Samochód niefirmowy

Pojazd niefirmowy należy do majątku prywatnego właściciela firmy (albo jego współmałżonka) lub jest dzierżawiony. Jeżeli w ramach działalności gospodarczej używa się prywatnego samochodu lub motocykla, to można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na jego utrzymanie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych przez stawkę za 1 km. W przypadku samochodu ciężarowego albo skutera obowiązek prowadzenia kilometrówki nie występuje.

Wprowadzenie pojazdu do IFI

  • Wybierz zakładkę “Pojazdy” ➡ “dodaj”,

z tabelki “Dodanie pojazdu” wybierz jedna z opcji:

  • „Osobowy niefirmowy” ➡ „Typ pojazdu: Samochód osobowy” – w przypadku samochodu osobowego,
  • „Osobowy niefirmowy” ➡ „Typ pojazdu: Motocykl” – w przypadku motocykla,
  • „Ciężarowy niefirmowy” ➡ „Typ pojazdu: Samochód ciężarowy” – w przypadku samochodu ciężarowego,
  • „Ciężarowy niefirmowy” ➡ „Typ pojazdu: Skuter” – w przypadku skutera,

na koncie podatnika rozliczającego się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego:

  • „Osobowy w leasingu/dzierżawie” ➡ „Typ pojazdu: Samochód osobowy” – w przypadku samochodu osobowego,
  • „Osobowy w leasingu/dzierżawie” ➡ „Typ pojazdu: Motocykl” – w przypadku motocykla,
  • „Ciężarowy w leasingu/dzierżawie” ➡ „Typ pojazdu: Samochód ciężarowy” – w przypadku samochodu ciężarowego,
  • „Ciężarowy w leasingu/dzierżawie” ➡ „Typ pojazdu: Skuter” w przypadku skutera.

Jeśli pojazd jest wynajmowany (dzierżawiony), podczas wprowadzania go do serwisu należy dodatkowo zaznaczyć opcję „Czy jest wynajmowany?”.

Rozliczenie kosztów eksploatacji i przebiegu samochodu osobowego i motocykla

Dla takiego pojazdu prowadzimy dwie ewidencje:

  1. ewidencja kosztów eksploatacji (EKE) – wprowadza się do niej wszystkie, potwierdzone fakturą lub rachunkiem, wydatki samochodowe lub motocyklowe,
  2. ewidencja przebiegu pojazdów (EPP) – wprowadza się do niej wszystkie wyjazdy służbowe dokonane samochodem lub motocyklem niefirmowym. Przejechane kilometry są przeliczane według ministerialnego przelicznika – na tej podstawie wyliczany jest limit przebiegu w złotówkach. W ramach tego limitu można w danym miesiącu zaksięgować do kosztów uwzględnione w ewidencji kosztów eksploatacji wydatki.

W serwisie ifirma.pl kwoty wyliczone na podstawie powyższych ewidencji są automatycznie księgowane w księdze przychodów i rozchodów, z datą ostatniego dnia miesiąca. W zależności od zaistniałej sytuacji, może nastąpić księgowanie w kwocie:

  • limit przebiegu > rzeczywiste wydatki – zaksięgowana zostanie kwota rzeczywistych wydatków (przykład 1),
  • limit przebiegu < rzeczywiste wydatki – zaksięgowana zostanie kwota do limitu przebiegu (przykład 2).

Przykłady

Pan Piotr we wrześniu 2015 r. rozpoczął wykorzystywanie w firmie prywatnego samochodu Mazdy 6. We wrześniu dokonał zakupu paliwa na kwotę 200 zł netto (246 zł brutto). W związku z faktem, że samochód jest osobowy, przy zakupie paliwa przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT. Dlatego też do ewidencji kosztów eksploatacji trafiła kwota 223 zł (netto+50% nieodliczonego podatku VAT).

Przykład 1

We wrześniu pan Piotr musiał wykonać dwie trasy na cele działalności – jedną do Oławy, o długości 54 kilometrów; i drugą – do Poznania, o długości 352 kilometrów. Po przeliczeniu sumy kilometrów przez ministerialny współczynnik okazało się, że limit przebiegu wyniósł we wrześniu 339,33 zł – zapisy w ewidencji będą wyglądać następująco:

g_1

W takim przypadku, gdy limit przebiegu jest większy niż rzeczywiście poniesione koszty, do księgi przychodów i rozchodów można zaksięgować rzeczywiste koszty – 223 zł. Zapis w księdze będzie wyglądał następująco:

g_22

Co w sytuacji, kiedy pan Piotr nie wykonałby trasy do Poznania?

Przykład 2

Jeśli pan Piotr we wrześniu pojechałby tylko do Oławy i wykonał 54 km, to po przeliczeniu ich według licznika ministerialnego limit przebiegu wyniesie 45,13 zł. Oznacza to, że zakup paliwa na kwotę 223 zł będzie tym razem większy niż limit przebiegu:

g_2

W tym przypadku w kosztach można ująć jedynie wydatki do kwoty limitu przebiegu, w wysokości 45,13 zł, jak poniżej:

g_3

Co ważne, rozliczanie obu ewidencji odbywa się w cyklu rocznym. Oznacza to, że jeśli w danym miesiącu powstanie nadwyżka limitu przebiegu nad wydatkami, to zostanie ona przeniesiona do rozliczenia na kolejny miesiąc. Według powyższych przykładów:

  1. We wrześniu kwota limitu przebiegu (339,33 zł) była wyższa od kwoty poniesionego kosztu (223 zł) o 116,33 zł. Oznacza to, że limit przebiegu wyliczony w październiku na podstawie październikowych tras zostanie powiększony o 116,33 zł limitu z września.
  2. We wrześniu kwota poniesionych kosztów (223 zł) była o 177,87 zł wyższa niż kwota limitu przebiegu. Limit nie był zatem wystarczający do uwzględnienia 177,87 zł poniesionego kosztu. Oznacza to, że nieuwzględniona kwota kosztu powiększy sumę kosztów na samochód poniesionych w październiku.

Cykl roczny liczony jest od stycznia do grudnia danego roku podatkowego. Jeśli ewidencje zostały założone w trakcie roku – czyli np. we wrześniu, jak w przykładzie, będą one rozliczane od września do grudnia danego roku. Jak będzie zatem wyglądało rozliczenie na koniec roku?

  1. W grudniu bieżącego roku pan Piotr dokonał zakupów na kwotę 230 zł, natomiast zgodnie z limitem przebiegu do kosztów mógł zaliczyć tylko 120 zł wydatków. W związku z tym 110 zł poniesionych wydatków nie zostanie ujęte w ramach kosztów uzyskania przychodów, nie będzie też możliwości ujęcia ich w styczniu. Kwota ta nie zostanie zatem zaksięgowana w kosztach – od stycznia nowego roku ewidencje będą prowadzone od zera.
  2. Jeśli pan Piotr pojechałby w grudniu w jeszcze kilka tras i limit przebiegu wyniósłby 450 zł, to wszystkie grudniowe wydatki w wysokości 230 zł mogłyby zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodów. Panu Piotrowi zostałby niewykorzystany limit w kwocie 220 zł. Limit ten nie zostanie już wykorzystany – nie ma możliwości przeniesienia go na styczeń kolejnego roku. Od stycznia nowego roku ewidencje będą prowadzone od zera.

Uwaga!

Powyższe zasady rozliczania należy stosować także dla niefirmowego motocykla, zgodnie z opinią Krajowej Informacji Podatkowej. Według niej motocykl powinien być traktowany jak samochód osobowy. Sprawa jest niejednoznaczna, ponieważ w tym zakresie występuje rozbieżność w przepisach:

  • zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych samochód osobowy i motocykl to odrębne rodzaje środka trwałego – symbol samochodu osobowego to 741 w KŚT, symbol motocykla – 740 w KŚT,
  • zgodnie z przepisami Ustawy prawo o ruchu drogowym motocykl jest pojazdem samochodowym, a tym samym – jest uznawany za samochód osobowy na potrzeby podatku dochodowego.

W związku z faktem, że organy skarbowe skłaniają się ku stanowisku uznania motocykla za samochód osobowy, używając w firmie prywatnego motocykla zalecane jest prowadzenie dla niego ewidencji przebiegu pojazdów.

Wydatki poniesione na eksploatację – wprowadzenie do IFI

  • zakup paliwa – Pojazdy ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ Faktura,
  • lub

  • Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ Faktura.
  • pozostałe wydatki eksploatacyjne (KPiR) – Pojazdy ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Inne koszty ➡ Faktura/Inny
  • lub

  • Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Inne koszty ➡ Faktura/Inny,
  • pozostałe wydatki eksploatacyjne (ryczałt ewidencjonowany) – Pojazdy ➡ Dodaj wydatek pojazdu ➡ Wydatek inny niż paliwo ➡ Faktura VAT,
  • lub

  • Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Inne wydatki ➡ Faktura.

Przejechane, w celach firmowych, trasy można natomiast wprowadzać poprzez:

  • Pojazdy ➡ Rozliczenie pojazdu ➡ Dodaj pozycję w ewidencji przebiegu pojazdu,
  • lub

  • Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Poz. ewid. przebiegu ➡ Dodaj.

Koszty dzierżawy samochodu osobowego i motocykla

Zasadniczo rozliczenie pojazdu dzierżawionego odbywa się także na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów. Natomiast w tym przypadku nieco odmiennie traktuje się faktury bądź rachunki za samą dzierżawę (wynajem) – nie są one bowiem wliczane do limitu kilometrówki, ale uwzględniane bezpośrednio w kosztach.

Faktury za najem należy zatem w serwisie księgować poprzez opcje:

  • Pojazdy” ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Najem ➡ Faktura bądź „Wydatki=>Dodaj wydatek=>Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Najem ➡ Faktura.

W sytuacji, gdy koszty wynajmu są dokumentowane rachunkiem, kwotę z rachunku wprowadzamy przy stawce „ZW”.

Podatek VAT a pojazdy niefirmowe

Zgodnie z przepisami, w przypadku nabycia paliwa i innych wydatków do samochodu osobowego albo motocykla przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego. Kwota odliczonego podatku VAT trafia bezpośrednio do ewidencji zakupów VAT. Pozostałe 50% wraz z kwotą netto zostanie rozliczone w ramach ewidencji przebiegu pojazdów.

Wyjątek mogą stanowić samochody osobowe wynajmowane/dzierżawione – jeśli służą one wyłącznie dla celów działalności gospodarczej, generalnie możliwe jest dokonywanie od zakupów na nie poniesionych pełnego odliczenia podatku VAT. W tym celu należałoby zgłosić taki samochód do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26. Konieczne jest także prowadzenie dla niego obowiązkowej ewidencji przebiegu na potrzeby podatku VAT, zawierającej m.in. stan licznika, odmiennej od ewidencji przebiegu dla celów podatku dochodowego.

Uwaga!

Ewidencja przebiegu prowadzona w serwisie jest dostosowana do wymogów podatku dochodowego, natomiast nie spełnia wymogów ewidencji przebiegu dla VAT. W serwisie nie ma możliwości prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów rozliczania 100% podatku VAT od samochodu osobowego. Taką ewidencję należy prowadzić poza serwisem.

Aby rozliczyć w serwisie wynajmowany samochód osobowy przekazany wyłącznie na cele służbowe, należy go wprowadzić następująco:

  • zakładka Pojazdy ➡ Dodaj pojazd ➡ Dodanie pojazdu ➡ Osobowy niefirmowy (Typ pojazdu: “Samochód osobowy”, oznaczone pole „Czy jest wynajmowany?”).

g_4

Po zapisaniu pojawi się okno do wyboru typu pojazdu dla celów podatku VAT – należy wybrać opcję „Dodaj typ”, a następnie w części „Samochody ciężarowe i inne pojazdy” opcję „Samochody o dopuszczalnej masie całkowitej nie mniejszej niż 3,5 tony” ze 100% odliczeniem VAT:

g_5

Dzięki takim ustawieniom w serwisie możliwe będzie rozliczanie podatku dochodowego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, natomiast podatek VAT będzie rozliczany w 100%.

Dla samochodów ciężarowych oraz skuterów powyższe ograniczenia nie obowiązują – w tym przypadku podatnik ma prawo do odliczenia całej kwoty podatku VAT naliczonego przy zakupach bez konieczności zgłaszania pojazdu do urzędu skarbowego lub prowadzenia dodatkowej ewidencji przebiegu pojazdów.

Rozliczenie kosztów eksploatacji i przebiegu pojazdu ciężarowego

Zgodnie z przepisami rozliczanie niefirmowego pojazdu ciężarowego nie wymaga prowadzenia ewidencji kosztów eksploatacji ani ewidencji przebiegu pojazdów. W tym przypadku poniesione wydatki trafiają w całości bezpośrednio do księgi przychodów i rozchodów.

Księgowanie wydatków odbywa się według podanych powyżej ścieżek, natomiast nie ma tutaj obowiązku wprowadzania informacji o przejechanych w celach firmowych trasach.

Skuter jak samochód ciężarowy

Skutery są specyficznym rodzajem pojazdu, który ze względu na swoje właściwości techniczne może być traktowany jako samochód ciężarowy – bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów i ze 100% odliczeniem VAT od wydatków eksploatacyjnych. Aby tak było, skuter powinien spełniać warunki uznania go za motorower.

Zgodnie z przepisami, ograniczenia w zakresie odliczania podatku VAT oraz konieczność prowadzenia kilometrówki dotyczy określonych pojazdów samochodowych. Ustawa Prawo o ruchu drogowym wskazuje, że za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h (z wyjątkiem ciągnika rolniczego). Pojazdem silnikowym jest natomiast pojazd wyposażony w silnik, z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego. Za motorower można uznać pojazd dwu- lub trójkołowy, zaopatrzony w silnik spalinowy o pojemności skokowej nieprzekraczającej 50 cm3 lub w silnik elektryczny o mocy nie większej niż 4kC, którego konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 45 km/h.

Jeśli zatem mamy do czynienia z motorowerem lub skuterem spełniającym warunki uznania go za motorower, nie ma konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów – wtedy do serwisu należy go wprowadzić poprzez opcję samochodu ciężarowego. Gdyby skuter nie spełniał warunków uznania go za motorower, należy go potraktować jako motocykl wymagający ewidencji przebiegu pojazdów, i wprowadzić przez opcję samochodu osobowego.


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej


  • Adam

    Gdzieś czytałem, że ewidencja przebiegu pojazdu nie jest wymagana w firmie jednoosobowej i 50% VAT ?

    • Artykuł jest poświęcony kilometrówce, której prowadzenie jest wymagane dla celów podatku dochodowego – czyli w przypadku samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym. Natomiast kilometrówka dla celów podatku VAT jest osobną ewidencją, która jest konieczna jeśli podatnik chciałby odliczać 100% podatku VAT od zakupów związanych z pojazdem osobowym. W sytuacji, gdy przedsiębiorca odlicza 50% podatku VAT od takich wydatków, wówczas nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla podatku VAT. Jeśli jednak użytkowany pojazd osobowy nie jest wpisany do majątku firmy, to ewidencja przebiegu pojazdu określona w ustawie o podatku dochodowym jest niezbędna do rozliczenia kosztów. Wyjątkiem jest pojazd osobowy w leasingu operacyjnym.

  • Pojazdem ciężarowym jest pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony. Zgodnie z definicją z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) art. 5a pkt 19a pojazdem ciężarowym jest również pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony definiowany jako:
    a) pojazd samochodowy mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
    – klasyfikowany na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
    – z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
    b) pojazd samochodowy, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
    c) pojazd specjalny, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
    – agregat elektryczny/spawalniczy,
    – do prac wiertniczych,
    – koparka, koparko-spycharka,
    – ładowarka,
    – podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
    – żuraw samochodowy,
    d) pojazd samochodowy określony w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług
    oraz pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.
    Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w:
    1) art. 5a pkt 19a lit. a i b stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań;
    2) art. 5a pkt 19a lit. c stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.
    Dla wyżej wymienionych pojazdów w przypadku auta niefirmowego nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli auto nie spełnia powyższej definicji wtedy ewidencja jest obowiązkowa.
    Nadmieniam, iż tzw. „auto z kratką” w kwietniu 2014 przestało spełniać wymogi stawiane dla aut ciężarowych. Jeżeli auto od danego okresu nie miało potwierdzonej homologacji powinien Pan wystąpić do stacji kontroli pojazdów o jej potwierdzenie. Auto poniżej 3,5 tony ładowności bez bieżącego zaświadczenia o homologacji ciężarowej zgodnie z powyższą definicją nie będzie traktowane jako ciężarowe.