Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej – jak je rozliczyć?

Decydując się na prowadzenie działalności gospodarczej bardzo często musimy przemyśleć i zaplanować wiele kwestii. Przyszły przedsiębiorca w wielu przypadkach ponosi określone wydatki jeszcze przed rejestracją firmy. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie, w jaki sposób rozliczyć koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności.

Kiedy wydatek jest kosztem uzyskania przychodów?

Zgodnie z przepisami, aby wydatek mógł stanowić koszty uzyskania przychodów, musi spełniać kilka warunków:

1. Przedsiębiorca musi wykazać związek poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością.
2. Wydatek nie może się znajdować w katalogu kosztów nieuznawanych podatkowo.
3. Każdy wydatek musi być właściwie udokumentowany np.: fakturą, rachunkiem, umową.

Jakie wydatki mogą być kosztem przed rozpoczęciem działalności gospodarczej?

Katalog kosztów ponoszonych przed zarejestrowaniem firmy jest otwarty, ale najczęściej występujące wydatki dotyczą m.in.:

• założenia strony internetowej,
• zakupu wizytówek,
• wynajmu lokalu,
• remontu i wyposażenia pomieszczeń przeznaczonych na firmę,
• nabycie usług doradczych, np. w związku z ubieganiem się o dofinansowanie, dotację,
• zakup środków trwałych i wyposażenia,
• nabycie towarów handlowych,
• wydatki na promocję i reklamę firmy.

Ujmowanie kosztów w zależności od kategorii

Zasada ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodów będzie zależała od ich charakteru. Nie wszystkie koszty będą mogły od razu pomniejszać przychód, o czym napiszemy poniżej.

Zakup towarów handlowych i materiałów

Towary handlowe i materiały będą ujęte w spisie z natury sporządzonym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość dokonanego spisu będzie stanowiła pierwszą pozycję wpisu do PKPiR. Ten wydatek nie będzie miał wpływu na wysokość kosztów uzyskania przychodów w trakcie roku podatkowego. Dopiero po zakończeniu roku jego wartość będzie rozliczona w składanym zeznaniu rocznym, jako różnica remanentowa, która może powiększyć lub pomniejszyć koszty uzyskania przychodów. Pamiętajmy, że ten sposób rozliczenia dotyczy jedynie przedsiębiorców, którzy wybrali zasady ogólne lub podatek liniowy.

Zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (ŚTWNiP)

Obowiązek ujmowania w ewidencji ŚTWNiP dotyczy zakupów o określonej wartości i parametrach. Mianowicie ich wartość powinna być powyżej 10.000 zł, a okres ekonomicznej używalności dłuższy niż rok. W takim przypadku kosztem uzyskania przychodów w PKPiR będą odpisy amortyzacyjne księgowane zgodnie z ustalonym planem amortyzacji. Podstawą ujęcia w ewidencji środków trwałych będzie faktura/rachunek zakupu. Jeżeli jednak okazałoby się, że przedsiębiorca nie posiada takiego dokumentu, wpisu może również dokonać na podstawie ustalenia wartości rynkowej.

Pozostałe wydatki
Pozostałe koszty, które zostały poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej można wpisać w kol. 13 do PKPiR na dzień rozpoczęcia działalności. Nie można zapominać, jakie rodzaje dokumentów są podstawą do dokonywania wpisów.

Odliczenie podatku VAT od poniesionych kosztów

Zasady odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów jest taka sama, jak w przypadku innych rozliczeń. Przedsiębiorca musi spełniać wymogi formalne wynikające z ustawy. Faktura dająca prawo do odliczenia VAT musi zawierać:

• imię i nazwisko właściciela,
• adres siedziby firmy,
• numer NIP.

Dlatego też przedsiębiorca musi być zarejestrowany do podatku VAT. Spełnienie tego warunku jest niezbędne, aby można było odliczyć VAT naliczony. Rejestracja powinna być dokonana od daty wystawionych faktur kosztowych.

Należy jednak pamiętać, że wówczas obowiązkowe staje się prowadzenie niezbędnych ewidencji VAT i miesięczne przesłanie JPK_V7, również za okresy wcześniejsze. W takich przypadkach najlepiej kontaktować się z właściwym urzędem skarbowym, aby ustalić prawidłowy sposób postępowania. Z uwagi na brak przepisów, które wprost regulowałyby tę kwestię, zalecane jest indywidualne podejście w każdym przypadku.

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, jeżeli mają związek bezpośredni lub pośredni z tą działalnością, mogą się znaleźć w PKPiR na zasadach opisanych powyżej. Pamiętajmy jednak, że ważne jest ich właściwe udokumentowanie, o którym jest mowa w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR. Kwestia odliczenia VAT od poniesionych wydatków zależy od spełnienia wymagań wynikających z ustawy o podatku VAT.