Firma bez biura. Jak pracować zdalnie i efektywnie zarządzać zespołem

Nie każda firma musi mieć biuro, nawet jeśli zatrudnia pracowników. Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest praca zdalna. Taka forma zatrudnienia ma swoje plusy i minusy, zarówno dla pracowników jak i pracodawcy. Sprawdź, o czym warto pamiętać i na co uważać, decydując się na prowadzenie kilkuosobowej firmy bez biura.

Zatrudnianie zdalnych pracowników eliminuje koszty wynajmu lokalu, w tym opłat za media czy wynajęcie firmy sprzątającej. Zaoszczędzone pieniądze można przeznaczyć na rozwój firmy lub pensje. Decydując się na taką formę współpracy przedsiębiorca może też pozwolić sobie na zatrudnienie specjalistów z dowolnego miejsca w Polsce albo na świecie, bez ograniczania się do konkretnego miasta i bez konieczności ściągania ich do siebie.

Co na to przepisy

Każda firma musi mieć siedzibę – w urzędach należy podać adres, pod którym firma będzie sprzedawać, produkować lub świadczyć usługi. Jeśli przedsiębiorca nie chce wynajmować biura, jako główne miejsce prowadzenia działalności może podać swój adres zamieszkania.

Warto też wiedzieć, że praca zdalna, zwana też e-pracą lub telepracą, jest unormowaną w prawie pracy formą zatrudnienia pracowników. Według Kodeksu Pracy (Dział II Stosunek pracy, Rozdział II b – Zatrudnienie pracowników w formie telepracy) taka praca:

  1. Może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).
  2. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W skrócie można więc powiedzieć, że telepraca polega na świadczeniu pracy poza zakładem pracy i przesyłaniu jej wyników pracodawcy za pośrednictwem np. poczty e-mail.

Zatrudnienie pracowników w formie telepracy może się odbywać zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej, czyli o dzieło, zlecenie lub umowy agencyjnej.

Przeczytaj więcej: Telepraca

Zatrudnij właściwe osoby

Nie wszyscy nadają się do pracy zdalnej. Poza wymaganą wiedzą zdalny pracownik powinien umieć zarządzać własnym czasem i być samodzielnym. Szukaj osób, którymi nie trzeba zarządzać. Ważne są też zdolności komunikacyjne i jasne formułowanie myśli i poleceń, ponieważ komunikacja na odległość ma swoje ograniczenia.

Pamiętaj też, że nawet jeśli będziecie kontaktować się ze sobą jedynie od czasu do czasu, to warto poszukać osób, z którymi ten kontakt będzie przyjemnością. Praca z niezwykle zdolnym, ale trudnym we współpracy specjalistą również może okazać się niewypałem. Oczywiście nie chodzi o to, aby zamiast na kompetencjach pracowników skupiać się na ich charakterze. Warto jednak spróbować to wypośrodkować. „90% kultury organizacyjnej w firmie tworzą ludzie, których zatrudniasz”, uważa Sean Byrnes, anioł biznesu i CEO Flurry.

Przeczytaj więcej: Zatrudnianie pracownika

Zadbaj o dobrą komunikację

Dużym utrudnieniem, szczególnie na początku, może być brak poczucia kontroli nad pracownikami. Omawianie bieżących zadań i kontrolowanie ich pracy przez Internet jest trudniejsze, nawet pomimo różnych rozwiązań technologicznych.

Musisz mieć pewność, że twoi pracownicy dokładnie wiedzą, czego od nich oczekujesz, co mają zrobić i co się aktualnie dzieje. Każdy powinien znać swoją rolę w zespole i wiedzieć, do kogo może się zgłosić, jeśli ma problem. Równie ważny jest feedback. Poza delegowaniem zadań dobrzy liderzy umieją także słuchać, zadawać pytania i udzielać wskazówek. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie do firmowego grafiku krótkich, regularnych spotkań z pracownikami, np. przez Skype’a lub Google Hangouts, w czasie których zespół będzie mógł porozmawiać nad czym pracuje, co jeszcze jest do zrobienia, czy są jakieś problemy.

Warto też od czasu do czasu zorganizować spotkanie na luzie. Pracując zdalnie trudniej jest też budować i podtrzymywać relacje ze współpracownikami, a to może mieć wpływ na morale zespołu. Warto zadbać o dobre relacje z pracownikami oraz zapewnić im miejsce, w którym będą mogli rozmawiać ze sobą nie tylko na tematy związane z pracą. Dzięki temu łatwiej będzie im się poznać i zaprzyjaźnić. Jeśli uważasz, że taka videokonferencja się nie sprawdzi, to spróbuj założyć kanał tematyczy na Slacku, czat grupowy na Skype albo nawet grupę na Facebooku.

Ustal nakładające się godziny

Praca zdalna kojarzy się z elastycznymi godzinami pracy. Jedni pracownicy wolą pracować rano, a drudzy wieczorami, dzięki czemu są bardziej wydajni. Takie rozwiązanie może jednak utrudniać pracę całego zespołu – trudniej jest działać, gdy odpowiedzi na maile i inne wiadomości przychodzą z kilkugodzinnym opóźnieniem. Dodatkowo, jeśli sam będziesz pracować kiedy chcesz, to tak naprawdę będziesz pracować zawsze. A to oznacza, że będzie można do ciebie dzwonić od poniedziałku do niedzieli, zarówno o siódmej rano, jak i o dziesiątej wieczorem.

Pomyśl więc, czy nie warto narzucić sobie i pracownikom dwie-trzy godziny dziennie lub tygodniowo, w czasie których wszyscy powinni być online.

Przeczytaj więcej: Oddzielanie czasu wolnego i pracy

Mapuj projekty

O wiele łatwiej jest usiąść do pracy lub kontrolować postępy zespołu, kiedy wie się dokładnie, co jest jeszcze do zrobienia. Warto planować i rozpisywać wszystkie ważne projekty na tablicy lub na osi czasu.

Często stosowaną przez startupy i programistów metodą organizowania pracy jest Scrum. Metoda ta polega na tym, że projekty i zadania wypisuje się na karteczkach, a następnie przypina do odpowiednich kolumn na tablicy – kolumny oznaczają kolejne elementy procesu (np. „zaplanowane”, „w trakcie pracy”, „testowane”, „pilne do dokończenia”, „zrobione”). W pierwszej kolumnie tworzy się kolejkę zadań, którym nadaje się priorytety i określa, ile godzin jest na nie przewidywanych (wykorzystując różne kolory karteczek można podzielić je na kategorie). Następnie karteczki przypina się kolejno od lewa do prawa, w miarę postępu prac, aż do sekcji „zrobione”.

Dzięki temu można śledzić na bieżąco rozwój projektu, oszacować z czym są największe problemy, czy prace idą zgodnie z harmonogramem oraz jak dużo zadań zostało jeszcze do końca. Pozwala to łatwiej kontrolować pracę zespołu – pracownicy zdalni są z reguły rozliczani zadaniowo, za osiągnięte efekty, a nie za czas spędzony przy komputerze.

Przeczytaj więcej: Zarządzanie zadaniami


aplikacje dla firm

Narzędzia

Poza praktycznymi wskazówkami przygotowaliśmy dla Was listę narzędzi i aplikacji, które pomogą Wam zarządzać zespołem i zadaniami:

  • Toggl – aplikacja służąca do śledzenia czasu pracy, stworzona głównie z myślą o freelancerach. Cała obsługa sprowadza się do dodawania zadań (można je dowolnie tagować i przydzielać do projektów) i mierzenia czasu ich realizacji. Dzięki Toggl w łatwy sposób można sprawdzić, które zadania zabierają nam najwięcej czasu, a w efekcie tego sprawniej zarządzać projektami i lepiej wyceniać swoją pracę.
  • Trello – prosta i szybka aplikacja do zarządzania zadaniami. Umożliwia tworzenie tablic składających się z sekcji (standardowo każda tablica składa się z trzech kolumn: To Do, Doing i Done), na które można dodawać zadania, nadając im rożne etykiety, priorytety, deadliny i przydzielać je do konkretnych osób z zespołu. Dodatkowo każde zadanie można skomentować. Trello jest zintegrowane z Dropboxem i dostępne jako aplikacja webowa, aplikacja na Kindle i na Androida oraz iOS.
  • Nozbe – aplikacja do zarządzania zadaniami i projektami, stworzona przede wszystkim z myślą o pracy zespołowej. Umożliwia tworzenie projektów, dodawanie i delegowanie zadań, komentowanie ich, a także udostępnianie plików. Dodatkowo można ją łatwo zintegrować z Evernote, kalendarzem Googles czy Dropboxem. Aplikacja jest dostępna w wersji deskopowej i mobilnej (Android + iOS).
  • Google Docs – darmowe narzędzie Google umożliwiające tworzenie, współdzielenie i edytowanie plików (pliki tekstowe, arkusze, prezentacje, formularze), zarówno offline, jak i online. Goodle Docs działa na telefonie, tablecie lub komputerze. Co więcej, narzędzie współpracuje z plikami Word – nie trzeba więc kupować oprogramowania – i jest zintegrowane z Google Drive.
  • Facebook Groups – można wykorzystać je jako darmowe, podręczne narzędzie do wymiany plików i komunikacji z członkami zespołu.
  • Flow – przejrzysta i łatwa w obsłudze aplikacja służąca do zarządzania zadaniami. Umożliwia tworzenie rozbudowanych zadań, sporządzanie i priorytetyzowanie list oraz przypisywanie ich do konkretnych projektów i osób. Działa w wersji deskopowej, a także jako aplikacja na Androida i iOS.
  • Slack – narzędzie do zarządzania projektami i komunikacją w firmie. Umożliwia wysyłanie wiadomości (na chacie, w grupach, w otwartych i prywatnych kanałach tematycznych oraz poprzez wiadomości prywatne), a także udostępnianie plików na zasadzie drag and drop. Co wygodne, można go łatwo zintegrować z takimi usługami jak Trello, Google Docs, GitHub czy nawet RSS. Slack działa w wersji webowej, a także jako zewnętrzna aplikacja na Maca oraz aplikacja na iOS i Androida.
  • Google Hangouts – aplikacja do wysyłania wiadomości oraz prowadzenia rozmów głosowych i wideo. Umożliwia prowadzenie rozmów grupowych (czat – do 150 osób; rozmowa wideo – do 10 osób), udostępnianie ekranu, zdjęć i map, a także wykonywanie połączeń telefonicznych i wysyłanie SMS-ów. Działa w wersji webowej i mobilnej.
  • CRM ifirma.pl – nasza darmowa aplikacja CRM do zarządzania relacjami z klientem. Dzięki funkcji „Projekty” można łatwo zaplanować i realizować kolejne etapy swoich działań, na bieżąco je monitorując i wprowadzając konieczne zmiany. Aplikacja zawiera też kilkanaście rodzajów raportów i wykresów, m.in. krzywą przychodów i wydatków czy rentowność projektów.

Jeśli znacie inne pomocne narzędzia, to koniecznie podzielcie się nimi w komentarzu.

Napiszcie też, co sądzicie o pracy zdalnej – warto, czy lepiej jednak pracować w biurze?

Narzędzia Freelancera

Narzędzia Freelancera to cykl wpisów, w ramach którego przedstawiamy zestaw narzędzi przydatnych dla grafików, programistów, coachów, copywriterów, tłumaczy, doradców, fotografów, software developerów, marketerów i innych freelancerów.
Pokazujemy przydatne aplikacje do obróbki grafiki, programy do organizacji czasu, aplikacje do tworzenia tekstów, strony ze stockami, szablony WordPress, najnowsze fonty i inne. Większość z nich jest dostępna za darmo.

Facebook Google+  

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej