZUS DRA – składane do 15 każdego miesiąca w latach 2013 – 2017 Powinien nadal przechowywać

ZUS – dokumentacja pracownicza

Termin: 50 lat, licząc od dnia, w którym pracownik zakończył pracę w firmie

Dokumenty:

  • Listy płac
  • Karty wynagrodzeń
  • Inne dokumenty, będące podstawą wyliczania renty lub emerytury

Przykład. We wrześniu 2017 r. przedsiębiorca odnalazł karty wynagrodzeń:

  • Pracownika X, który odszedł z firmy z końcem kwietnia 1967 r. – dokumentacja może zostać zniszczona, 50 lat upłynęło 30 kwietnia 2017 r.
  • Pracownika Y, który odszedł z firmy 31 grudnia 1967 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 grudnia 2017 r.
  • Pracownika Z, który zakończył pracę 31 maja 2001 r. – dokumentacja powinna być przechowywana przynajmniej do 31 maja 2051 r.

Wiesz, jak długo przechowywać dokumenty. Ale czy wiesz, że niektóre możesz przechowywać elektronicznie? Sprawdź – i zaoszczędź!


Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Jednolity Plik Kontrolny bez dodatkowych opłat.
  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej