Od marca 2013 nowe wysokości diet i ryczałtów w delegacji

Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. dotyczące należności z tytułu podróży służbowej obowiązywać będzie od początku marca 2013.

Na podstawie nowego rozporządzenie wysokość diety od marca wzrośnie z 23 zł (obowiązujących do końca lutego 2013) do 30 zł.

Jeśli pracownik w podróży służbowej nie będzie miał zapewnionego całodziennego wyżywienia (czyli trzech posiłków: śniadania, obiadu i kolacji) to takiemu pracownikowi przysługuje cała kwota diety czyli 30zł.

W przypadku gdy pracodawca zapewni pracownikowi wyżywienie, to dietę się pomniejsza o każdy taki nieodpłatny dla pracownika posiłek o następującą wartość:

1. w przypadku delegacji krajowej:

– śniadanie – 25% diety,

– obiad – 50% diety,

– kolacja – 25% diety

2. w przypadku delegacji zagranicznej:

– śniadanie – 15% diety,

– obiad 30% diety,

– kolacja – 30% diety

Pomniejszenie diety w związku z zapewnieniem pracownikowi wyżywienia stosujemy zarówno do diet krajowych jaki i zagranicznych.

W przypadku podróży zagranicznych odbywanej do kilku państw pracodawca ma prawo ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Pracownik przebywający w podróży służbowej będzie miał prawo do zwrotu „innych niezbędnych wydatków’’ poniesionych w delegacji krajowej lub zagranicznej, które określił bądź uzna pracodawca.

Przez „inne niezbędne wydatki’’ należy rozumieć opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży.

Na podstawie nowego rozporządzenie do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza następujące dokumenty: rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. W sytuacji gdy przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Do tej pory nie było limitu noclegowego, a od marca 2013 limit ten będzie wynosić dwudziestokrotność kwoty diety (600 zł).

W przypadkach uzasadnionych pracodawca będzie mógł wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w kwocie przekraczającej limit.

Ryczałt noclegowy to 150% diety i od marca będzie on wynosić 45 zł.

Ryczałt na jazdy lokalne wynosi 20% diety i będzie to kwota 6 zł.

W przypadku choroby w trakcie delegacji zagranicznej następuje zwrot kosztów związanych z leczeniem pracownika ze środków pracodawcy z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach z opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Zaliczka na delegację zagraniczną może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Do tej pory nie było regulacji dotyczącej jaki należy przyjąć kurs do rozliczenia takiej zaliczki.

Rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej jest dokonywane w walucie w jakiej została wypłacona zaliczka, w walucie wymienionej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłaty.

Na podstawie art.775 § 3-4 Kodeksu pracy pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami – w tym także diet – w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę.

Pracodawcy tacy nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

Jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę w danej firmie prywatnej nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej (art. 775 § 5 k.p..

Zwrot kosztów przejazdu pracownika podczas podróży służbowej własnym pojazdem będzie następował z uwzględnieniem stawek za 1 km przebiegu ustalonych przez pracodawcę na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy .

Nadal utrzymano 14 dniowy termin rozliczenia kosztów podróży służbowej przez pracownika, co nie oznacza, że nie można tych kosztów rozliczyć wcześniej.

Na podstawie przepisu § 10 „pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (jednokrotnego lub wielokrotnego w zależności od okresu pobytu w podróży) środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem’’.

Obliczeń z tytułu diet dokonujemy w następujący sposób:

1. Rozliczenie diet za czas podróży krajowej:
a) jeśli podróż trwa nie dłużej niż jedną dobę i wynosi:
– mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
– od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
b) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
– do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

2. Rozliczenie diet z tytułu podróży zagranicznej:
a) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
b) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
– ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Aneta Sobkowicz

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • Jak rozliczyć delegację zagraniczną odbywającą się na przełonie lutego i czerwca br. (tj. delegację, która rozpoczęła się w lutym, a kończy się w marcu)? W mojej firmie przyjęto zasadę, że rozlcizenie diet powinno odbyć się wg starych zasad, jednak w samym rozporządzeniu MPiPS, ani w internecie, nic nie znalazłam na ten temat. Z góry dziękuję za Wasze opinie.

  • adam

    Mam ten sam problem. Co głowa to inna interpretacja, z uwagi na brak przepisów przejściowych trzeba coś wybrać. Do wyboru są następujące warianty:
    1. Nowe rozporządzenie wskazuje, że należność z tytułu podróży służbowej rozlicza się po wykonaniu zadania. W związku z tym, jeśli zakończenie podróży przypada na okres po 1 marca 2013, stosujemy nowe rozporządzenie – uważa Magdalena Zwolińska, adwokat z kancelarii DLA Piper Wiater sp.k.
    Za każdy dzień delegacji pracownikowi należy się więc nowa, wyższa dieta.
    2. Jeśli podróż rozpoczęła się w II 2013 -stare rozporządzenie, to wg starego powinniśmy ją rozliczyć
    3. proporcjonalnie
    dla mnie trzecia ocja jest najbliższa

  • Aneta Sobkowicz

    odp. na pytanie Diany

    W tym przypadku należy zastosować dwie stawki do rozliczenia tych diet. Za luty należy wypłacić na podstawie stawki takiej jaka obowiązywała w lutym, a w miesiącu marcu na podstawie nowej stawki obowiązującej od marca 2013.
    Powyższa odpowiedź była konsultowana z Departamentem Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej.

  • Aneta Sobkowicz

    odp. na pytanie Pana Adama

    Jeśli rozliczenie diet dotyczy dwóch miesięcy, gdzie były różne stawki, to należy zastosować w rozliczeniu dwie różne stawki.Za luty stosujemy stawkę taką jak obowiązywała w lutym według starych przepisów a za marzec już stosujemy nowe stawki. Taki sposób rozliczenia potwierdził Departament Prawa Pracy.

  • Ewa

    Proszę o pomoc w rozliczeniu konkretnego przypadku: pracownik wyjechał w delegację w dniu 26.02.2013 o godz. 13 a powrócił w dniu 04.03.2013 o godz. 23. Ile należy naliczyć diet wg starego a ile wg nowego rozporządzenia.

  • Aneta Sobkowicz

    odp. na pytanie Pani Ewy

    Zakładając, że pracownika godziny pracy przypadają w godzinach od 6:00 do 14:00, to diety należy wypłacić w następujący sposób:
    Za 26,27 i 28 lutego należą się temu pracownikowi 3 pełne diety po 23zł. Za dni wolne czyli sobotę i niedzielę 1 i 2 marca należą się 2 pełne diety po 30zł, jest to zgodne z Wyrok NSA z 22 marca 2000 r. SYGN. AKT I SA/Lu 1747/98.
    Za 3 i 4 marca również wypłacamy 2 pełne diety po 30zł.W sumie pracownikowi wypłacamy 3 pełne diety po 23zł, i 4 pełne diety po 30zł.
    Odpowiedź była konsultowana z Inspekcją Pracy.

  • Tomasz

    Czy jeśli pracodawca zalożył w regulaminie pracy przelicznik 52 gr za km niezaleznie od pojemnosci auta to jest zgodne z przepisami ?

  • Aneta Sobkowicz

    odp. na pytanie Pana Tomasza

    Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ma Pan prawo zastosować w swoim regulaminie wynagrodzeń lub w dodatkowym piśmie jeśli zatrudnia Pan mniej niż 20 osób stawkę 0,52 gr za 1 km przebiegu pojazdu, niezależnie od pojemności silnika. Taka stawka jest dozwolona, ponieważ mieści się w przedziale jaki jest minimalny dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3, która wynosi 0,5214zł.
    W rozporządzeniu mamy następujące stawki dla samochodów osobowych:

    a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214zł,
    b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358zł.

    Oznacza to, że stawka 0,52 zł mieści się w przedziale dla samochodów o pojemności do 900 cm3 i dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm3, czyli może Pan zastosować taką stawkę.
    Powyższa odpowiedź była konsultowana z Departamentem Prawa Ministerstwa Transportu w Warszawie.

  • Tomasz

    Pani Aneto a co jesli firma zatrudnia wiecej niz 20 osob ale jest w regulaminie pracy ze stawka wynosi 52 gr? Czy to tez jest zgodne ?

  • Aneta Sobkowicz

    Tak, jest to zgodne z przepisami, i w taki sposób pracodawca może określić stawkę za 1km przebiegu pojazdu.

  • Iwona

    Pani Aneto,
    W mojej instytucji (uczelnia publiczna) za podroz prywatnym samochodem dostaj sie 50% stawki ustawowej. Czy jest to zgodne z prawem?

  • Aneta Sobkowicz

    odp. na pytanie Pani Iwony

    O wysokości stawki zwrotu za używanie własnego pojazdu do celów służbowych decyduje kwota jaka jest wpisana w umowie zawartej pomiędzy stronami. Kwota ta może być niższa od maksymalnej zapisanej w rozporządzeniu, ale nie może być wyższa od podanej stawki. Proszę porozmawiać z pracodawcą o tej kwocie by podnieść stawkę ze względu na wysoki koszt paliwa.
    Powyższa odpowiedź była konsultowana z Inspekcją Pracy.