Standardowy model uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur

Z mocy ustawy domyślne uprawnienia przysługują przedsiębiorcom – właścicielom firm (tzw. pierwotne uprawnienia). Dodatkowo mogą oni nadać uprawnienia z różnego rodzaju zakresem innym osobom lub podmiotom. W niniejszym artykule przedstawimy standardowy model uprawnień.

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Pierwotne uprawnienie (o tzw. charakterze właścicielskim) do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest przypisane automatycznie do przedsiębiorcy – właściciela firmy. Aby skorzystać z KSeF nie musi on nic nigdzie zgłaszać – wystarczy, że zaloguje się do Systemu jedną z . Przedsiębiorca ten może dodatkowo nadać uprawnienia innym osobom lub podmiotom do nadawania uprawnień, wystawiania lub dostępu do jego faktur w KSeF.

Uprawnienia bezpośrednie przedsiębiorcy

Przedsiębiorca – właściciel firmy posiada pełen zakres uprawnień do KSeF.

Są to uprawnienia do:

• nadawania i odbierania uprawnień,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Przykład 1.

Pan Kamil jest właścicielem firmy ABC. Domyślnie posiada on wszystkie wyżej wymienione uprawnienia w KSeF.

Osoba fizyczna uprawniona przez przedsiębiorcę

Przedsiębiorca – właściciel może upoważnić konkretną osobę fizyczną do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Upoważniona przez właściciela osoba fizyczna ma dostęp do KSeF po uwierzytelnieniu się za pomocą NIP, PESEL, lub zarejestrowanego tzw. odcisku palca (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).

Osoba fizyczna wskazana przez właściciela może upoważniać kolejne osoby, jeśli takie uprawnienie nadał jej właściciel.

Przykład 2.

Pan Kamil może nadać powyższe uprawnienia (wszystkie lub wybrane) swojemu pracownikowi, czy innej osobie, np. swojemu księgowemu. Pan Kamil przykładowo może upoważnić pracownika do nadawania uprawnień lub/i wystawiania faktur w KSeF, zaś księgowego – do dostępu do faktur. Pracownik pana Kamila – posiada uprawnienie do nadawania uprawnień, dlatego również on może upoważnić kolejne osoby do np. dostępu lub wystawiania faktur.

Uprawnienia w celu umożliwienia uprawnień pośrednich

Przedsiębiorca – właściciel oprócz osób fizycznych, może także upoważnić podmioty (np. biuro rachunkowe) do:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Podmioty, które zostały upoważnione przez właściciela mogą upoważnić osoby fizyczne do wystawiania lub dostępu do faktur – w imieniu wskazanego przez właściciela podmiotu. Dzięki temu, jeśli zmienią się np. pracownicy w ramach danego podmiotu, wystarczy, że ten podmiot zaktualizuje uprawnienia, a nie będzie tego musiał dokonywać każdy przedsiębiorca, który upoważnił wskazany podmiot.

Przykład 3.

Pan Kamil nadał uprawnienie biuru rachunkowemu IFIRMA do wystawiania i dostępu do faktur w jego imieniu. IFIRMA deleguje te uprawnienia na swoich pracowników, panią Kasię i pana Tomka. Jeśli biuro chciałoby upoważnić inną osobę do działania w jego imieniu (biura) w KSeF – wystarczy, że ono dokona odpowiedniej aktualizacji, nie musi tego dokonywać pan Kamil. Wystarczy, że on nadał uprawnienie wskazanemu przez siebie biuru.

Osoba fizyczna uprawniona przez podmiot wskazany przez właściciela

Osoba fizyczna uprawniona przez podmiot wskazany przez właściciela może mieć uprawnienia jedynie do:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur

– jeśli te uprawnienia zostały nadane podmiotowi wskazanemu przez właściciela.

Przykład 4.

Pan Kamil upoważnił biuro rachunkowe IFIRMA tylko do dostępu do faktur. IFIRMA nadała te uprawnienia swojemu pracownikowi – pani Kasi. Ma ona dostęp do faktur, jednak nie może faktur wystawiać w imieniu pana Kamila.

Podsumowując, w ramach KSeF przedsiębiorca ma wybór; czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Jak nadać odpowiednie uprawnienia, przeczytasz w artykule: Uprawnienia w KSeF, czyli kto i do czego ma prawo?