Zatrudnianie i teczka osobowa

Po wyborze kandydata na pracownika właściciel firmy ma sporo obowiązków (i papierów) do wypełnienia. Prowadzenie akt osobowych jest obowiązkiem. Dokumenty tam zgromadzone mogą służyć jako dowody, szczególnie w przypadku sporów. Gdy dojdzie do konfliktu i pracownik pozwie pracodawcę do Sądu Pracy, aby dochodzić swoich praw, sędziego nie będzie interesować czy pracownik to miły człowiek. Będzie […]

Po wyborze kandydata na pracownika właściciel firmy ma sporo obowiązków (i papierów) do wypełnienia.

Prowadzenie akt osobowych jest obowiązkiem. Dokumenty tam zgromadzone mogą służyć jako dowody, szczególnie w przypadku sporów. Gdy dojdzie do konfliktu i pracownik pozwie pracodawcę do Sądu Pracy, aby dochodzić swoich praw, sędziego nie będzie interesować czy pracownik to miły człowiek. Będzie zainteresowany wyłącznie zawartością akt pracownika.

Wszystkie dokumenty pracownika należy przechowywać w jego teczce osobowej. Akta osobowe powinny składać się z trzech części:

  • A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
  • C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W części A pracodawca ma obowiązek przechowywać:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
  • dokumenty potwierdzający kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • rzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

W części B powinny znajdować się:

  • umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,
  • także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
  • a także dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do rozliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub wymierzeniem kary porządkowej,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.

W części C powinny znajdować się:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Wygodne
integracje i ułatwienia

Sprawdź wszystkie integracje

Program do faktur ifirma.pl w prosty sposób zintegrujesz z Allegro i popularnymi platformami e-commerce, jak Shoper, Shoplo czy PrestaShop.

Ifirma.pl łączy się również z urządzeniami fiskalnymi oraz pozwala na eksport przelewów do banku i zatwierdzanie ich jednym kodem, co znacznie usprawnia codzienną pracę i samodzielne księgowanie.

Dzięki integracji z bazą GUS ułatwiamy też wystawianie faktur - wystarczy, że wpiszesz NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie.