Biznes w domu. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub liniowo wiedzą, że im wyższe koszty poniosą w danym miesiącu, tym mniejszy zapłacą podatek dochodowy, dlatego starają się wpisywać w koszty prowadzenia działalności jak najwięcej wydatków. Powinni jednak pamiętać, że nie każdy wydatek można wpisać w koszty. Co może wpisać w koszty osoba, która prowadzi biznes w domu?

Kosztem uzyskania przychodów jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. Przed wpisaniem wydatku w koszty prowadzenia działalności gospodarczej warto sprawdzić, czy rzeczywiście można go uznać za koszt uzyskania przychodu. Dokładną listę wydatków, które nie stanowią takiego kosztu określają art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Co można wpisać w koszty prowadzenia działalności?

Prowadząc własną działalność gospodarczą warto rozważyć wliczenie do kosztów takich wydatków, jak na przykład:
– usługi księgowe,
– usługi transportowe (zakup i użytkowanie samochodu służbowego),

– usługi kurierskie,
– usługi remontowe,
– usługi finansowe (sprawdź: Dokumentowanie kosztów i przychodów z firmowego rachunku bankowego),
– opłaty urzędowe,
– czynsz (wynajem biura, mieszkania, coworking),
– książki i czasopisma branżowe,
– opłaty za telefon lub Internet,
– strona internetowa (domena, serwery),
– wydatki poniesione na marketing,
– wydatki poniesione na kursy i szkolenia,
– wydatki poniesione na zakup środków czystości,
– wydatki poniesione na zakup mebli biurowych i sprzętów typu komputer, drukarka, myszka, klawiatura, karty pamięci, baterie, ładowarki, oprogramowanie itd.

Warto jednak przede wszystkim pamiętać, że do kosztów prowadzenia firmy można wpisać jedynie te wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością.

Firma w domu, a koszty prowadzenia działalności

Zarejestrowanie firmy w mieszkaniu daje możliwość wliczenia w koszty części wydatków z nim związanych, takich jak czynsz dla spółdzielni czy ogrzewanie. W tym celu konieczne jest oszacowanie jaka część lokalu zostanie przeznaczona na cele działalności. Stosunek powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej do ogólnej powierzchni użytkowej tego mieszkania wyznaczy wartość wydatków, jaką przedsiębiorca wliczy do kosztów uzyskania przychodów.
Jeśli więc na cele prowadzenia firmy przeznaczy 25% powierzchni mieszkania, wówczas będzie mógł wliczyć do kosztów uzyskania przychodów 25% wydatków.

Do kosztów prowadzenia firmy w domu można wliczyć przede wszystkim takie wydatki, jak koszty remontów, które przedsiębiorca poniósł w celu dostosowania części lokalu do prowadzenia działaności, zakup mebli biurowych i sprzętu biurowego, a także rachunki za czynsz i media.

Uwaga!

Należy jednak być ostrożnym przy wpisywaniu wydatków do kosztów prowadzenia działalności. W razie ewentualnej kontroli przedsiębiorca musi mieć możliwość udowodnienia, że dany wydatek służy wyłącznie prowadzeniu działalności. Niedopuszczalne jest więc kupienie komputera na firmę, a następnie wstawienie go do pokoju dziecka. Podobnie jest z innymi wydatkami: zdarzały się sytuacje, gdy fiskus kwestionował zakup lodówki na cele prowadzenia hotelu, ponieważ w lodówce znajdywały się produkty należące do właścicieli hotelu. Ciężko może być też udowodnić, że dokładnie 25% energii lub wody zużyto na potrzeby prowadzenia firmy.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest więc:
1. Wliczanie do kosztów tych wydatków, które można wyraźnie wyodrębnić jako wydatki poniesione tylko i wyłącznie na potrzeby prowadzenia biznesu (np. za sprawą billingów służbowych połączeń telefonicznych),
2. Wyznaczenie konkretnego pomieszczenia w mieszkaniu, które będzie służyć do prowadzenia działalności gospodarczej.
W takim pomieszczeniu należy przechowywać wyłącznie te sprzęty, które zostały zakupione na firmę. Dzięki temu fiskus nie zakwestionuje tego, czy rzeczywiście są one przeznaczone tylko i wyłącznie na potrzeby prowadzenia biznesu.

Warto pamiętać, że przeznaczenie lokalu (lub części lokalu) do celów prowadzenia działalności należy zgłosić do spółdzielni lub administratora – takie zgłoszenie spowoduje wzrost podatku od nieruchomości, ale tylko dla tej części, która służy celom firmowym.

Dokumentowanie kosztów, a VAT

Wszystkie wydatki muszą być udokumentowane odpowiednio fakturą lub rachunkiem, bądź – w przypadku opłat mieszkaniowych – fakturami wystawionymi na osobę prywatną, dowodami wewnętrznymi albo potwierdzeniami zapłaty. VAT można odliczyć jedynie w tej części, w jakiej powierzchnia przeznaczona na cele firmowe stanowi część całego mieszkania.

Podobne wpisy:

Prowadzenie firmy w domu
5 wskazówek dotyczących prowadzenia biznesu jako freelancer

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • Adam

    W kwestii rozliczania części mieszkania przeznaczonej na DG została pominięta ważna informacja. Powierzchnia na cele mieszkalne jest opodatkowana stawką 0,74PLN/m2 (rok 2014), a powierzchnia przeznaczona na DG – 23,03PLN/m2, co może zadecydować o nieopłacalności wydzielania takiej powierzchni na cele DG.

    • Adam, wszystko jest w tekście w części “Uwaga!” – po zgłoszeniu lokalu do celów prowadzenia działalności gospodarczej wzrośnie podatek od nieruchomości dla tej części, która służy celom firmowym. Dziękujemy za uzupełnienie informacji o stawki.

      Pozdrawiamy!

  • Borys Zielonka

    Czy zakup domeny jest kosztem prowadzenia firmy ściśle związany z jej działalnością?

    • Tak, jeśli przedsiębiorca będzie potrafił udowodnić, że dany wydatek służy wyłącznie prowadzeniu działalności.