Prawo odliczenia podatku naliczonego


Przedsiębiorca (płatnik podatku VAT) wpłaca do urzędu skarbowego kwotę będącą różnicą między podatkiem VAT ze sprzedaży a podatkiem VAT z faktur kosztowych.

Im więcej kosztów jest udokumentowanych fakturą VAT, tym mniej wpłaci. Faktura musi być prawidłowa pod względem formalnym. Wydatek musi służyć sprzedaży opodatkowanej tzn. musi istnieć związek między poniesieniem kosztu a uzyskaniem dochodu, który jest opodatkowany podatkiem VAT.

Wymogi formalne

Faktura musi zawierać określone dane minimalne,które zostały wymienione w ustawie o VAT, a w szczególności:

  1. Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.
    Przepis jest liberalny, ale urzędnicy jak chcą to potrafią utrudnić życie. Na zgłoszeniu VAT-R jednoosobowej działalności gospodarczej podaje się tylko imię i nazwisko oraz adres zamieszkania i wielu urzędników czepia się, że w związku z tym na fakturze sprzedaży nie można podać nazwy pełnej lub skróconej ani adresu firmy, a tylko te dane, które są na VAT-R.

  2. Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w tym NIP z prefiksem kraju w przypadku dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych) oraz numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (w tym NIP z prefiksem kraju w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych).

    Czyli NIP-y, chyba że nabywcą nie jest firma,

  3. Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

    Przedsiębiorca może mieć wiele różnych serii numeracji, ale w obrębie danej serii musi być zachowana ciągłość i chronologia. Nie można mieć dziur w numeracji, czyli nie może nam brakować nr. 14, jeśli były wystawione faktury o numerach 13 i 15. Będzie to potraktowane jako ukrycie dochodu. Nie można też wystawić faktur o zaburzonej chronologii: jeśli faktura nr 1 została wystawiona 15 maja, to nie możemy wystawić faktury nr 2 z datą wcześniejszą niż 15 maja.

  4. Datę wystawienia oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty.

  5. Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.

  6. Miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

  7. Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).

  8. Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.

  9. Stawki podatku.

  10. Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

  11. Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

  12. Kwotę należności ogółem.

W podatku VAT występuje definicja “małego podatnika”1. Co ważne, aby być uznawanym za małego podatnika należy ten fakt dodatkowo zgłosić w US podczas rejestracji na VAT-R. W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty faktura powinna zawierać wyrazy “metoda kasowa”.

W fakturach dokumentujących czynności, których podstawą opodatkowania jest marża, w zależności od przedmiotu sprzedaży, powinny znajdować się następujące zapisy:

  • procedura marży dla biur podróży,
  • procedura marży – dzieła sztuki,
  • procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki,
  • procedura marży – towary używane.

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów faktura stwierdzająca dostawę powinna zawierać numer podatnika dokonującego dostawy oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, czyli NIP oraz NIP-UE.

W przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – faktura powinna zawierać zwrot “odwrotne obciążenie”.

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika korzystającego ze zwolnienia przedmiotowego, faktura powinna zawierać przepis ustawy na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Otrzymanie od sprzedawcy faktury spełniającej wszystkie wymogi formalne to dopiero pierwszy krok do pomniejszenia podatku . Zasada ogólna mówi, że mamy prawo odliczyć VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymamy fakturę lub w dwóch następnych. Jeśli otrzymamy fakturę w maju, to możemy ją wykazać w ewidencji zakupów w maju, czerwcu lub lipcu. W sierpniu już nie.

A teraz wyjątki

  1. Mały podatnik w VAT: Jest nim podatnik podatku od towarów i usług:

    • a) u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 euro,
    • b) prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro – przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.


F jak firma, F jak fajne życie