Załatwianie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu staje się coraz powszechniejsze. Mamy już e-Urząd Skarbowy, a za chwilę będziemy mieli dostęp do usługi e-Doręczenia. Cała procedura wdrażania nowej usługi będzie rozłożona w czasie, ale warto zapoznać się z jej założeniami.

Główne założenia wprowadzanych zmian

Głównym celem proponowanych rozwiązań jest wprowadzenie nowego kanału komunikacji pomiędzy przedsiębiorcą a organami podatkowymi i innymi instytucjami publicznymi. Pismo w postaci elektronicznej ma zastąpić formę papierową. Nie stanie się to jednak z dnia na dzień. Komunikacja elektroniczna będzie działa w dwie strony, organ podatkowy będzie mógł skierować pismo do strony, ale również zainteresowana osoba będzie mogła zainicjować sprawę w urzędzie. Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych, celami szczegółowymi wprowadzanych zmian jest m.in.:

1. Zapewnienie wszystkim – zarówno podmiotom publicznym, jak i niepublicznym, w szczególności osobom fizycznym – możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych.
2. Umożliwienie odbioru korespondencji z dowolnego miejsca – odmiejscowienie procesu doręczania pism.
3. Skrócenie czasu potrzebnego do doręczenia.
4. Posiadanie dowodów na potwierdzenie otrzymania i wysłania korespondencji.
5. Osoby wykluczone cyfrowo, jak również takie, które z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej będą mogły w dalszym ciągu korzystać z przesyłek listowych.

Punktem wyjścia do wprowadzanych zmian jest udostępnienie podmiotom publicznym adresu do spraw doręczeń, na który będzie przekazywana korespondencja. Stworzona zostanie Baza Adresów Elektronicznych.

Zmiany od 1 lipca 2021 roku

Wprowadzane zmiany wiążą się z nowymi regulacjami w przepisach zawartych w ustawie o doręczeniach elektronicznych i w ustawie Ordynacja podatkowa.

Przed zmianą, do 30 czerwca 2021 roku, w ustawie Ordynacja podatkowa w art. 84 jest tylko krótki zapis, że:
Sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Od 1 lipca 2021 roku sprawy podatkowe będą mogły być załatwiane w następujący sposób:

1. Tak jak obecnie, na piśmie w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma w postaci elektronicznej będą opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego.
2. Na piśmie wygenerowanym automatycznie, opatrzonym kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego, nie będzie wymagany podpis pracownika urzędu.
3. Z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy podatkowe po uwierzytelnieniu w sposób określony w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
4. Pisma kierowane do organów podatkowych mogą być w postaci papierowej lub elektronicznej, z podpisem w formach wymienionych w pkt 1.

Pozostałe zmiany w przepisach

W ustawie o doręczeniach wskazane są terminy, w których określone organy administracji rządowej, samorządowej, jednostki budżetowe, ZUS, KRUS, NFZ, sądy, komornicy i inne podmioty publiczne mają się dostosować do zmiany przepisów. Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy są obowiązane stosować zmienione przepisy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2021 r., ZUS od dnia 1 stycznia 2022 r.

Biorąc pod uwagę wagę wprowadzanych zmian, na pewno jeszcze nie raz powrócimy do tematu, który dotyczy każdego z nas.