Kontrola - procedury

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła uregulowania szczegółowe dotyczące kontroli przedsiębiorcy. Zasadą jest, że kontrola u przedsiębiorcy następuje po okazaniu mu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Co powinno zawierać upoważnienie?

wskazanie podstawy prawnej,
oznaczenie organu kontroli,
datę i miejsce wystawienia,
imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,
firmę przedsiębiorcy objętego kontrolą,
określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska,
pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Jednak, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, kontrola podatkowa może być wszczęta bez doręczenia upoważnienia. Jest to tzw. kontrola na legitymację. W takim jednak wypadku należy upoważnienie do kontroli doręczyć nie później niż 3 dni od rozpoczęcia kontroli. Po rozpoczęciu czynności kontrolnych należy przekazać kontrolującym książkę kontroli w celu umożliwienia dokonania stosownych wpisów w tej ewidencji. Należy również wskazać osobę upoważnioną do reprezentowania podatnika w czasie jego nieobecności, chyba że taką osobę wskazano wcześniej.

Zapowiedź kontroli

Uprzedzenie o planach przeprowadzenia kontroli pozwala przedsiębiorcom na:

zgromadzenie odpowiednich dokumentów
zorganizowanie miejsca pracy dla kontrolującego urzędnika
zaplanowanie odpowiednio pracy w firmie

Kontrolę można wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni. Nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (po upływie 30 dni – konieczne jest nowe zawiadomienie). Od zasady tej przewidziano jednak kilka wyjątków. Dotyczą przede wszystkim sprzedawców detalicznych, zobowiązanych do stosowania kas rejestrujących. Postępowania doraźne, które mają wykazać, czy obrót jest właściwie ewidencjonowany przy pomocy kasy nie podlegają ograniczeniu obligatoryjnego powiadamiania z siedmiodniowym wyprzedzeniem. Innymi wyjątkami są postępowania doraźne, kontrolujące prawidłowość wykonania spisu z natury lub zasadności zwrotu podatku VAT. Urząd nie będzie też zobowiązany do zawiadamiania o kontrolach, gdy kontrolowany:

został prawomocnie skazany za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej,
jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy okaże się bezskuteczne lub utrudnione.

Prawa kontrolowanego

Kontrola nie oznacza nadania władzy absolutnej kontrolującym nad kontrolowanym. Muszą działać w ramach swoich uprawnień oraz przestrzegać praw do:

otrzymania upoważnienia przed podjęciem czynności kontrolnych, a w określonych przypadkach – niezwłocznie – ale nie później niż 3 dni od daty rozpoczęcia kontroli,
obecności przy czynnościach kontrolnych,
informacji o miejscu i terminie składania zeznań przez świadków i biegłych na 3 dni wcześniej, a oględzin – przed ich dokonaniem,
wniesienia w terminie 14 dni zastrzeżeń do protokołu kontroli, wraz z ewentualnymi wnioskami dowodowymi,
informacji o sposobie załatwienia zastrzeżeń w terminie 14 dni od ich otrzymania przez kontrolującego,
informacji o przepisach prawa podatkowego związanych z prowadzoną kontrolą,
czynnego udziału w kontroli na każdym jej etapie,
złożenia ponaglenia na kontrolę niezakończoną w terminie określonym w upoważnieniu.

Prawa kontrolujących

Urzędnik w trakcie kontroli posiada prawo do:

kontrolowania ksiąg w siedzibie kontrolowanego, chyba że może to utrudnić w znaczącym stopniu prowadzenie działalności przez kontrolowanego,
żądania oświadczeń o stanie majątkowym w określonym dniu,
wstępu na grunt, do budynków, lokali i innych pomieszczeń kontrolowanego związanych z działalnością gospodarczą, a do lokalu mieszkalnego, jeżeli jest to potrzebne do zweryfikowania odliczeń mieszkaniowych,
żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do jego oględzin,
wglądu we wszelkie akta, księgi, dokumenty związane z kontrolą, do sporządzania odpisów, kopii, wyciągów, notatek wydruków, kopii plików, itp.,
zbierania wszelkich niezbędnych materiałów dot. kontroli,
zabezpieczenia zebranych dowodów (np. zabrania komputerów),
legitymowania osób, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
żądania przeprowadzenia spisu z natury,
przesłuchania świadków oraz biegłych,
pobrania próbek towarów, oraz akt, ksiąg i dokumentów, jeżeli zachodzi podejrzenie, że mogą być nierzetelne, albo gdy nie przekazano do dyspozycji kontrolujących odrębnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów (kontrolowanie dokumentacji w urzędzie),
żądania nieodpłatnego filmowania, fotografowania, nagrywania albo do utrwalenia w inny sposób, jeżeli to utrwalenie może stanowić dowód, albo może zabezpieczyć dowód w kontroli,
żądania nieodpłatnych tłumaczeń dokumentów sporządzonych w językach obcych.

Łatwo ocenić, po której stronie leży przeważająca część uprawnień. Jednak kontrolujących ograniczają zasady ogólne postępowania podatkowego. W tym zasada praworządności, a także konieczność działania wyłącznie w związku z przedmiotem kontroli określonym w upoważnieniu.

Ilość kontroli

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła szereg ograniczeń w kontrolowaniu przedsiębiorców, w szczególności co do intensywności kontrolowania poszczególnej jednostki. Ograniczenia te są jednak związane z wieloma wyjątkami, co umniejsza znaczenie nowej regulacji. Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy:

ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej,
przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów,
przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu,
przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej,
kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym (od 01.01.2006r.),
kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków poniesionych w związku z budową pierwszego własnego mieszkania.

Organ kontroli odstąpi od podjęcia czynności kontrolnych oraz ustali z przedsiębiorcą termin przeprowadzenia kontroli, jeżeli działalność przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu.

Czas kontroli – ograniczenia

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać, w odniesieniu do:

mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,
pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Ograniczeń czasu kontroli nie stosuje się na tych samych warunkach co ilość kontroli. Zatem spowodowanie jednej czy dwóch kontroli zwrotu podatku VAT może skutecznie uniemożliwić organom podatkowym w danym roku podatkowym kontrolę prawidłowości rozliczeń podatku dochodowego. Przedłużenie czasu trwania kontroli określonego w upoważnieniu wymaga uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych. Jeżeli wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, to można przeprowadzić powtórną kontrolę. W tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czasu jej trwania nie wlicza się do limitu.