Biuro Rachunkowe

od 89 zł miesięcznie

  • Obsługa JPK – bez dopłat.
  • Pełna odpowiedzialność za dokumentację.
  • Wygodne dostarczanie dokumentów.

PORÓWNAJ CENY

Zleć swoją księgowość

Jeden email, wiele wariantów: newsletter a autoresponder

W poprzednim artykule opisałam sprawdzone metody na rozbudowę listy kontaktów, do których możemy następnie wysyłać wiadomości promocyjne. Samych ich rodzajów jest kilka, a każdy z nich będzie służył do czegoś innego i pomoże osiągnąć różne cele w komunikacji z potencjalnym lub obecnym klientem. W tym artykule więcej o tym, czym właściwie jest newsletter, autoresponder i wiadomość transakcyjna oraz jak najlepiej je wykorzystać dla swojego biznesu.
Newsletter

Potocznie mówimy na wszystkie emaile promocyjne „newsletter“, co często wprowadza początkujących marketerów w błąd. Jak najprościej określić, czym jest newsletter? To pojedyncza wiadomość wysłana do zapisanego odbiorcy. Może zawierać np. informacje na temat marki lub inne treści promocyjne.

Najważniejszą cechą odróżniającą newsletter od autorespondera czy wiadomości transakcyjnej jest to, że odbiorcy otrzymują go niezależnie od dnia, w którym zapisali się do listy mailingowej lub innych działań po swojej stronie. Newsletter nie jest powiązany np. z otwieraniem innych wiadomości czy klikaniem w konkretny link.

Co, kiedy, komu?

Choć newsletter wydaje się z pozoru najprostszą formą komunikacji emailowej z klientem, warto zadać sobie kilka pytań przed wysyłką pierwszej takiej wiadomości. Dobrze zaplanowany newsletter przyniesie nam kolejnych subskrybentów i nowych klientów, a niewłaściwe decyzje kosztują – dla klienta wypisanie się z listy to jedynie kilka sekund. Na co więc zwrócić uwagę?

Przyjrzyjmy się czasowi wysyłki wiadomości. Emaile biznesowe najczęściej otwierane są w godzinach porannych (8-11) lub po południu (16-18) – wtedy istnieje największa szansa, że odbiorca otworzy wysłaną do niego wiadomość. Życie wiadomości email jest, niestety, krótkie – każda kolejna godzina od wysyłki zmniejsza szansę na otwarcie, a następnego dnia szansa ta spada do mniej niż 1 procenta. Przy pierwszych kampaniach nie zaszkodzi też przetestować różne godziny wysyłki i samemu przekonać się, kiedy odbiorcy mają czas i chęć przeczytać wiadomość od firmy.

gr_email_day_by_day_infografika_01_web_900px

Następnym ważnym czynnikiem jest grupa odbiorców. Czy wysyłać ten sam newsletter do wszystkich? Tutaj warto zwrócić uwagę na ilość kontaktów w bazie i różnorodność odbiorców. Przy niewielkiej bazie kontaktów można wysyłać tę samą wiadomość do wszystkich odbiorców, a jednocześnie wyciągać wnioski z tego, ile osob otwiera wiadomości i klika w linki. Z czasem na podstawie tych danych ukształtuje się wyraźniejszy obraz grupy odbiorców – jej preferencji i potrzeb.

Na sam koniec zostawiam kluczowe pytanie: o czym pisać w newsletterze? Takie pytanie zadają sobie marketerzy i właściciele firm prowadzący samodzielnie komunikację z klientami, jednak… należałoby zadać je inaczej. Powinno brzmieć: co zaciekawi moich odbiorców i co jest dla nich ważne? Ponieważ newsletter jest treścią regularnie wysyłaną do dużej grupy odbiorców, dobrą strategią będzie skupienie na aktualnych informacjach: nowościach, promocjach, konkursach, zmianach.

Autoresponder

Oprócz newslettera mamy do dyspozycji także autorespondery. Na czym polega różnica? Autrespondery dzielą się na cykliczne lub wysyłane po spełnieniu przez odbiorcę określonego warunku.

Przykładem autrespondera cyklicznego może być wiadomość wysłana dzień po zapisaniu do newslettera, a także kolejne w ustalonym odstępie czasu, np. w 7, 14, 21 i 28 dniu cyklu wiadomości. Z kolei autoresponder warunkowy to np. wiadomość wysłana po kliknięciu w link znajdujący się w newsletterze. Po konkretnej akcji odbiorcy następuje reakcja, czyli otrzymanie wiadomości.

Autorespondery są świetnym sposobem na podtrzymywanie relacji z klientem, ponieważ regularnie przypominają o marce i budują relację w bardziej złożony sposób niż newsletter. Ich zaletą jest fakt, że raz przygotowana kampania będzie działała przez dłuższy czas bez większych ingerencji nadawcy, ponieważ wiadomości te wysyłane są automatycznie.

Autorespondery to także świetny nośnik wartościowych treści dla klienta. Daje możliwość obdarowania klienta darmowym prezentem ze strony marki, np. w formie poradnika czy innej treści edukacyjnej podzielonej na fragmenty, kuponu zniżkowego, zaproszenia do testowania usług itd. Budowanie trwałej relacji z klientem będzie łatwiejsze i skuteczniejsze, jeżeli zaczniemy od dawania – na branie przyjdzie odpowiedni czas, kiedy potencjalny klient przejdzie do zakupu produktu lub usługi.

Jak wysyłać skuteczny autoresponder

Podobnie jak przy newsletterach, tworzenie cyklu autoresponderów wymaga pewnego przemyślenia i przygotowania. Jeśli zdecydujemy się wysyłać autoresponder cykliczny, to w zależności od rodzaju produktów czy usług wiadomości będą wysyłane częściej lub rzadziej. Ramy czasowe dla takich wiadomości to najczęściej raz na 3 dni i najrzadziej raz na miesiąc, ale tak jak w przypadku newsletterów warto testować różne możliwości i w ten sposób wypracować optymalną częstotliwość autorespondera.

Bezpiecznie jest zacząć od rzadszych wysyłek – wtedy będziemy mieć możliwość dodania kolejnych wiadomości w cyklu, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Z kolei wysyłanie nadmiaru wiadomości na początku może spowodować, że odbiorcy zaczną wypisywać się z listy pod naporem treści, które uznają za spam, więc lepiej zachować ostrożność i umiar.

W przypadku autoresponderów warunkowych mamy do wyboru wiele akcji odbiorcy, które mogą wywołać wysłanie wiadomości. Oto kilka propozycji:

  • zapisanie się do listy mailingowej,
  • otwarcie lub pominięcie newslettera/poprzedniej wiadomości w cyklu,
    kliknięcie lub niekliknięcie w określony link,
  • wiadomości na podstawie informacji z formularza kontaktowego (np. w dniu urodzin odbiorcy).

Do każdej akcji należy dobrać odpowiedni komunikat – w oczywisty sposób wiadomość do osoby pomijającej wiadomości od marki będzie wyglądała zupełnie inaczej niż do kogoś, kto otwiera każdy otrzymany autoresponder i klika we wszystkie linki. Pisząc taką wiadomość dobrze jest zastanowić się nad dwiema kwestiami: czego oczekujemy od odbiorcy po przeczytaniu tej kolejnej wiadomości i dlaczego zdecydował się na tę, a nie inną akcję wcześniej. Każda wiadomość wysyłana do odbiorcy powinna mieć precyzyjnie określony cel – inaczej niebezpiecznie zbliża się do kategorii spamu i oddala odbiorcę od marki zamiast przybliżać.

Emaile transakcyjne

Kiedy już wiemy, czym różnią się newslettery od autoresponderów, zrozumienie specyfiki emaila transakcyjnego nie powinno sprawiać trudności. Najkrócej ujmując email transakcyjny to rodzaj autoresponderów o określonej treści. Są to wiadomości warunkowe, czyli wysyłane na konkretną akcję odbiorcy. Należą do nich np.:

  • wiadomości powitalne,
  • komunikaty potwierdzające zmianę lub resetowanie hasła na stronie,
  • podziękowanie za określone działanie odbiorcy (wypełnienie ankiety/złożenie zamówienia),
  • potwierdzenie zakupu,
  • przypomnienie o porzuconym zamówieniu w koszyku,
  • informacje o czasie dostawy produktu,
  • zaproszenia na webinary lub szkolenia.

Dlaczego poświęciłam emailom transakcyjnym osobne miejsce zamiast opisać je razem z autoresponderami? Ponieważ to wyjątkowe wiadomości – są wysyłane indywidualnie do każdego użytkownika, a nie masowo. Dobierają do skrzynki odbiorcy krótko po jego akcji, a ze względu na zawarte w nich informacje zdecydowana większość jest od razu otwierana. Warto to wykorzystać, aby zbudować zaufanie do marki i trwałą relację z klientem.

Email transakcyjny – ważna wskazówka

Niezależnie od tego, ile kontaktów zawiera nasza lista mailingowa, podczas pisania emaili transakcyjnych należy myśleć tylko o pojedynczym odbiorcy. Treść takiej wiadomości, choć wysyłana masowo, powinna dawać klientowi poczucie indywidualnego traktowania. Kluczem do celu będzie tutaj przemyślana personalizacja – uwzględnienie imienia odbiorcy, jego/jej płci, historii zamówień, zachowania na stronie internetowej czy innych akcji względem marki. Im więcej danych klient udostępnia, np. w formularzu zapisu do newslettera lub w systemie sklepu online, tym precyzyjniej możemy dobrać treść emaili transakcyjnych.

W każdej kampanii email marketingowej warto znaleźć miejsce na wszystkie rodzaje wiadomości: newslettery, autorespondery i wiadomości transakcyjne. Pomogą one budować relacje z klientami na różnych etapach: od zapoznania z marką po zdobywanie lojalności stałego klienta. W kolejnym artykule poświęcę więcej uwagi samej treści emaila i zdradzę, jak pisać maile, które odbiorcy chcą otwierać i czytać.

Kasia Kramnik

Jest specjalistką z zakresu social media i content marketingu. W swojej pracy łączy pasję do pisania, komunikacji i nowych mediów. Uwielbia różnorodność, co widać w portfolio marek, dla których pracowała i pracuje - od marketingu i social media po branżę farmaceutyczną i kosmetyczną. Prywatnie fanka dobrego kina i beletrystyki, entuzjastka tańca i sztuk wizualnych.

Twitter LinkedIn Google+ 

W ifirma.pl
pełna obsługaJPK

Nowy rok, nowe obowiązki dla przedsiębiorców.

Poznaj zmiany podatkowe w 2018 r.:

Nie czekaj na ostatnią chwilę.

przeczytaj nasz poradnik


Sprawdź ofertę,
którą mamy dla Ciebie

Biuro Rachunkowe

89zł/mc

ZAREJESTRUJ SIĘ