Biuro Rachunkowe

od 89 zł miesięcznie

  • Obsługa JPK – bez dopłat.
  • Pełna odpowiedzialność za dokumentację.
  • Wygodne dostarczanie dokumentów.

PORÓWNAJ CENY

Zleć swoją księgowość

Jak powinna wyglądać faktura VAT?

Zgodnie z art. 2 pkt. 31 Ustawy o podatku od towarów i usług przez fakturę rozumie się „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”.

Nie istnieją żadne wymogi co do nazwy dokumentu będącego fakturą. Podatnicy mogą zatem nazywać takie dokumenty „fakturą” lub „fakturą VAT”. W serwisie widnieje nazwa „faktura VAT”. Sama nazwa dokumentu nie ma wpływu na sposób i prawo do jej rozliczenia. Ustawodawca nie określił graficznego wyglądu, ale wymienił elementy które powinny się na niej znaleźć.

Niezbędny zakres danych, które powinna zawierać faktura wskazuje art. 106e ustawy VAT:

  1. data wystawienia;
  2. Od stycznia 2014 r. ogólną zasadą jest, iż fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, maksymalnie 30. dnia przed wykonaniem czynności.

    Wystawiając dokumenty sprzedaży należy ustawić w serwisie miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (dostawy). Data wystawienia faktury nie musi być zgodna z ustawionym miesiącem księgowym. Na liście faktur w zakładce „faktury” dokumenty będą widoczne w miesiącu zgodnym z datą wystawienia widniejącą na fakturze.

  3. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  4. Serwis ifirma.pl umożliwia tworzenie własnych serii numeracji faktur w zakładce “pulpit” ➡ “konfiguracja” ➡ “faktury” ➡ “serie numeracji”.
    Po wyborze serii numeracji, serwis automatycznie nadaje kolejne numery dla wystawianych faktur VAT zaczynając od 1, a jeśli Użytkownik chce kontynuować numerację faktur wystawianych poza serwisem, to w polu “pierwszy numer” podaje numer właściwy dla kolejnej wystawianej faktury.

  5. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  6. Wszystkie dane dotyczące wystawcy faktury należy wprowadzić w serwisie w zakładce “pulpit” ➡ „konfiguracja” ➡ ”Dane właściciela” oraz „Dane firmy”.

    Dane kontrahenta można uzupełnić podczas wystawiania faktury lub w zakładce „CRM”.

    Dane możemy pobrać z bazy GUS wprowadzając NIP kontrahenta oraz przepisując kod z obrazka (captcha) lub też można wprowadzić wszystkie dane samodzielnie.
    Każdy użytkownik posiada nadany przez Użytkownika serwisu identyfikator. Jest to nazwa, która ułatwi wyszukiwanie kontrahenta z naszej bazy.

    Przy dużej liczbie kontrahentów, aby ułatwić posługiwanie się listą kontrahentów, możemy skorzystać z funkcji “Kontrahenci Aktywni” – czyli tacy, których dane będą pojawiały się na rozwijanej liście kontrahentów podczas wystawiania faktury. Pozostali kontrahenci również będą w bazie, ale aby wywołać ich dane będzie trzeba ich aktywować.

    Aktywowanie i dezaktywowanie kontrahentów odbywa się poprzez zakładkę “CRM” ➡ ”Lista kontrahentów” ➡ “Lista aktywnych”.

  7. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. A;
  8. NIP podatnika wpisujemy w zakładce “pulpit” ➡ “konfiguracja” ➡ „Dane firmy”.

  9. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  10. NIP kontrahenta wprowadzamy w danych kontrahenta.

  11. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  12. Przez dostawę towarów należy rozumieć datę przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Najczęściej prawo do dysponowania towarem jak właściciel przechodzi na nabywcę w momencie wydania mu towaru. Datę podajemy bezpośrednio na formularzu faktury. Wystawiając dokumenty sprzedaży należy ustawić w serwisie miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (dostawy).

  13. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  14. Nazwę możemy wprowadzić bezpośrednio na formularzu faktury lub możemy pobrać ją z bazy “Standardowych towarów i usług”. Lista ta przyspieszy procedurę wystawiania faktur. Bazę tworzymy w sposób następujący: zakładka “faktury” ➡ “towary i usługi”. Tworzymy odrębne listy dla towarów lub usług wyliczanych od cen netto, od cen brutto oraz dla eksportu.

  15. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  16. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  17. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  18. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  19. stawkę podatku;
  20. Stawka podstawowa podatku od towarów i usług wynosi obecnie 23%. Przepisy ustawy o podatku od towarów przewidują obecnie stosowanie stawek obniżonych: 8% , 5% i 0%.

  21. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  22. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  23. kwotę należności ogółem.
  24. Dane z pkt 8-12 oraz podsumowania z pkt. 13-15 uzupełniane są bezpośrednio na formularzu faktury,

W niektórych przypadkach obowiązują dodatkowe, specyficzne elementy.

  1. Zapis „metoda kasowa” – jeśli wystawiającym jest mały podatnik rozliczający się metodą kasową. Fakturę „metoda kasowa” można wystawić w serwisie poprzez zakładkę “faktury” ➡ “lista faktur” ➡ “pozostałe rodzaje” ➡ “faktura krajowa do szczególnej metody kasowej”, aczkolwiek serwis nie jest przystosowany do rozliczania automatycznie podatku VAT od zakupów metodą kasową.
  2. Określenie „samofakturowanie” – w sytuacji, gdy wystawcą faktury nie jest sprzedawca, a nabywca towarów lub usług (art. 106d). Należy go dodać w uwagach na fakturze.
  3. Wyraz „odwrotne obciążenie” – w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi.
    Wyraz „odwrotne obciążenie” pojawia się w serwisie na następujących formularzach faktur: „świadczenie usług poza terytorium kraju”, „świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b”, „faktura z odwrotnym obciążeniem w obrocie krajowym” oraz “usługi budowlane świadczone przez podwykonawcę (odwrotne obciążenie)”.
  4. Podstawę prawną – podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT zobowiązani są do wskazania na fakturze podstawy zwolnienia. Podajemy ją w polu „PKWiU”.
  5. Opis „procedura marży dla biur podróży” – w przypadku świadczenia usług turystyki rozliczanych na zasadzie marży.
  6. Opis „procedura marży – towary używane” – w przypadku dostawy towarów używanych.
  7. Opis „procedura marży – dzieła sztuki” – w przypadku dostawy dzieł sztuki.
  8. Opis „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” – w przypadku dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Opis procedury marży pojawia się w serwisie po wyborze odpowiedniego rodzaju formularza faktury – zakładka „faktury” ➡ ”faktury VAT marża”.
  9. Datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    • przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    • liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
    • w przypadku, gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu.
  10. Nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku – w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego.
  11. Nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres – w przypadku, o którym mowa w art. 106c.

Dane wpisujemy w uwagach na fakturze sprzedaży.

Został wymieniony powyżej minimalny zakres danych, które powinna zawierać faktura.

Na formularzu faktury można jednak umieszczać elementy dodatkowe, które nie zostały wymienione w przepisach.

Od 2011 r. przy wystawianiu faktur oraz faktur korygujących określeń „oryginał/kopia” już nie trzeba stosować. Przepis nakazujący umieszczanie tych wyrazów został uchylony. Dlatego też w serwisie nie są stosowane powyższe opisy. Polskie przepisy nie wymagają również stawiania pieczątek i podpisywania faktur.


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

W ifirma.pl
pełna obsługaJPK

Nowy rok, nowe obowiązki dla przedsiębiorców.

Poznaj zmiany podatkowe w 2018 r.:

Nie czekaj na ostatnią chwilę.

przeczytaj nasz poradnik


Sprawdź ofertę,
którą mamy dla Ciebie

Biuro Rachunkowe

89zł/mc

ZAREJESTRUJ SIĘ