Delegacja zagraniczna przedsiębiorcy

Podróżą służbową jest każda podróż przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, która pozostaje w związku z tą działalnością, ma na celu osiągnięcie przychodu lub zabezpieczyć źródło przychodu. Liczne interpretacje oraz wyroki sądowe zagraniczną podróż służbową przedsiębiorcy definiowały jako wykonywanie bezpośrednio przez przedsiębiorcę zadań związanych z działalnością gospodarczą prowadzonych poza granicami kraju, niezależnie od czasu jej trwania.

Czas pobytu przedsiębiorcy poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:
lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Diety

Wysokość diety zależy od kraju do którego odbywa się podróż (kraju docelowego, bez względu na kraje pośrednie przez które podróż się odbywa) i ustalona jest w rozporządzeniu MPiPS z 19 grudnia 2002 r. Przedsiębiorca nie wypłaca sobie dodatkowych diet (wszakże sam dysponuje środkami firmy), może jednakże rozliczyć w kosztach uzyskania przychodów równowartość diet przysługujących pracownikom, opisane w w/w rozporządzeniu.
Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:
za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;
za niepełną dobę: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
8-12 godzin – przysługuje 1/2 diety;
powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Inne koszty

Wszelkie inne koszty podróży służbowej zagranicznej niż diety, powinny zostać udokumentowane na zasadach ogólnych. A więc przedsiębiorca rozlicza wydatki faktycznie poniesione podczas podróży, udokumentowane zgodnie z przepisami oraz nie znajdujące się w katalogu wydatków nie stanowiących kosztów. W szczególności odnosi się to do ryczałtów za nocleg (nie przysługują).

Niektóre wydatki poniesione poza granicami kraju mogą zostać rozliczone na nieco innych zasadach niż w przypadku delegacji krajowej, np. paragon na zakup paliwa do pojazdu ze stacji zagranicznej wystarcza by zaliczyć wydatek w koszty, natomiast w przypadku zakupu paliwa w kraju wymagana jest faktura VAT z numerem rejestracyjnym pojazdu. Pozostałe zasady dotyczące kosztów eksploatacyjnych pojazdów jednak są identyczne (np. by rozliczyć wynajem auta – należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów i ewidencję kosztów eksploatacyjnych, podobnie wystarczy paragon za przejazd autostradą by ująć go w wydatkach eksploatacyjnych pojazdu).

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów dotyczących kosztów podróży służbowej przedsiębiorcy dokonuje się na podstawie dokumentów. Możliwe jest osobne ujęcie w rejestrach każdego z nich, bądź zsumowanie na dowodzie wewnętrznym – rozliczeniu delegacji i dołączenie do tego rozliczenia. Jedynie diety – jako koszty ryczałtowe rozliczane są wyłącznie na dowodzie wewnętrznym (brak dokumentów kosztowych).

Waluta

W podróżach zagranicznych większa część kosztów jest zazwyczaj wyrażona w walutach obcych. Ponieważ przepisy rozporządzenia nakazują dokonywać zapisów w księdze w walucie polskiej, koszty wyrażone w innej należy przeliczyć na złote polskie wg odpowiedniego kursu.
Zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Za dzień poniesienia kosztu uznaje się dzień wystawienia dokumentu potwierdzającego wydatek. W przypadku delegacji mogą więc zaistnieć dwie daty:
– przy ujmowaniu pojedynczych dokumentów – datą poniesienia wydatków jest dzień wystawienia dokumentów, którymi dokumentujemy wydatki;
– przy rozliczeniu delegacji dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.
Za nielicznymi wyjątkami, druga data jest zazwyczaj późniejsza.

Różnice kursowe

Data poniesienia kosztu wpływa znacząco na rozliczenie różnic kursowych. Kurs średni NBP, po którym ujmujemy wydatki w rozliczeniu jest w większości przypadków różny od rzeczywistego kursu, po którym dany wydatek ponieśliśmy. Różnice kursowe mogą stanowić dodatkowy przychód z działalności (jeżeli zapłacono mniej niż wynosi kwota ujęta jako wydatek wg kursu średniego) lub dodatkowy koszt (jeżeli zapłacono więcej niż wynosi kwota ujęta jako wydatek wg kursu średniego).

Termin rozliczenia

Przedsiębiorca nie ma określonego limitu czasu na rozliczenie delegacji, jednakże ze względu na możliwość ustalenia przychodu z różnic kursowych, rozliczenia delegacji należy dokonać niezwłocznie po zgromadzeniu wszystkich dokumentów dotyczących delegacji.

Joanna Pindelska

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • Grzegorz Kozielski

    Witam.

    prowadzę działalność gospodarczą w oparciu o KPiR, jestem płatnikiem VAT-u. Siedziba firmy jest w Warszawie, natomiast kontrakt z kontrahentem przewiduje pobyt i pracę w UK od poniedziałku do piątku. Czy w tej sytuacji mogę to potraktować jako delegację (de facto pracuję w siedzibie konktrahenta, ale jednak w innym miejscu niż siedziba mojej firmy)?

    I drugie pytanie – większość wydatków poniesiona z transportem np. przejazd autobusem z lotniska do siedziby kontrahenta udokumentowana jest bardzo symbolicznie (pamiętajmy, że to jest UK). Przykładowo, na bilecie nie ma NIP-u, a tylko nazwa firmy. Nie ma podatku, a tylko cała kwota, którą płaci kupujący (być może podatek jest 0%, ale nie ma o tym śladu na bilecie). Czy taki bilet można w jakikolwiek sposób zaksięgować?

    pozdrawiam,
    Grzegorz

  • Delegacją jest podróż w celu wykonania czynności związanych z prowadzoną działalnością poza miejsce zamieszkania lub poza siedzibę/oddziałem DG. Fakt, że usługa jest wykonywana bezpośrednio w siedzibie kontrahenta nie wyklucza delegacji – jest to nadal podróż służbowa poza miejsce zamieszkania/siedzibę DG mająca na celu osiągnięcie przychodu z tej DG.

    Wydatki zagraniczne i ich dokumentowanie jest częstym problemem. Najważniejszą kwestią jest potwierdzenie nabywcy usługi – nawet jeżeli bilet lub inny dokument na przejazd nie zawiera NIPu (często nie mamy możliwości w podróżach zagranicznych uzyskać dokumentu z NIPem), nadal pozostaje wydatkiem poniesionym w związku z podróżą, a wystawionym na Pańską firmę.

  • justyna soła

    Witam!!
    Czy samozatrudniająca sie osoba-branza budowlana pracujaca w niemczech i tam wykonujaca swoja prace moze wystawic sobie delegacje i ujac jej koszt w rozliczeniu kpir.?? Proszę także o podpowiedz jak rozliczyć taka delegacje gdyż na poniesione koszty nie ma żadnych dokumentów- opłata za mieszkanie jest oddawana pracodawcy do reki.Czu można wogole w tej sytuacji naliczać diety za każdy dzień pracy??Prosze o informacje.

  • J.Pindelska

    Przedsiębiorca nie wystawia sobie polecenia wyjazdu służbowego – nie jest pracownikiem. Ale ma prawo rozliczyć wydatki poniesione w związku z wykonywaniem DG poza siedzibą firmy (np. w Niemczech) razem z dietą – lecz na podstawie odpowiednich dokumentów kosztowych. Jeśli tych dokumentów brak, to nie ma jak rozliczyć wydatków.
    Wyjątkiem od zasady dokumentowania wydatków są tylko zryczałtowane diety – na rozliczenie ich w koszty wystarczy sporządzenie dowodu wewnętrznego, nie potrzeba potwierdzenia wydatków na wyżywienie.