WDT – dokumentacja transakcji

WDT korzysta z preferencyjnej stawki VAT, w wysokości 0%. Jednak aby można z niej skorzystać, trzeba spełnić przewidziane w ustawie o VAT warunki.

  1. dostawca i nabywca (z nielicznymi wyjątkami) podają dla tej transakcji swoje numery VAT UE, z czym wiąże się to, iż muszą być oni podatnikami zarejestrowanymi na potrzeby rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych
  2. podatnik dokonujący WDT w określonym terminie będzie posiadał w swojej dokumentacji dowody, iż towar będący przedmiotem WDT został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terenie innego państwa członkowskiego

Identyfikacja nabywcy jako podatnika VAT-UE

Do zastosowania 0% stawki VAT w WDT niezbędne jest, aby dostawy towaru dokonać na rzecz nabywcy, który posiada właściwy i ważny numer NIP UE, nadany mu przez inne niż Polska państwo członkowskie UE. Numer ten musi zawierać dwuliterowy kod, stosowany dla podatku od wartości dodanej (np. w przypadku niemieckiego nabywcy  kod DE czy włoskiego – kod IT ).
Pamiętać należy, że do poprawnego zastosowania 0% stawki VAT w WDT konieczne jest, aby kontrahent (nabywca towarów) był podatnikiem zarejestrowanym do celów podatku od wartości dodanej w innym państwie członkowskim.
Jeśli nie jesteśmy pewni, czy kontrahent jest podmiotem zarejestrowanym jako podatnik VAT UE, można to sprawdzić, składając wniosek o potwierdzenie zidentyfikowania kontrahenta na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych, w danym państwie członkowskim.
Z zapytaniem, czy nasz kontrahent jest zarejestrowany w swoim kraju jako podatnik VAT-UE i czy posługuje się ważnym i prawidłowym numerem VAT możemy zwrócić się do:

  • biura informacji o podatku VAT lub
  • naczelnika urzędu skarbowego

Wniosek można złożyć na piśmie, faksem lub telefonicznie albo pocztą elektroniczną.

Minimalne dane, jakie zawierać powinien wniosek to:

  • nazwa lub imię i nazwisko oraz adres podmiotu
  • numer rejestracyjny podmiotu, przyznany przez państwo członkowskie dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych, wraz z kodem tego państwa członkowskiego
  • nazwa lub imię i nazwisko oraz adres zainteresowanego
  • numer identyfikacji podatkowej zainteresowanego; w przypadku gdy zainteresowany jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE, numer identyfikacji podatkowej poprzedza się kodem PL
  • określenie dnia, miesiąca oraz roku, na który ma nastąpić potwierdzenie zidentyfikowania określonego podmiotu, w przypadku gdy potwierdzenie zidentyfikowania dotyczy okresu wcześniejszego niż dzień złożenia wniosku

Wnioski dotyczące potwierdzania numerów identyfikacyjnych VAT zagranicznych kontrahentów składać można  drogą pocztową na adres:

Ministerstwo Finansów
Ośrodek Zamiejscowy Biura Wymiany Informacji o VAT w Koninie
ul. Poznańska 46
62-510 Konin

· telefonicznie: (063) 242 33 55
· faxem: (063) 243 82 04
· mailem: numery.vat@mofnet.gov.pl

Weryfikacji numerów identyfikacyjnych VAT unijnych kontrahentów dokonać można za pomocą prostego formularza, zamieszczonego na stronie internetowej ec.europa.eu

Dokumenty wywozu

Niezwykle istotnym wymogiem, który trzeba spełnić, jest posiadanie dowodów potwierdzających, że towar został faktycznie wywieziony z terytorium Polski i dostarczony do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego. Charakter dokumentów potwierdzających wywóz, jest uzależniony od tego, czy dostawy dokonuje się samemu, czy też będzie się ją realizować za pośrednictwem spedytora bądź czy dokona jej nabywca towaru (lub podmiot trzeci na jego rzecz). Pamiętać należy, iż do rozliczenia VAT z preferencyjną stawką VAT konieczne jest także, aby otrzymać te dokumenty w wymaganym terminie.

Dowody wywozu przez spedytora lub nabywcę

  1. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
  2. kopia faktury,
  3. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku

Pamiętać także należy, że dokumentem przewozowym jest list przewozowy, w którym zawarte są następujące informacje:
nazwa i adres nadawcy, jego podpis oraz określenie placówki przewoźnika zawierającej umowę, miejsce przeznaczenia przesyłki oraz nazwę i adres odbiorcy,
określenie towaru, jego masy, liczby sztuk przesyłki, sposobu opakowania i oznaczenia,
inne informacje wymagane lub dopuszczone zgodnie z przepisami w zależności od rodzaju zawartej umowy lub sposobu rozliczenia należności.

Własny środek transportu

Jeżeli natomiast wywozu towarów w ramach WDT dokonuje bezpośrednio podatnik dokonujący WDT bądź nabywca tych towarów, przy użyciu własnego środka transportu,, podatnik powinien posiadać także dokument zawierający co najmniej:

  1. kopia faktury,
  2. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
  3. dokument zawierający co najmniej:
  • imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
  • adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy;
  • określenie towarów i ich ilości;
  • potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego;
  • rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu – w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Gdy WDT dotyczy nowych środków transportu

Zakres dokumentów jest inny, gdy przedmiotem WDT są nowe środki transportu.

1. kopia faktury,
2. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
3. dokument wywozu (druk VAT-22)zawierający w szczególności:

  • dane dotyczące podatnika i nabywcy,
  • dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować przedmiot dostawy jako nowy środek transportu,
  • datę dostawy,

4.podpisy podatnika i nabywcy,
5.oświadczenie nabywcy o wywozie nowego środka transportu poza terytorium kraju w terminie 14 dni od dnia dostawy,
6.pouczenie nabywcy o skutkach niewywiązania się z obowiązku, o którym mowa w pkt 5

Dodatkowe dowody

Jeżeli jednak powyższe dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami potwierdzającymi wewnątrzwspólnotową dostawę towarów mogą być również inne dokumenty, w szczególności:

  1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
  2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
  3. dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
  4. dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Powyższy katalog nie jest zamknięty. Dowodami takimi mogą być zatem również wszelkie inne dokumenty stwierdzające WDT

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • ps

    Dokładny link do sprawdzenia numeru VAT http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

  • Mariola Woycikiewicz

    Faktura WDT wystawiona 12/2010 i w rej.vat 12/2010 rozliczona w 1/2011 – towar wyjechał 1/2011-dokumenty wywozu potwirdzone w 1/2011- deklaracja VAT- UE w 1/2011
    Czy prawidłowo? Rozliczamy się miesiecznie.