Jak wystawić fakturę VAT

Faktury mogą wystawiać podatnicy VAT czynni oraz podatnicy niezarejestrowani dla celów VAT. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W celu wystawienia dokumentu sprzedaży wybieramy w serwisie zakładkę „faktury” i następnie odpowiedni rodzaj faktury. Sposób księgowania faktury jest zależny od typu wybranego formularza.

  1. Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT
  2. Od stycznia 2014 r. ogólną zasadą jest, iż fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

    W celu wystawienia takiej faktury należy wybrać zakładkę „faktury” ➡ ”Wystaw fakturę krajową”.

    Faktura jest rozliczana w KPiR oraz ewidencji sprzedaży VAT w dacie sprzedaży.

  3. Sprzedaż wysyłkowa za pobraniem na fakturę
  4. Ten rodzaj faktury wybieramy w sytuacji, gdy wysyłka towaru następuje przed otrzymaniem zapłaty. Fakturę można wystawić do 15-stego następnego miesiąca (zgodnie z zasadą ogólną).

    W celu wystawienia takiej faktury należy wybrać zakładkę „faktury” ➡ ”sprzedaż wysyłkowa za pobraniem”.

    Faktura jest rozliczana w KPiR oraz ewidencji sprzedaży VAT w dacie sprzedaży.

    Dla tego formularza faktury została stworzona dodatkowa opcja „wystaw notę anulującą”.

    Korzystamy z tej opcji jeśli została już wystawiona faktura i transakcja nie doszła do skutku. Towar wysłany za zaliczeniem pocztowym nie został odebrany przez klienta. Na podstawie wystawionej noty powstają odpowiednie zapisy w ewidencjach.

  5. Faktura zaliczkowa
  6. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty (zaliczkę), to fakturę zaliczkową wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano powyższą zapłatę.

    Aby wystawić taki dokument wybieramy zakładkę „faktury” ➡ ”faktura zaliczkowa”.

    Faktura jest wykazywana tylko w ewidencji sprzedaży VAT w dacie otrzymania zaliczki.

    Kwota netto z faktury zaliczkowej księgowana jest w KPiR w dacie wystawienia faktury końcowej.

  7. Faktura do paragonu
  8. Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu na żądanie osoby fizycznej, jeśli zgłosi ona swoje żądanie nie później niż w terminie 3 miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

    Termin na wystawienie takiej faktury jest dwojaki i zależy od momentu zgłoszenia żądania wystawienia faktury od nabywcy:

    • gdy żądanie wystawienia faktury zgłoszono w miesiącu sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę wystawiamy najpóźniej do 15-stego następnego miesiąca (tj. wg zasady ogólnej),
    • gdy żądanie wystawienia faktury zgłoszono po zakończeniu miesiąca sprzedaży/otrzymania zapłaty – fakturę wystawiamy najpóźniej do 15 dnia od zgłoszenia żądania.

    Wystawiamy dokument w serwisie w zakładce „faktury” ➡ ”faktura do paragonu”.

    Wystawiona faktura nie jest księgowana, przychód jest księgowany na podstawie wydruków z kasy.

  9. Faktura na usługi budowlane
  10. Ten formularz faktury od 2014 przeznaczony jest tylko dla sprzedaży na rzecz podatników i osób prawnych niebędących podatnikami. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych należy skorzystać z formularza faktury “krajowej sprzedaży na fakturę VAT”.

    Obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje z chwilą wystawienia faktury, o ile faktura zostanie wystawiona terminowo – nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usługi. Jeżeli podatnik nie wystawi faktury, bądź też wystawi ją z opóźnieniem, to obowiązek podatkowy powstaje w 30. dniu od dnia wykonania usługi.

    Fakturę wystawiamy w zakładce „faktury” ➡ ”pozostałe rodzaje” ➡ ”faktura na usługi budowlane”.

    Faktura jest księgowana w dacie sprzedaży w Księdze Przychodów i Rozchodów, a w ewidencji VAT w dacie wystawienia.

    Wystawiając powyższe dokumenty sprzedaży (wymienione w pkt. 1 – 5) należy ustawić w serwisie miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (dostawy).

    Data wystawienia faktury nie musi być zgodna z ustawionym miesiącem księgowym.

  11. Szczególne przypadki
  12. Fakturę wystawia się nie później niż:

    1. 30. dnia od dnia wykonania usługi budowlanej lub budowlano-montażowej;
    2. 60. dnia od dnia dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1);
    3. 90. dnia od dnia wykonania czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
    4. z upływem terminu płatności – w przypadku:
    5. a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

      b) świadczenia usług:

      • telekomunikacyjnych,
      • wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
      • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
      • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
      • stałej obsługi prawnej i biurowej,
      • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
      • z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

    Obowiązek podatkowy w podatku VAT dla przypadków wymienionych w pkt. 6 powstaje z chwilą wystawienia faktury. Dodatkowo dla usług z podpunktu 4 również z datą wystawienia, nie później jednak niż z upływem terminu płatności.

    Wystawiając dokumenty sprzedaży dla usług/dostaw wskazanych w tym punkcie, poza usługami budowlanymi i budowlano- montażowymi dla których stosujemy instrukcję z pkt.5, należy ustawić w serwisie miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia i wybrać opcję „faktury” ➡ ”pozostałe rodzaje” ➡ ”faktura ze szczególnym obowiązkiem podatkowym”.

    Faktura jest księgowana w ewidencji sprzedaży VAT w dacie wystawienia (można zmienić datę księgowania w ewidencji podczas wystawiania faktury). Na potrzeby podatku dochodowego faktura jest księgowana w dacie sprzedaży.

  13. Faktury wystawiane z góry
  14. Faktury możemy również wystawić przed dokonaniem sprzedaży (faktury wystawiane z góry). Nie mogą być one jednak wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:

    1. dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
    2. otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

    Przepis ten nie dotyczy przypadków szczególnych wymienionych w pkt. 6.
    Faktur takich nie można wystawić w serwisie. Polecamy skorzystanie z faktur pro forma w zakładce „faktury” ➡ ”faktury pro forma” zamiast faktur sprzedaży wystawianych z góry.

    Faktura pro forma jest jedynie rodzajem oferty handlowej, nie jest ona dokumentem księgowym i nie jest ujmowana w ewidencjach. Natomiast wystawienie faktury przed dokonaniem sprzedaży wywołuje skutki podatkowe.


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Jednolity Plik Kontrolny bez dodatkowych opłat.
  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


Sprawdź ofertę,
którą mamy dla Ciebie

Biuro Rachunkowe

89zł/mc

ZALOGUJ SIĘ