Biuro Rachunkowe

od 89 zł miesięcznie

  • Obsługa JPK – bez dopłat.
  • Pełna odpowiedzialność za dokumentację.
  • Wygodne dostarczanie dokumentów.

PORÓWNAJ CENY

Zleć swoją księgowość

Drukarka fiskalna – integracja z ifirma.pl

Serwis ifirma.pl jest przystosowany przede wszystkim do współpracy z drukarkami fiskalnymi. Do serwisu mogą być podłączone także niektóre kasy, jednak zakres ich integracji jest ograniczony.

Konfiguracji drukarki z IFI można dokonać po przejściu do zakładki Kasa fiskalna ➡ Konfiguracja. Korzystanie z drukarki zintegrowanej z IFI jest możliwe wyłącznie na systemie operacyjnym Windows.

screen_1

dodaj urządzenie

Podstawowa instrukcja skonfigurowania urządzenia fiskalnego z serwisem.

Po dokonaniu integracji należy pamiętać o przypisaniu do drukarki użytkowników, którzy będą korzystać z urządzenia – służy do tego oznaczona powyżej ikona. Co istotne:

  • jeden użytkownik może być przypisany tylko do jednej drukarki,
  • do danej drukarki może być przypisana nieograniczona liczba użytkowników.
Uwaga!

Opcja przypisania użytkownika odnosi się wyłącznie do drukarek fiskalnych, natomiast nie dotyczy ona kas fiskalnych.

Pełna lista urządzeń fiskalnych możliwych do zintegrowania z ifirma.pl.

Uwaga!

Integracji z drukarkami fiskalnymi nie podlegają sklepy internetowe, ani moduł magazyn.

Dodawanie towarów i usług

Aby dodać towary i usługi, które mają być dostępne przy wystawianiu paragonów, przechodzimy do zakładki: Faktury ➡ Towary i usługi ➡ Dodaj towar lub usługę.

Po przejściu do edytora dostępne są pola (pogrubione pola są obowiązkowe):

  • Identyfikator” – nazwa danego towaru lub usługi, podawana dla celów porządkowych w serwisie,
  • Typ” – towar lub usługa,
  • Nazwa towaru/usługi” – nazwa danej pozycji, widoczna na paragonie w przypadku braku osobnej nazwy na paragonie,
  • „Nazwa w języku obcym” – przydatna dla faktur wystawianych w języku obcym,
  • „Nazwa na paragonie” – po uzupełnieniu wyświetlana na paragonie, może zawierać maksymalnie 30 znaków, powinna jednoznacznie identyfikować towar albo usługę,
  • „Kod (EAN)” – numeryczna wersja kodu kreskowego,
  • „PKWiU” – symbol klasyfikacji wyrobów i usług,
  • „Jednostka”,
  • „Jednostka w języku obcym”,
  • „Cena netto”,
  • „Cena brutto”,
  • Stawka VAT” – właściwa dla danego towaru; w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z VAT automatycznie ustawiona jest stawka „ZW”.

Zasadniczo uzupełnienie cen nie jest wymagane, jednak aby poprawnie wystawić paragon konieczne jest wpisanie wartości przynajmniej w polu „Cena brutto” – ta pozycja jest bowiem uwzględniana na paragonie. W przypadku nieuzupełnienia tego pola podczas wystawiania paragonu cena nie będzie się automatycznie uzupełniać, konieczne będzie dopisanie jej ręcznie.

Uwaga!

Przy wprowadzaniu kodów EAN lub wystawianiu paragonów możliwe jest skorzystanie z czytnika kodów kreskowych. Czytnik kodów również podlega integracji z IFI.

screen_2

towar lub usługa

Wystawianie paragonów

Aby wystawić paragon z urządzenia fiskalnego, należy wybrać opcję:

  • Kasa fiskalna ➡ Sprzedaż na paragon/fakturę ➡ wystaw paragon,
  • lub

  • Kasa fiskalna ➡ Paragon

screen_3

pozycje sprzedaży

Pozycje paragonu można wybrać z listy standardowych towarów i usług, która rozwinie się automatycznie po kliknięciu na pole pozycji, lub wybierając opcję „Dodaj towar z listy”. Automatycznie uzupełnią się wtedy pola pozycji (Nazwa, Ilość, Jednostka, Cena jednostkowa, Stawka VAT), które można w razie potrzeby edytować ręcznie.

Uwaga!

Jeśli podczas wystawiania paragonu nie pojawiają się stawki VAT oznacza to, że użytkownik nie został przypisany do żadnej drukarki fiskalnej. Brak możliwości przypisania użytkownika dotyczy kas fiskalnych – w przypadku korzystania z kasy paragony wystawiane są bezpośrednio na niej, nie w serwisie ifirma.pl.

Pod pozycjami znajdują się opcje płatności – w tym miejscu można wybrać właściwą formę płatności oraz w polu „Zapłacono” wprowadzić rzeczywiście otrzymaną od klienta kwotę.

Uwaga!

Wartość pola „Zapłacono” nie może być niższa niż wartość pola „Razem do zapłaty”.

W zależności od wpisanej wartości:

  • „Zapłacono” = „Razem do zapłaty” – nie wystąpi reszta, pole „Reszta: 0,00”,
  • „Zapłacono” > „Razem do zapłaty” – wystąpi reszta do wydania klientowi, jej kwota będzie widoczna w polu „Reszta”.

screen_4

faktura do paragonu

Po uzupełnieniu danych paragonu można go zatwierdzić. Opcja „Zapisz” spowoduje zapisanie paragonu w serwisie bez wydruku, opcja „Zapisz i drukuj” automatycznie dokona wydruku paragonu na drukarce fiskalnej.

Uwaga!

Wydrukowanie paragonu na drukarce fiskalnej uniemożliwi jego ewentualne usunięcie lub edycję.

Po wybraniu opcji „Zapisz” do wyboru będą opcje:

screen_5

wystaw fakturę

Paragon niefiskalny

Przy wystawianiu paragonu w serwisie, pod polem daty dostępna jest opcja „Paragon niefiskalny”. Paragon niefiskalny nie jest co do zasady dokumentem sprzedaży, może on służyć np. jako potwierdzenie otrzymania płatności. Kwota zarejestrowana na podstawie takiego paragonu nie zostanie uwzględniona w raportach dobowych i miesięcznych, a co za tym idzie – nie będzie on podstawą księgowania przychodów.

W związku z faktem, że udokumentowanie sprzedaży paragonem niefiskalnym nie jest wystarczające dla wykazania przychodu w serwisie, tego typu wpływy powinny być dodatkowo księgowane. Zapisów dokonuje się wtedy poza serwisem, w ewidencji przychodów bezrachunkowych – zobacz wzór.

Przychody ujęte w tej ewidencji wprowadza się do serwisu poprzez:

  • ­Faktury ➡ Nieudokumentowane ➡ Utarg dzienny brutto sprzedaży towarów, w przypadku sprzedaży towarów opodatkowanych w różnych stawkach VAT, gdy dla sprzedaży nie ma możliwości dokonania podziału na stawki VAT,
  • Faktury ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny VAT, w przypadku sprzedaży towarów opodatkowanych jedną stawką VAT, towarów dla których można dokonać podziału na stawki VAT lub sprzedaży usług.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mogą natomiast dowolnie wybrać sposób księgowania:

  • Rachunki ➡ Nieudokumentowane ➡ Utarg dzienny sprzedaży towarów,
  • lub

  • Rachunki ➡ Inne przychody ➡ Przychód uniwersalny nieVAT.
Lista paragonów

W zakładce Kasa fiskalna ➡ Lista paragonów można prześledzić wszystkie paragony, wystawione w danym miesiącu. W pozycji „Numer” może być wyświetlona jedna z trzech opcji:

  • (nie podano) – opcja wyświetlana jest przy wystawionym, ale niewydrukowanym paragonie,
  • numer paragonu – opcja wyświetlana przy wystawionym i wydrukowanym paragonie fiskalnym,
  • numer paragonu (niefiskalny) – opcja wyświetlana przy wystawionym i wydrukowanym paragonie niefiskalnym.

W polu „Akcje” widoczne będą również trzy kombinacje:

  • „Wystaw fakturę” w wersji nieaktywnej – opcja przy niewydrukowanych paragonach, wystawienie faktury do paragonu nie jest w tym przypadku możliwe,
  • „Wystaw fakturę”, „Protokół anulowania” i „Pomyłka” – opcje dostępne przy wydrukowanych paragonach, do których nie została wystawiona faktura,
  • „Pokaż fakturę” – opcja dostępna przy wydrukowanych paragonach, do których została wystawiona faktura.
Faktury do paragonu

Zgodnie z przepisami, fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego podatnik ma obowiązek wystawić tylko na żądanie klienta. Co istotne, nawet jeśli zostanie wyrażone takie żądanie, sprzedaż powinna zostać wprowadzona także na kasę fiskalną.

Dlatego też w przypadku wyrażenia takiego żądania przez klienta należałoby wystawić fakturę do paragonu. Można z niej skorzystać również wtedy, gdy przy sprzedaży został wystawiony paragon, a następnie kontrahent zwrócił się o wystawienie faktury jako firma. W takim przypadku na podstawie faktury nie będzie dokonywane rozliczenie – przychód i podatek VAT (w przypadku podatników czynnych) zostaną ujęte na podstawie paragonu, w raportach (dobowym i miesięcznym) z kasy, stanowiących podstawę rozliczenia sprzedaży.

Aby wystawić fakturę do paragonu należy przejść do zakładki:

  • Kasa fiskalna ➡ Lista paragonów ➡ Wystaw fakturę przy właściwym paragonie,
  • lub

  • „Wystaw fakturę do paragonu” w szczegółach paragonu po jego wystawieniu.

Fakturę wystawioną do paragonu można zobaczyć w zakładce „Lista paragonów” poprzez opcję „Pokaż fakturę” lub bezpośrednio w zakładce Faktury ➡ Lista faktur. Przy numerze takiej faktury widoczna jest adnotacja „FV – do paragonu”.

Raporty dobowe i miesięczne

Ewidencjonując przychody ze sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, przychodu nie księguje się na podstawie poszczególnych paragonów, lecz w oparciu o dobowe lub miesięczne raporty z kasy.

screen_6

towar lub usługa

Korzystając ze zintegrowanej z serwisem drukarki raporty dobowe można importować do serwisu bezpośrednio z urządzenia. W tym celu należy przejść do zakładki „Kasa fiskalna” i wybrać opcję „Importuj wydruk dobowy”.

Wydruki dobowe będą zapisywane kolejno w części:

  • „Wydruk dobowy z kasy fiskalnej VAT” – u podatników VAT czynnych,
  • „Wydruk dobowy z kasy fiskalnej nie VAT” – u podatników korzystających ze zwolnienia z VAT.

Poniżej będą one podsumowane w ramach jednego miesięcznego raportu w części „Wydruk miesięczny z kasy fiskalnej”. Na podstawie tego wydruku, z datą ostatniego dnia miesiąca, będą w ewidencjach rozliczane przychody zewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej.

screen_7

wydruk dobowy/miesięczny

Z opcji „Protokół anulowania” korzysta się przy zwrocie lub reklamacji towaru. Po przejściu do wystawiania protokołu numer paragonu i daty sprzedaży oraz zwrotu zostaną automatycznie uzupełnione, w razie konieczności podlegają edycji. Jako „Powód anulowania sprzedaży” należy wybrać właściwą opcję – „Zwrot” lub „Reklamacja”. Jako pozycję wpisujemy wartość zwracanego lub reklamowanego towaru. Numer protokołu zostanie nadany automatycznie przez serwis.

Po zapisaniu protokół anulowania można wydrukować i podpiąć pod niego oryginał paragonu. Wartość z protokołu zostanie uwzględniona w „Miesięcznej ewidencji zwrotów i reklamacji”.

screen_8

protokół aulowania

Opcja „Pomyłka” jest właściwa wtedy, gdy został wystawiony błędny paragon. Po jej wybraniu numer paragonu i data sprzedaży będą automatycznie uzupełnione, w razie potrzeby podlegają edycji. W pozycjach należy wprowadzić dane, które były ujęte na błędnie wystawionym paragonie.

Przykład

Przedsiębiorca wprowadzając zakup podręcznika na kasę pomylił się – zamiast przychodu w wysokości 20 zł, wprowadził 100 zł. Błędnie nabita kwota została wprowadzona jako pomyłka – w pozycjach wpisano dokładnie taką samą wartość, jak na paragonie. Po zapisaniu błędnie wystawiony paragon zostanie wyzerowany przez dodaną pomyłkę. Sprzedaż należy nabić na kasę ponownie, we właściwej wysokości.

Alternatywnie podczas wprowadzania pomyłki można wprowadzić jedynie błędną nadwyżkę – czyli w sytuacji, gdy zamiast 20 zł nabito wartość 100 zł, w pomyłce wprowadzamy wartość 80 zł (jak w przykładzie widocznym na poniższej ilustracji). Wtedy raporty z kasy zostaną pomniejszone o tę kwotę, i nie ma już konieczności wystawiania kolejnego paragonu na prawidłową kwotę.

Kwota wykazana jako pomyłka zostanie ujęta w „Miesięcznej ewidencji błędów i pomyłek”.

screen_10

protokół anulowania 2

Kwoty wpisane w ewidencjach zwrotów i reklamacji oraz błędów i pomyłek są uwzględniane zbiorczo w „Miesięcznym zestawieniu zwrotów, reklamacji i pomyłek”. Suma z tego zestawiania automatycznie pomniejsza miesięczny raport z kasy fiskalnej – do księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji sprzedaży VAT trafi już podliczona, pomniejszona wartość przychodu.

Wszystkie zestawienia są dostępne w serwisie w zakładce „Kasa fiskalna”.

screen_11

zestawienia

Przykład

Hurtownia papiernicza „Książeczka” we wrześniu kilka razy dokonała sprzedaży na rzecz osób fizycznych, którą zewidencjonowała na kasie. Zaimportowane raporty dobowe opiewały na następujące kwoty:

  • Raport 01/09/2015: 156 zł brutto (VAT 23%),
  • Raport 02/09/2015: 400 zł brutto (VAT 23%),
  • Raport 03/09/2015: 358 zł brutto (VAT 23%).

Po podsumowaniu kwota raportu miesięcznego za wrzesień wyniosła:

  • 156 zł + 400 zł + 358 zł = 914 zł brutto (VAT 23%).

W ciągu miesiąca jeden z klientów dokonał reklamacji towaru na kwotę 80 zł brutto. Ta kwota trafiła do „Miesięcznej ewidencji zwrotów i reklamacji”. W trakcie sprzedaży doszło także do jednej pomyłki – pracownik błędnie nabił paragon w kwocie 50 zł (transakcja nie miała miejsca i kwota nie powinna być nabita). Ta suma została ujęta w „Miesięcznej ewidencji błędów i pomyłek”.

Suma obu ewidencji zostanie uwzględniona w „Miesięcznym zestawieniu zwrotów, reklamacji i pomyłek”. We wrześniu będzie to zatem:

  • 80 zł + 50 zł = 130 zł brutto (VAT 23%).

W ewidencjach księgowych – księdze przychodów i rozchodów oraz ewidencji sprzedaży VAT w przypadku podatników VAT czynnych – księgowana będzie kwota raportu dobowego pomniejszona o zwroty, reklamacje i pomyłki z danego miesiąca. W tym przypadku zatem księgowaniu będzie podlegać kwota:

  • 914 zł – 130 zł = 784 zł brutto.
Kasy niezintegrowane

Pełna integracja serwisu ifirma.pl jest możliwa z określonymi modelami drukarek fiskalnych. Kasy fiskalne nie podlegają pełnej integracji z serwisem – niektóre modele mają jedynie funkcje importowania raportów okresowych z kasy.

Informacje na temat księgowania przychodów zewidencjonowanych na kasie niezintegrowanej znajdziesz w ifirma.pl.


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

W ifirma.pl
pełna obsługaJPK

Nowy rok, nowe obowiązki dla przedsiębiorców.

Poznaj zmiany podatkowe w 2018 r.:

Nie czekaj na ostatnią chwilę.

przeczytaj nasz poradnik


Sprawdź ofertę,
którą mamy dla Ciebie

Biuro Rachunkowe

89zł/mc

ZAREJESTRUJ SIĘ