Otrzymana dotacja a koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorcy szukają różnych źródeł finansowania swojej działalności – jedni biorą kredyt na firmę, inni starają się o bezzwrotną pomoc, składając wnioski o przyznanie dotacji. Dofinansowania mogą mieć różne formy, jak i pochodzić z różnych źródeł. Sposób rozliczenia dotacji będzie zatem uzależniony od tego, skąd podatnik otrzymuje środki finansowe.

W ogólnej definicji kosztów, zamieszczonej w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych mamy zapis, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy.

Jednak pomimo istniejącego związku wydatku z prowadzoną działalnością i osiąganym przychodem z działalności, ze względu na rodzaj jego finansowania może on zostać wyłączony z kosztów firmy. I tak też jest w przypadku niektórych wydatków sfinansowanych z dotacji.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 56 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46, 47a, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137.

Lista źródeł finansowania jest długa. Dla wyjaśnienia o jakich dochodach mówi ustawodawca, poniżej opis poszczególnych punktów.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy wolne od podatku dochodowego są:

  • pkt 46, dochody otrzymane przez podatnika, jeżeli:
    • a) pochodzą od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych ze środków bezzwrotnej pomocy, w tym ze środków programów ramowych badań, rozwoju technicznego i prezentacji Unii Europejskiej i z programów NATO, przyznanych na podstawie jednostronnej deklaracji lub umów zawartych z tymi państwami, organizacjami lub instytucjami przez Radę Ministrów, właściwego ministra, agencje rządowe lub agencje wykonawcze, w tym również w przypadkach gdy przekazanie tych środków jest dokonywane za pośrednictwem podmiotu upoważnionego do rozdzielania środków bezzwrotnej pomocy oraz
    • b) podatnik bezpośrednio realizuje cel programu finansowanego z bezzwrotnej pomocy; zwolnienie nie ma zastosowania do dochodów osób fizycznych, którym podatnik bezpośrednio realizujący cel programu zleca – bez względu na rodzaj umowy – wykonanie określonych czynności w związku z realizowanym przez niego programem;
  • 47a) dotacje z budżetu państwa otrzymane na dofinansowanie przedsięwzięć realizowanych w ramach Specjalnego Przedakcesyjnego Programu na Rzecz Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich (SAPARD);
  • 47d) dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia lub świadczenia częściowo odpłatne, otrzymane na cele związane z działalnością rolniczą z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, od agencji rządowych, agencji wykonawczych lub ze środków pochodzących od rządów państw obcych, organizacji międzynarodowych lub międzynarodowych instytucji finansowych;
  • 116) dopłaty bezpośrednie stosowane w ramach Wspólnej Polityki Rolnej Unii Europejskiej, otrzymane na podstawie odrębnych przepisów;
  • 122) wkład własny podmiotu publicznego, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, otrzymany przez partnera prywatnego i przeznaczony na cele określone w umowie o partnerstwie publiczno-prywatnym, z zastrzeżeniem ust.19;
  • 129) dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego;
  • 136) płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymane z Banku Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem płatności otrzymanych przez wykonawców;
  • 137) środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240, z późn. zm.).

W konsekwencji podatnik, który otrzymuje dofinansowanie pochodzące z ww. źródeł, nie wykazuje przychodu z tego tytułu. Tym samym wydatki sfinansowane tego rodzaju środkami pieniężnymi nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Na tej podstawie możemy wnioskować, że wydatki pokryte z innych dochodów wymienionych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą być zaliczone do kosztów firmy.

I tak też będzie w przypadku dotacji otrzymanej na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy, gdzie zwolnieniu od podatku podlegają jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Z przepisu tego wynika, że „Starosta z Funduszu Pracy może przyznać bezrobotnemu jednorazowo środki na podjęcie działalności gospodarczej, w tym na pokrycie kosztów pomocy prawnej, konsultacji i doradztwa związane z podjęciem tej działalności, w wysokości określonej w umowie, nie wyższej jednak niż 6-krotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia, a w przypadku gdy działalność jest podejmowana na zasadach określonych dla spółdzielni socjalnych, wysokość przyznanych bezrobotnemu środków nie może przekraczać 4-krotnego przeciętnego wynagrodzenia na jednego członka założyciela spółdzielni oraz 3-krotnego przeciętnego wynagrodzenia na jednego członka przystępującego do spółdzielni socjalnej po jej założeniu”.

Wydatki sfinansowane tego rodzaju dotacją mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, z wyjątkiem odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, które nie podlegają odliczeniu.

Nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie tych środków odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie (art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeżeli zakup środka trwałego został w całości sfinansowany z jednorazowych środków przyznanych bezrobotnemu, o których mowa powyżej, odpisy amortyzacyjne nie mogą być księgowane jako koszt.

Taka zasada będzie obowiązywała przy środkach trwałych sfinansowanych każdego rodzaju dotacją. Mówiąc o środkach trwałych mamy na myśli wydatki o wartości powyżej 3500 zł i przewidywanym okresie użytkowania nie krótszym niż rok.

Środek trwały o wartości powyżej 3500 zł w całości sfinansowany dotacją należy wprowadzić do rejestru środków trwałych i dokonywać jego amortyzacji zgodnie z ustaloną na podstawie KŚT metodą amortyzacji, jednak naliczony odpis amortyzacyjny nie może być ujęty w księdze jako koszt. Wydatki na majątek firmy z przedziału 1500-3500 zł sfinansowane z jednorazowych środków przyznanych bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa powyżej, będą stanowić wyposażenie firmy, które można wliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. Również zakup towarów handlowych i pozostałych wydatków można uznać za koszt firmy. Przy ustalaniu przedziału cenowego, podatnik VAT powinien uwzględniać kwoty netto, natomiast „nievatowiec” bierze pod uwagę kwoty brutto.

Innym rodzajem dotacji udzielanej ze środków Funduszu Pracy jest refundacja podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego w wysokości określonej w umowie, nie wyższej jednak niż 6-krotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia.

Refundacja udzielana jest na podstawie art. 46 ust.1 pkt 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznawania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej.

Zasady rozliczania tego rodzaju refundacji są nieco inne. Refundacja nie jest wymieniona jako zwolniona od podatku i zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowi przychodu tylko ta część refundacji, która dotyczy środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Z tego wynika, że jeśli refundacja w całości zostanie przeznaczona na zakup środków trwałych, które podlegają amortyzacji, podatnik nie wykazuje z tego tytułu przychodu. Zasady dokonywania amortyzacji są takie same jak przy pierwszej dotacji, czyli środki trwałe podlegają amortyzacji, ale odpisy nie stanowią kosztu.

Z kolei otrzymana refundacja w części dotyczącej wydatków niezaliczonych do środków trwałych, na przykład wyposażenia firmy, czy pozostałych kosztów będzie przychodem z działalności. A to oznacza, że zrefundowane wydatki w tej części można uznać za koszt firmy.

Dotacja a podatek VAT

Podatnik VAT czynny ma prawo do odliczenia VAT na zasadach ogólnych, pod warunkiem, że sfinansowane wydatki są związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Jednak zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej beneficjent, który jest podatnikiem VAT, otrzymując refundację jest zobowiązany do zwrotu równowartości odliczonego lub zwróconego podatku VAT z faktur dokumentujących zakupy dokonane z pozyskanych środków. Przedsiębiorca może też zrezygnować z odliczenia VAT, a tym samym nie zwracać go do urzędu pracy, składając oświadczenie o rezygnacji z prawa do odliczenia (zwrotu) podatku VAT. Wówczas przy rozliczaniu wydatków podatnik VAT powinien uwzględniać kwoty netto, ponieważ zgodnie z przepisami rezygnacja z prawa do odliczenia VAT nie daje możliwości zaliczenia do kosztów tej części VAT.

Z kolei w przypadku refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, wyłączenie z opodatkowania dotyczy tylko tej części refundacji, która pokrywa wartość początkową środka trwałego, od której dokonuje się amortyzacji. To oznacza, że jeżeli podatnik VAT czynny amortyzuje środek trwały od kwoty netto, a refundacja została mu przyznana w kwocie brutto, powinien wykazać przychód w kwocie podatku VAT naliczonego na fakturze zakupu środka trwałego.

W efekcie otrzymana refundacja kosztów wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, w części dotyczącej zakupionych środków trwałych, w kwocie netto nie stanowi przychodu. Z kolei kwota podatku VAT z faktury zakupu środka trwałego będzie przychodem firmy, nawet wówczas gdy podatnik zrezygnuje z prawa do odliczenia tej kwoty. Rezygnacja z prawa do odliczenia VAT nie daje możliwości podniesienia wartości początkowej środka trwałego o kwotę VAT. W związku z tym amortyzacja w tym przypadku nadal dokonywana jest od kwoty netto.

Beneficjent, który nie złoży oświadczenia i zdecyduje się na odliczenie VAT od pozostałych wydatków, w tym wyposażenia firmy, powinien odpowiednio zmniejszyć przychody o kwotę zwróconego do urzędu pracy podatku VAT. Zmniejszenia dokonuje się od tej części refundacji, która pokryła wydatki na wyposażenie firmy i pozostałe koszty, wykazane uprzednio jako przychód firmy). Jeżeli przedsiębiorca z góry wie, że będzie zwracał do urzędu pracy odliczony podatek VAT, może od razu zaksięgować po stronie przychodów tylko kwotę netto zrefundowanego wyposażenia.

Podsumowanie dotacji z Funduszu Pracy

Rodzaj dotacji z funduszu pracy w oparciu o ustawę z dnia 20.04.2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy Zakup środków trwałych o wartości powyżej 3500 zł Zakup pozostałych wydatków, poniżej 3500 zł Odliczenie VAT z faktur zakupu Czy dotacja jest przychodem z działalności?
Jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy Amortyzacja – odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztu uzyskania przychodu Stanowi koszty uzyskania przychodu Na zasadach ogólnych – wybór beneficjenta: rezygnacja z prawa do odliczenia VAT lub zwrot VAT do UP Nie stanowi przychodu – zwolniona od podatku dochodowego
Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego na podstawie art. 46 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy Amortyzacja – odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztu uzyskania przychodu Koszty uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej zostały zaksięgowane jako przychód Na zasadach ogólnych – wybór beneficjenta: rezygnacja z prawa do odliczenia VAT lub zwrot VAT do UP

1. W części dotyczącej środków trwałych:

  • w kwocie netto nie stanowi przychodu
  • w kwocie podatku vat od zakupu środków trwałych, które podlegają amortyzacji stanowi przychód

2. W kwocie pozostałych wydatków, w tym wyposażenia w całości stanowi przychód z działalności


Otrzymanie dotacji przez przedsiębiorcę i jej prawidłowe rozliczenie wymaga szczegółowego przeanalizowania podstawy prawnej, na podstawie której została przyznana dotacja. Sposób rozliczenia wydatków sfinansowanych dotacją jest bowiem uzależniony od tego z jakiego źródła pochodzą dane środki.


Autor: Iwona Derbisz – ifirma.pl

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • W przypadku KPiR – zakupy poniżej 3500 zł netto finansowane z jednorazowych środków przyznanych bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20.04.2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, stanowią koszty uzyskania przychodów.