Biuro Rachunkowe

od 89 zł miesięcznie

  • Obsługa JPK – bez dopłat.
  • Pełna odpowiedzialność za dokumentację.
  • Wygodne dostarczanie dokumentów.

PORÓWNAJ CENY

Zleć swoją księgowość

Jak prawidłowo zaksięgować fakturę?

Sposób księgowania faktur w serwisie zależy od tego jakiego wydatku dotyczy faktura, jaka jest data wystawienia dokumentu, data powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy i data otrzymania dokumentu przez nabywcę.

Księgowanie przy założeniu, że data wystawienia jest zgodna z miesiącem powstania prawa do odliczenia podatku VAT.

  1. Księgowanie zakupu towarów handlowych/ materiałów – ustawiamy miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia dokumentu, zakładka „wydatki” ➡ „dodaj wydatek” ➡ „zakup towarów handlowych i materiałów” ➡ „faktura”.
  2. Koszt prowadzenia firmy: księgowanie w miesiącu księgowym zgodnym z datą wystawienia dokumentu, zakładka „wydatki” ➡ „dodaj wydatek” ➡ „koszt prowadzenia firmy” ➡ faktura”.
  3. Środek trwały/wartość niematerialna i prawna: zakładka „majątek” ➡ „rejestr środków trwałych” ➡ „dodaj” ➡ „zakup środka trwałego na fakturę VAT” lub „zakup wartości niematerialnej i prawnej na fakturę VAT” ➡ „dodaj”.
    Stosowanie tych formularzy będzie prawidłowe, jeśli księgowana faktura zawiera wszystkie koszty wchodzące do wartości początkowej składnika majątku oraz kiedy zakup jest potwierdzony jedną fakturą (nie ma zaliczek i faktury końcowej). Dodatkowo księgowanie przez ten formularz będzie prawidłowe jeśli miesiąc zakupu składnika majątku jest miesiącem przyjęcia go do używania. W pozostałych przypadkach prosimy o kontakt z BOK.
  4. Wyposażenie: zakładka „majątek” ➡ „rejestr wyposażenia” ➡ „dodaj” ➡ „zakup wyposażenia na fakturę VAT”.
    Stosowanie tego formularza będzie prawidłowe, jeśli księgowana faktura zawiera wszystkie koszty wchodzące to wartości początkowej składnika majątku oraz kiedy zakup jest potwierdzony jedną fakturą (nie ma zaliczek i faktury końcowej). Dodatkowo księgowanie przez ten formularz będzie prawidłowe jeśli miesiąc zakupu składnika majątku jest miesiącem przyjęcia go do używania. W pozostałych przypadkach prosimy o kontakt z BOK.
  5. Wydatek związany z pojazdem: zakładka „pojazdy” ➡ „wszystkie operacje” ➡ ”rozliczenie pojazdu” (obok pojazdu, którego wydatek dotyczy), „dodaj koszt pojazdu”. Pojawi się lista możliwych do wprowadzenia wydatków np. „zakup paliwa” ➡ „faktura VAT”, “Inne koszty” ➡ „faktura VAT” lub „rata leasingowa” ➡ „faktura VAT”. Rodzaj dostępnych opcji zależy od sposobu w jaki został wprowadzony pojazd.

Od początku 2013 roku dla wydatków należy wpisywać datę opłacenia, jest to ważne z punktu widzenia podatku dochodowego i podatku VAT. Jeśli wydatek był płacony np. gotówką w momencie zakupu wtedy można zaznaczyć checkbox „zapłacono całość w dacie wystawienia”. W przypadku faktur dotyczących zakupu towarów handlowych i materiałów, na formularzu znajduje się opcja do wprowadzania kosztów wysyłki. Checkbox „zapłacono całość w dacie wystawienia” nie odnosi się do wartości wprowadzonych kosztów wysyłki. Te należy oznaczyć jako opłacone w zakładce „wydatki” ➡ „lista wydatków” ➡ „wprowadź” (przy danej fakturze w kolumnie „pozostałe”).

W latach 2013-2015 nieopłacone wydatki podlegały tzw. obowiązkowej korekcie, zgodnie z którą konieczne byłoby wyksięgowanie z kosztów nieopłaconej części wydatków po upływie określonych w przepisach terminów. Przeterminowanie w podatku dochodowym nie było uwzględniane dla wydatków wprowadzonych przez zakładkę „majątek” ➡ „rejestr środków trwałych” oraz wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów osobowych. niefirmowych, dla których koszty są księgowane po uwzględnieniu ewid. przebiegu pojazdu. Jeśli np. środek trwały czy wartość niematerialna i prawna lub jakikolwiek inny wydatek został zakupiony we wskazanym okresie na raty i raty te będą płacone na rzecz sprzedawcy, prosimy o kontakt z BOK. Jeśli raty spłacane są np. na rzecz banku, traktujemy wydatek jako opłacony.

Księgowanie w przypadku kiedy data wystawienia dokumentu nie jest zgodna z miesiącem (momentem) odliczenia podatku VAT.

Takie sytuacje mają miejsce np. jeśli kontrahent wystawi fakturę przez powstaniem obowiązku podatkowego, kiedy otrzymamy fakturę w miesiącu kolejnym po jej wystawieniu lub chcemy rozliczyć VAT w kolejnym okresie.

W takim wypadku najbezpieczniejszym sposobem jest oddzielne księgowanie kosztu do KPiR oraz podatku VAT do ewid. zakupów VAT.

  • zakładka „wydatki” ➡ „dodaj wydatek” ➡ „zakup towarów handlowych i materiałów”/ „koszt prowadzenia firmy” ➡ „inny”. W formularzu jako dokument wybieramy fakturę i wpisujemy kwotę netto dokumentu. Dla wydatku wprowadzonego w ten sposób serwis wyliczy datę przeterminowania PIT i zaksięguje ewentualne korekty związane z brakiem zapłaty do tej daty.
  • zakładka „ewidencje” ➡ „ewidencja zakupów VAT” ➡ „dodaj poz. ewidencji zakupów VAT”. W formularzu wprowadzamy dane z faktury, w polu data wystawienia podajemy datę, w której podatek VAT ma być rozliczony. Na wydruku ewid. zakupów VAT należy wprowadzić ręczną zmianę tej daty na faktyczną. W przypadku wprowadzania zapisu bezpośrednio do ewidencji VAT serwis nie pilnuje daty przeterminowania w podatku VAT. Jeśli użytkownik spóźnia się z zapłatą wydatku co najmniej 150 dni od terminu płatności konieczne będzie skorygowanie odliczenie podatku VAT. W takim wypadku prosimy o kontakt z BOK.

W przypadku kiedy wydatek został opłacony w dacie wystawienia lub najpóźniej w ciągu 150 dni od terminu płatności (dla wydatków nabytych po 1 stycznia 2016) można skorzystać z formularza wydatku uniwersalnego w zakładce wydatki. Księgowanie wygląda następująco: należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia, zakładka „wydatki” ➡ „dodaj wydatek” ➡ „uniwersalny” ➡ „faktura”. Pole wpływu zostawiamy puste, w polu „wpis do KPiR” – wybieramy odpowiednią kolumnę księgi, w polu „wpis do ewid. zakupów VAT” – „zgodnie z „Datą księgowania w ewid. zakupów VAT”, pole mnożnika pomijamy. Dodatkowo należy oznaczyć wydatek jako opłacony w dacie wystawienia. Nie stosujemy tego formularza np. dla wydatków związanych z pojazdami.

W przypadku faktur wystawionych przed datą powstania obowiązku podatkowego polecane jest odrębne księgowanie do KPiR i ewid. zakupów VAT.


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

W ifirma.pl
pełna obsługaJPK

Nowy rok, nowe obowiązki dla przedsiębiorców.

Poznaj zmiany podatkowe w 2018 r.:

Nie czekaj na ostatnią chwilę.

przeczytaj nasz poradnik


Sprawdź ofertę,
którą mamy dla Ciebie

Biuro Rachunkowe

89zł/mc

ZAREJESTRUJ SIĘ