Jak otworzyć kawiarnię

Picie kawy deklaruje już 90 procent dorosłych Polaków. Spożywamy jej średnio 95 litrów rocznie na mieszkańca, coraz częściej eksperymentując ze smakami i kupując mieszanki premium. Jednak po kawę sięgamy nie tylko w domu i pracy. Według CHI Polska już 53 proc. Polaków odwiedza kawiarnię co najmniej raz w miesiącu, a liczba ta rośnie z roku na rok. Nic dziwnego, że w Polsce otwiera się coraz więcej nowych kawiarni, zarówno tych dużych, sieciowych, jak i mniejszych, lokalnych.

Wbrew pozorom nie jest to prosty biznes – wymaga odpowiedniego przygotowania, sporej sumy pieniędzy i jeszcze więcej pracy. Jak jednak mawiał Henry Ford: Nic nie jest szczególnie trudne do zrobienia, jeśli tylko rozłożyć to na etapy. Podpowiadamy więc, jak krok po kroku założyć własną kawiarnię.

W artykule wskażemy Wam też na co zwrócić uwagę i czego unikać przy zakładaniu kawiarni, wspomnimy o kilku ciekawych trendach i przyjrzymy się, jak to robią inni. Zaczynamy!

Jak założyć firmę krok po kroku

W praktyce założenie kawiarni sprowadza się do kilku najważniejszych punktów:

  • dobrego pomysłu na biznes,
  • znalezienia odpowiedniego lokalu,
  • rejestracji firmy,
  • otrzymania licencji na alkohol i zgody od Sanepidu,
  • zatrudnienia ludzi.

Nie można też oczywiście zapomnieć o marketingu.

Biznesplan kawiarni

Dobry pomysł i biznesplan kawiarni są podstawą. Warto zastanowić się nad charakterem kawiarni, a także dokładnie sprawdzić konkurencję i zapotrzebowanie na rynku. W dużych miastach klienci zamawiają zarówno kawy, jak i śniadania czy sałatki, tymczasem w mniejszych miastach do kawiarni chodzi się na kawę i ciastko. Możliwe więc, że tarta z warzywami nie będzie sprzedawała się tam najlepiej, a tym samym kawiarnia nie będzie potrzebowała pieca konwekcyjnego, który kosztuje aż 1800 zł.

Najczęściej kawiarnie odwiedzają kobiety, a najpopularniejszą kawą jest latte, choć widać też wzrost zainteresowania kawą cappuccino (raport Cafe Monitor 2014 ARC Rynek i Opinia). Głównym kryterium wyboru kawiarni przez klientów jest smak kawy i napojów. Coraz chętniej sięga się po kawę premium, co jest w pewien sposób związane z rosnącą modą na zdrowe żywienie. Według badania przeprowadzonego przez Instytut Badania Opinii “Homo Homini” dla Makro Cash & Carry lokalne kawiarenki preferuje prawie 40 procent badanych Polaków, a podczas jednej wizyty wydajemy w kawiarniach najczęściej od 10 do 25 zł. To – w skrócie – główne trendy kawiarniane, które warto znać, szukając pomysłu na własny biznes.

Kawiarni przyda się też dusza, czyli klimat i atmosfera, którymi wyróżni się od konkurencji i będzie przyciągać klientów. To może być kawiarnia w stylu PRLowskim, kawiarnia dla młodych rodziców, kawiarnia dedykowana seniorom, kawiarnia filmowa czy… połączona z serwisem i sklepem rowerowym.

Co ważne, oferta kawiarni musi być przez cały czas spójna i trzymać się obranego wcześniej pomysłu. Jeśli lokal ma być utrzymany w stylu morskim i oferować najlepszej jakości kawy z „pirackim” rumem, nie powinno się tam używać najtańszego koncernowego alkoholu, wprowadzać wystroju w stylu country albo nazw w stylu PRLowskim. W przeciwnym razie nie uda się zbudować silnej marki, która będzie budzić zaufanie u klientów.

Gdy ma się dobrze przemyślany koncept kawiarni, można przejść do pisania biznesplanu.

Jak napisać biznesplan

Nie da się założyć kawiarni bez budżetu na start. Na założenie kawiarni potrzeba minimum ok. 30 tysięcy złotych. Jeśli nie posiada się takiej kwoty, w miarę możliwości warto postarać się o dofinansowanie ze środków unijnych, z Urzędu Pracy, skorzystać z leasingu lub wziąć kredyt. Aby dostać dotację z Unii, należy wziąć udział w projekcie. Projekty unijne pojawiają się zawsze od stycznia do marca na stronie Wojewódzkiego Urzędu Pracy. W celu zakwalifikowania się do projektu należy spełnić określone kryteria. Kryteria różnią się w zależności od projektu i najczęściej dotyczą wieku, miejsca zamieszkania, statusu i płci osoby składającej wniosek. Po zgłoszeniu się i zakwalifikowaniu do projektu powinno się wziąć udział w wybranym szkoleniu (z marketingu, księgowości, pisania biznesplanu, przedsiębiorczości itd.), a następnie złożyć biznesplan.

Wygląd, treść i objętość dokumentu zależy od tego, w jakim celu jest on pisany i na jakich elementach biznesu się koncentruje. Aby pozyskać dotację, należy napisać biznesplan pełny (zwany też planem roboczym) o objętości od 20 do 40 stron. W takim biznesplanie powinny się znaleźć:

  • opis misji i celów firmy, sprzedawanych produktów lub usług,
  • szczegółowe informacje o zarządzie, pracownikach i klientach – informacje o docelowym segmencie rynku i strategii rynkowej,
  • prognozy finansowe obejmujące okres 3-5 lat,
  • szczegółowy opis kanałów sprzedaży i dystrybucji,
  • bilans, analiza ryzyka i zagrożeń ze strony konkurencji,
  • harmonogram wdrożenia.

Przy pisaniu biznesplanu obowiązuje kilka podstawowych reguł. Warto zwrócić na nie uwagę, by uniknąć najczęściej popełnianych błędów i zwiększyć szanse na otrzymanie dotacji.

Biznesplan powinien odpowiadać na pytania: kto?, co?, gdzie?, kiedy?, jak? Powinien być tak napisany, aby czytająca go osoba mogła zapoznać się z pomysłem w ciągu 15 minut, a cały plan przeczytać w ciągu godziny. Należy zawrzeć w nim tylko najpotrzebniejsze informacje, niektóre z nich można ująć w formie wykresów, rysunków i ilustracji. Czasem warto zawyżyć wydatki i zaniżyć przychody. Czytelnik biznesplanu doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że firma ma konkurentów i grozi jej pewne ryzyko. Należy więc wymienić i nazwać wszystkie te elementy – w ten sposób udowodni się czytelnikowi, że firma sobie z nimi poradzi.

Każdy przedsiębiorca powinien napisać biznesplan dla swojej firmy. Przydaje się on zarówno przy staraniu o dotację, jak i pomaga w zarządzaniu i planowaniu dalszych działań firmy.

Biznesplan kawiarni to jedno. Równolegle czeka nas jeszcze kilka innych formalności.

Obowiązki i formalności

Rejestracja kawiarni

Procedury rejestracji kawiarni nie różnią się zbytnio od procedur rejestracji tradycyjnej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca musi wybrać odpowiedni kod PKD (kod PKD dla kawiarni można sprawdzić w naszym serwisie pkd.com.pl), a także złożyć wniosek o wpis do CEIDG, w którym podaje się swoje dane oraz dane przyszłej firmy. Wniosek składa się w dowolnym urzędzie miasta/gminy/dzielnicy, listem poleconym lub drogą online. Można to zrobić na przykład w zakładce ifirma.pl/ceidg.

Następnie należy złożyć formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA. W przypadku pierwszego przedsiębiorca zgłasza się jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego, a w przypadku drugiego: do ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego.

Przyszły właściciel kawiarni powinien także zarejestrować się do VAT, składając w tym celu formularz VAT-R w Urzędzie Skarbowym. Jeśli planuje zatrudnić pracowników na umowę o pracę, w ciągu 14 dni od założenia działalności powinien powiadomić o tym inspektora pracy.

Sprawdź: Jak założyć własną działalność gospodarczą krok po kroku

Koncesja

Trudno wyobrazić sobie kawiarnię bez koniaku, lampki wina czy fantazyjnego drinka. Aby jednak móc sprzedawać alkohol należy mieć zezwolenie – potocznie „koncesję na alkohol”. Zezwolenie na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych wydaje wójt, burmistrz albo prezydent miasta właściwy ze względu na lokalizację punktu sprzedaży. W przypadku kawiarni, czyli handlu detalicznego i sprzedaży alkoholu przeznaczonego do spożycia w miejscu sprzedaży, zezwolenia wydaje się na czas nie krótszy niż 4 lata.

Wniosek o wydanie zezwolenia powinien zawierać:

  • oznaczenie rodzaju zezwolenia,
  • oznaczenie przedsiębiorcy, jego siedzibę i adres (w przypadku ustanowienia pełnomocników ich imiona, nazwiska i adres zamieszkania),
  • numer w rejestrze przedsiębiorców lub ewidencji działalności gospodarczej,
  • przedmiot działalności gospodarczej,
  • adres punktu sprzedaży,
  • adres punktu składowania napojów alkoholowych (magazynu dystrybucyjnego).

Do wniosku należy dołączyć następujące załączniki:

  • kserokopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS (z zaświadczenia musi wynikać, że przedsiębiorca w swoim przedmiocie działalności ma sprzedaż alkoholu);
  • kserokopię dokumentu potwierdzającego tytuł prawny wnioskodawcy (np. umowa najmu, umowa użyczenia, umowa dzierżawy, akt własności) do lokalu, w którym ma być prowadzona sprzedaż napojów alkoholowych;
  • pisemną zgodę właściciela, użytkownika, zarządcy lub administratora budynku – jeżeli punkt sprzedaży będzie zlokalizowany w budynku mieszkalnym wielorodzinnym;
  • oryginał decyzji właściwego państwowego powiatowego inspektora sanitarnego, potwierdzającej spełnienie warunków sanitarnych przez punkt sprzedaży.

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność w tym zakresie wpłaca (przed wydaniem zezwolenia) na rachunek gminy:

  • 525,00 zł – sprzedaż napojów alkoholowych zawierających do 4,5% alkoholu i piwo;
  • 525,00 zł – sprzedaż napojów alkoholowych zawierających od 4,5% do 18% alkoholu;
  • 2.100,00 zł – sprzedaż napojów alkoholowych zawierających powyżej 18% alkoholu.

Oprócz ceny za wydanie pozwolenia, co roku musimy uiszczać opłatę za sprzedaż detaliczną alkoholu.

Sprawdź: Koncesja na alkohol

Lokal

Warto wejść na stronę miejskiego Zarządu Zakładu Gospodarowania Nieruchomościami i sprawdzić listę wolnych pomieszczeń, które można wynająć. Najlepsze miejsce na kawiarnię to centrum miasta, centrum handlowe, a także często uczęszczane ulice ze sklepami i biurowcami. Przed podjęciem decyzji warto więc odwiedzić daną lokalizację i sprawdzić, jak wiele osób tamtędy przechodzi, jak wygląda otoczenie i czy w pobliżu znajduje się konkurencja.

Następnie można przystąpić do przygotowywania lokalu pod kawiarnię, a później postarać się o pozwolenie od Sanepidu.

Przygotowanie lokalu pod działalność usługową potrafi kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Im większy, tym większe koszty. W większej miejscowości sam wynajem lokalu może kosztować ok. 10 000 zł miesięcznie, podczas gdy remont kawiarni o powierzchni 50-60 metrów kwadratowych kosztuje nawet 120 tysięcy złotych, choć oczywiście istnieją o wiele tańsze rozwiązania. Istotny jest też rodzaj budownictwa. Starsze budownictwo wiąże się z mniejszym czynszem, ale na to konto wymaga więcej remontów – głównie infrastruktura. Aby spełnić wymogi, kawiarnia powinna mieć odpowiednią klimatyzację i kanalizację, co najmniej 3 metry wysokości, zaplecze ze zlewozmywakiem, toaletę, 2 wejścia i szatnię (lub miejsce, które będzie pełnić taką funkcję – np. wieszak na ubrania), a na podłodze w kuchni powinny znajdować się płytki (powierzchnia łatwozmywalna).

Jeśli w kawiarni sprzedawany jest alkohol, Sanepid często wymaga oddzielnych ubikacji dla kobiet i mężczyzn, choć nie jest to regułą.

Wyposażenie

W kawiarni niezbędny jest przede wszystkim ekspres. Można zdecydować się na sprzęt nowy lub używany, zakupić go lub wziąć w leasing.

Samodzielny zakup:

    + nie wiążesz się z żadną firmą,
    + możesz zamawiać różne rodzaje kaw, w dowolnej ilości,
    – ponosisz koszty dostawy,
    – jednorazowy wydatek rzędu 10 000 złotych,
    – samodzielnie musisz serwisować sprzęt.

Leasing:

    + dostawca zajmuje się serwisowaniem sprzętu,
    + stała cena kawy,
    + bezpłatna dostawa,
    – co miesiąc musisz kupować stałą ilość kawy,
    – ceny kawy i ekspresu najczęściej są zawyżone.

Na rynku można także znaleźć dobre, używane ekspresy. Odradzamy kupowanie tych, które mają więcej, niż dwa lata. Ceny ekspresów wahają się od 2 000 do nawet 40 000 tysięcy. W miarę możliwości nie powinno się oszczędzać na ekspresie – jest sercem każdej kawiarni, i to na nim zarabia się pieniądze.

Wyposażenie lokalu zależy zarówno od budżetu, jak i od samego pomysłu na kawiarnię. Poza ekspresem potrzebne będą zapewne jeszcze blender, młynek, kostkarka i kruszarka do lodu, mikrofalówka czy chłodziarko-zamrażarka. Piec konwekcyjny jest dobrym pomysłem, jeśli w kawiarni mają być serwowane wypieki (np. tarty czy fornetti). Serwowanie kawy z filiżanek wiąże się z zakupem zmywarko-wyparzarki. Nie obejdzie się też bez gablot, stolików, krzeseł, oświetlenia, sprzętów kuchennych, naczyń, sztućców, kieliszków itd. oraz dodatków do wystroju wnętrz, fartuszków dla personelu czy alarmu przeciwwłamaniowego. To wydatek rzędu 50 000 – 60 000 zł, jeśli zależy nam na nowym sprzęcie. Kupując sprzęt używany, lokal można wyposażyć już za 25 – 30 000 zł, czyli o połowę taniej. W ramach oszczędności warto skorzystać z usług komisu gastronomicznego, przejrzeć oferty na Allegro, OLX czy na aukcjach komorniczych albo podpisać umowę z dostawcą kawy, który zaopatrzy nas w ekspres bądź porcelanę. Producenci napojów bezalkoholowych udostępniają lokalom szklanki i chłodziarki, a alkoholowych – kieliszki.

Co ważne, w kawiarni konieczna będzie także kasa fiskalna (ok. 1 000 zł). Od 1 stycznia 2015 brak zwolnienia z kasy fiskalnej zacznie dodatkowo obejmować świadczenie usług związanych z wyżywieniem (PKWiU 56/), które są świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz katering. Więcej o kasach fiskalnych: Zmiany w kasach fiskalnych od roku 2015.

Wyposażając lokal warto pomyśleć o dobrym internecie. Klienci bardzo lubią kawiarnie, które oferują darmowe WiFi.

Sanepid

Mimo że 17 stycznia 2013 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, znosząca obowiązek zawiadamiania inspektora pracy i inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności, przedsiębiorca musi uzyskać od Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego zgodę na prowadzenie kawiarni w wybranym lokalu. W tym celu należy przygotować dokumenty:

  • projekt technologiczny lokalu,
  • książkę kontroli,
  • sanepidowską książeczkę zdrowia,
  • wyniki z badania wody,
  • umowę na wywóz śmieci,
  • wyniki deratyzacji (odrobaczania),
  • szkolenie BHP pracowników,
  • zestawienie temperatury w lodówkach i zamrażarkach, zestawienie codziennej higieny podłóg i sprzętów oraz zestawienie dostawy (mogą być zeszyty).

Małe punkty gastronomiczne powinny wdrożyć zasady Dobrej Praktyki Higienicznej GHP oraz Dobrej Praktyki Produkcyjnej GMP. W tym celu należy stworzyć opisy maszyn i wyposażenia, procesów mycia i dezynfekcji podłóg i sprzętów, magazynowania żywności, opis pomieszczeń i ich funkcji czy stosowanej formy zabezpieczenia przed szkodnikami.

Po kontroli z Sanepidu nie pozostaje nic innego, jak rozpocząć prowadzenie biznesu. Na początek warto rozreklamować się wśród znajomych. Można też pomyśleć o ulotkach i reklamie w mediach społecznościowych.

Sprawdź: Jak wypromować firmę lokalnie

Kilka pomysłów na kawiarnię

Własna kawiarnia jest wymagającym biznesem, ale po pewnym czasie można zarabiać na niej nawet około 10 000 zł miesięcznie. Choć w ostatnim czasie mieliśmy w Polsce wysyp kawiarni, to na rynku wciąż jest miejsce na nowe.

Nawet jeśli na danej ulicy działają już trzy kawiarnie, nie oznacza to, że nie można tam otworzyć czwartej. W ten sposób działają banki i salony sieci komórkowej – niemal zawsze są blisko siebie, podbierając sobie klientów, a zarazem przyciągając ich w to miejsce i korzystając z renomy pozostałych lokali.

Grunt to pomysł. Powołując do życia kawiarnię należy wyróżnić się od innych i zadbać o panującą tam atmosferę. Klienci przychodzą do kawiarni zarówno dla kawy, jak i dla chwili relaksu. Jeśli miejsce im się podoba, to chętnie do niego wracają i polecają je znajomym.

Pomysły na biznes

W Gdyni istnieje kawiarnia filmowa Cafe Klaps. Właściciele ozdobili ściany taśmami filmowymi i zdjęciami gwiazd polskiego kina; stworzyli też kącik komedii „Kingsajz”. Lokal cieszy się popularnością wśród trójmiejskiego środowiska artystycznego. W Warszawie powstała natomiast KAFKA, połączenie kawiarni i księgarni. Poza kawą i smakołykami można tam dostać również książki na wagę (10 zł/kilo).

Trochę innym miejscem jest koszalińska kawiarnia Puszczyk, będąca połączeniem kawiarni i sali zabaw dla najmłodszych. Prowadzone są tam zajęcia rozrywkowo-edukacyjne i warsztaty taneczne dla dzieci. W menu znaleźć można słodycze, kanapki, dania dla alergików i pań w ciąży. W lokalu znajduje się też specjalne miejsce dla karmiących mam.

Wrocław ma tymczasem Szpilkę – kawiarnię i zarazem pracownię krawiecką wyposażoną w maszyny do szycia, materiały, akcesoria krawieckie, manekiny i przymierzalnię. Cyklicznie organizowane są tam warsztaty szycia. Inną ciekawą wrocławską kawiarnią jest Panato Cafe. Zamiast płacić za kawę i ciastka, goście płacą za spędzony w lokalu czas.

10735031_307255849460767_1899781665_n
blt & flatbreads; źródło: @tfurca

A jak radzą sobie duże marki?

Sekret Starbucksa

Jedną z najpopularniejszych kawiarni na świecie jest Starbucks. Kawiarnia Howarda Schultza chwali się, że oferuje wysokiej jakości, najlepszą kawę na świecie. W 2008 roku zamknęła wszystkie swoje lokale w USA, zawieszając na 7100 zamkniętych drzwiach informację:


„Potrzebujemy trochę czasu, by ulepszyć nasze espresso. Przygotowanie dobrego espresso wymaga wprawy. Dlatego też postanowiliśmy poświęcić się udoskonaleniu tej sztuki.”

W tym samym roku „Consumer Reports” opublikował wyniki testu, w którym kawa ze Starbucksa wypadła gorzej od kawy z McDonald’sa.

Jednak klientów do Starbucksa przyciąga coś więcej, niż kawa. Kawiarnia oferuje cudowne doświadczenia zarówno klientów, jak i jego pracowników. Stara się być czymś w rodzaju „Trzeciego Miejsca” – po domu i pracy, w którym klient może się zatrzymać i uznać za swoje, spotkać się z przyjaciółmi. W środku panuje relaksująca, przytulna atmosfera, a pracownicy zwracają się do klientów po imieniu; z optymizmem, życzliwością i szacunkiem. Starbucks to otoczenie, klimat, możliwość doświadczenia czegoś przyjemnego.

Choć kawiarnia nigdy nie zachęcała do bycia „cool”, w pewnym momencie zaczęła być oznaką prestiżu. Bywanie w Starbucksie stało się modne. Tak jak w Polsce jest on symbolem Zachodu i lepszego życia, tak i Amerykanom z klasy średniej daje dokładnie to, czego chcą: bycia lepszymi, bardziej uprzywilejowanymi. Chodząc z kubkiem z logo tej marki nie jest się tylko osobą pijącą kawę – jest się młodym, niezależnym, dobrze sytuowanym człowiekiem. Wystarczy kupić kawę.

Aktualnie sieć kawiarni Howarda Schultza odwiedza każdego tygodnia ponad 60 milionów klientów. Rocznie Starbucks zużywa 2 300 000 000 papierowych kubków i 20 000 000 kilogramów kawy. Marka na dobre zadomowiła się w światowej popkulturze: pojawiła się m.in. w Terminalu, Jestem Sam, Seksie w wielkim mieście, Masz wiadomość, American Life Madonny, Mrocznym rycerzu czy filmie Diabeł ubiera się u Prady.

Może już czas na jakąś globalną, polską sieć kawiarni?

Warto spróbować

Pomimo formalności do spełnienia i wymaganych pieniędzy na start własna kawiarnia może być bardzo ciekawym i opłacalnym biznesem. Szczególnie teraz, kiedy kawiarnie są jednym z najpopularniejszych miejsc spotkań. To dobry pomysł zarówno dla nowicjuszy, jak i dla tych, którzy mają już doświadczenie w gastronomii.

Czy znacie przykłady jakichś ciekawych kawiarni? Koniecznie podzielcie się nimi w komentarzu.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Jednolity Plik Kontrolny bez dodatkowych opłat.
  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • Piotr
    • Niestety wygląda na to, że nie – film został usunięty. (A podobno w internecie nic nie ginie).

      • Piotr

        Podobno ;) Pamiętacie co to był za film ? Dużo wnosił do tematu ?

        • To było krótkie video prezentujące jakąś amerykańską kawiarnię połączoną z serwisem rowerowym; właściciel opowiadał skąd taki pomysł na biznes i jak to u niego na co dzień wygląda. Niestety nie pamiętam już nazwy.

  • Alex

    W Olsztynie powstała rowerowa kawiarnia ;)

Sprawdź ofertę,
którą mamy dla Ciebie

Biuro Rachunkowe

89zł/mc

ZALOGUJ SIĘ