Mobile GPS navigation concept. Smartphone on map of the city, 3d

Podróż służbowa czy oddelegowanie do pracy

Pracodawca może wysłać pracownika do wykonania pracy w innym miejscu niż jest to zapisane w umowie o pracę. W takim przypadku może to się odbyć na podstawie polecenia wyjazdu służbowego – podróży lub na podstawie oddelegowania do pracy. Oba sposoby wysłania pracownika do pracy w inne miejsce różnią się od siebie pewnymi cechami i przywilejami z tego tytułu.

Poniżej opiszę jakie są istotne różnice pomiędzy podróżą służbową a oddelegowaniem do pracy. Istotne jest ustalenie z czym mamy do czynienie, przepisy nie określają tego wprost. Ma to znaczenie w sposobie rozliczenia wynagrodzenia dla takiego pracownika.

Podróż służbowa

Przez podróż służbową w oparciu o kodeks pracy art. 775 § 1 należy rozumieć wykonanie polecenia pracodawcy poza siedzibą firmy lub stałym miejscem wykonywania pracy. Z tego tytułu takiemu pracownikowi przysługuje prawo do zwrotu:

  • kosztów podróży,
  • kosztów noclegu,
  • wypłata diet (art. 775 kodeksu pracy).

Podróż służbową dokumentuje się przez wystawienie dla pracownika polecenia wyjazdu służbowego. Z takiego polecenia musi wynikać z skąd i dokąd oraz w jakim celu jest to zlecone. W takim poleceniu wyjazdu służbowego powinny się znaleźć takie informacje jak:

  • imię, nazwisko oraz stanowisko pracownika,
  • cel podróży,
  • miejsce docelowe podróży,
  • określony czas podróży,
  • środki lokomocji.

Podróż służbowa, to podróż poza miejsce pracy, nie ma określonego limitu ile taka podróż ma trwać. Pracownik otrzymuje polecenie wyjazdu służbowego a jego umowa o pracę nie ulega zmianie. Jeśli pracownik spełnia kryteria do wypłaty diet, to otrzymuje taką wypłatę. Dieta powinna zostać rozliczona i wypłacona w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Może być wypłacona razem z wynagrodzeniem lub osobno. Ponadto pracownik otrzymuje zwrot kosztów podróży i noclegów.

Przykład 1.

Pracownik Jan Nowak pracuje w firmie we Wrocławiu. W dniu 1 września 2016 otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego do Gdańska w celu wykonania poleceń służbowych. Pracownik w podróż pojechał samochodem firmowym, noclegi miał zapewnione. Podróż służbowa rozpoczęła się w dniu 1 września o godzinie 06:00 i zakończyła 3 września 2016 o godzinie 20:00.

Zgodnie z przepisami dieta za jedną dobę wynosi 30 zł. Jan Nowak w delegacji przebywał trzy dni ( 2 doby i 12 godzin) i otrzymał z tego tytułu dietę w wysokości 90 zł.

Z uwagi na to, że pracownik pojechał samochodem firmowym nie przysługuje mu zwrot kosztów podróży. Ryczałt z tytułu noclegów również nie zostanie wypłacony, gdyż noclegi zostały pracownikowi zapewnione przez pracodawcę. Opisana powyżej sytuacja jest przykładem delegacji pracownika. Więcej informacji na temat sposobu obliczenia diety jest opisane w artykule: “Od marca 2013 nowe wysokości diet i ryczałtów w delegacji”.

Oddelegowanie

Jeśli pracownik na jakiś czas zmienia miejsce wykonywania pracy, to jest to oddelegowanie pracownika do innego miejsca, gdzie praca będzie wykonywana. Jeśli oddelegowanie będzie na okres dłuższy niż 3 miesiące, to w takim przypadku pracownikowi trzeba dać wypowiedzenie warunków pracy. Reguluje to art. 42 Kodeksu pracy.

Przy oddelegowaniu jest to tylko czasowa zmiana miejsca wykonywania pracy, powinna być podpisana umowa o oddelegowaniu i nie ma limitu czasowego. Nie przysługują dodatkowe należności takie jak np. dieta, zwrot kosztów podróży, noclegu. Taki pracownik może jedynie otrzymać dodatek za rozłąkę.

Wypłata diet i zwrotów podróży jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania ZUS. W przypadku oddelegowania jeśli pracodawca wypłaci z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie dla pracownika, to podlega to opodatkowaniu i oskładkowaniu ZUS.

Przykład 2.

Adam Maj pracuje w firmie, która z dniem 1 sierpnia 2016 wręczyła pracownikom firmy porozumienie zmieniające, w którym zmienione zostało miejsce wykonywania pracy. Nowe miejsce wykonywania pracy to Katowice. Z dniem 1 września 2016 pracownik Adam Maj ma jechać do pracy do Katowic. W tym przypadku pracodawca nie wystawia pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego, ponieważ takie miejsce jest zapisane w warunkach umowy. W tym przypadku mamy do czynienia z oddelegowaniem pracownika a nie delegacją. Pracownik nie ma prawa do otrzymania wypłaty diety. Jest to zgodne z art. 775 § 1 Kodeksu Pracy. Pracodawca może takiemu pracownikowi przyznać dodatkowe wynagrodzenie z tytułu rozłąki, zwrot kosztów zakwaterowania, zwrot kosztów dojazdu.

Autor: Aneta Sobkowicz – ifirma.pl

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej