Aplikacja mobilna

Aplikacja mobilna do KSeF - FAQ

1. Czy aplikacja będzie zintegrowana z KSeF?

   Tak, w aplikacji ifirma.pl dostępna będzie integracja z systemem KSeF, dzięki której automatycznie prześlesz faktury do KSeF i wygodnie pobierzesz dokumenty kosztowe. Wszystko zrobisz z poziomu aplikacji, bez konieczności logowania do zewnętrznych systemów - będziesz mógł też skontrolować statusy dokumentów czy przekazać je księgowej.

2. Czy mogę wysyłać faktury do KSeF w aplikacji mobilnej?

   Tak, jeżeli zintegrujesz IFIRMA z KSeF. Wtedy po zapisaniu faktury będziesz miał opcję wysłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Status dokumentu oraz numer KSeF po jego nadaniu są widoczne w aplikacji, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad procesem.

3. Czy w aplikacji mogę odbierać faktury z KSeF?

   Oczywiście. Aplikacja umożliwia pobieranie faktur z KSeF. Przetwarzanie i obsługa dokumentów po ich imporcie przebiegają jak dotychczas."

4. Czy w aplikacji mogę sprawdzić, czy faktura została poprawnie przyjęta przez KSeF?

   Tak. Przy każdej wysłanej fakturze możesz sprawdzić jej aktualny status oraz numer KSeF nadany po pozytywnej weryfikacji. Dzięki temu masz pewność, że dokument został skutecznie dostarczony do systemu.

5. Czy muszę się dodatkowo logować do KSeF, aby obsługiwać e-Faktury?

   Nie. Integracja z KSeF sprawia, że wszystkie najważniejsze operacje wykonasz bezpośrednio w aplikacji IFIRMA – szybko, bezpiecznie i bez przełączania się między platformami.

6. Jakie korzyści daje integracja aplikacji z KSeF w codziennym prowadzeniu firmy?

   Przede wszystkim oszczędność czasu i wygodę. Nie musisz przełączać się między systemami, ręcznie przesyłać plików ani osobno monitorować statusów dokumentów. Wszystkie operacje związane z e-Fakturami realizujesz w jednym, intuicyjnym narzędziu — szybko, mobilnie i bez zbędnych formalności.

7. Jakie urządzenia obsługują aplikację ifirma.pl?

   Aplikacja jest dostępna na smartfony i tablety z systemem Android oraz iOS. Można ją pobrać z Google Play lub App Store.

8. Jak zalogować się do aplikacji i co zrobić, jeśli nie pamiętam hasła lub nie mogę się zalogować?

   Logowanie odbywa się przy użyciu loginu i hasła z konta serwisu ifirma.pl. Dodatkowo, jeżeli konto zostało zarejestrowane przez Google lub Apple albo zostało z nim połączone (Konfiguracja > Aplikacja > Użytkownicy), możesz też zalogować się wygodnie przez Google czy Apple. W przypadku problemów z logowaniem skorzystaj z opcji „Nie pamiętam hasła” lub skontaktuj się z pomocą techniczną.

9. Czy mogę korzystać na więcej niż jednym urządzeniu i jak wygląda „przeniesienie” na nowy telefon?

   Tak, możesz korzystać z aplikacji na kilku urządzeniach. Wystarczy zalogować się na nowym telefonie tymi samymi danymi. Wszelkie dane synchronizowane są z kontem online, więc nie znikną.

10. Jak działa synchronizacja z wersją webową (co synchronizuje się automatycznie)?

    Aplikacja mobilna automatycznie synchronizuje dane z wersją przeglądarkową serwisu ifirma.pl, m.in. faktury, produkty, dane kontrahentów, statusy deklaracji i zobowiązań, a także zadania w kalendarzu. Czasami, w przypadku braku aktualnych danych, konieczne może być ręczne odświeżenie widoku. W tym celu wystarczy przeciągnąć palcem w dół po ekranie.

11. Jak włączyć/ustawić powiadomienia (terminy, statusy, inne alerty) i co zrobić, jeśli nie przychodzą?

    Powiadomienia (np. o zbliżających się terminach generowania deklaracji i płatnościach zobowiązań) możesz włączyć w ustawieniach aplikacji. Upewnij się również, że system operacyjny telefonu nie blokuje powiadomień dla aplikacji ifirma.pl. Jeśli mimo to nie otrzymujesz powiadomień, warto: zaktualizować aplikację do najnowszej wersji, sprawdzić uprawnienia aplikacji w ustawieniach telefonu lub ponownie uruchomić urządzenie.

12. Jakich uprawnień może wymagać aplikacja i dlaczego są one potrzebne?

    Aplikacja ifirma.pl może poprosić o dostęp do aparatu (np. przy dodawaniu dokumentów kosztowych), pamięci urządzenia (do zapisywania i dodawania załączników) oraz wysyłania powiadomień (np. o terminach podatkowych). Uprawnienia te są niezbędne do prawidłowego działania wybranych funkcji i zwiększają komfort korzystania z aplikacji. Ich udzielenie nie jest obowiązkowe, ale brak zgody może ograniczyć dostępność niektórych funkcji. Wszystkie dane przetwarzane są zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i prywatności.

13. Co wprowadza aktualizacja aplikacji i dlaczego aplikacja czasem zmienia wygląd?

    Tego rodzaju działania mają na celu poprawę bezpieczeństwa, wygody oraz rozszerzenie funkcjonalności. W ramach aktualizacji regularnie wprowadzane są nowe opcje, np. zarządzanie listą kont bankowych, informacje o statusie deklaracji ZUS/US, oznaczenie kompletności dokumentów, powiadomienia o komentarzach księgowej do przekazanych dokumentów. Dodatkowo dostępne jest logowanie biometryczne (odcisk palca, Face ID) czy powiadomienia push. Zmiany wizualne, takie jak nowe ikony, odświeżony wygląd ekranów czy reorganizacja menu, wynikają z potrzeby poprawy ergonomii i zgodności z aktualnymi standardami systemów Android i iOS. Celem jest zapewnienie intuicyjnej obsługi oraz dostosowanie interfejsu do urządzeń mobilnych o różnych rozmiarach.

14. Korzystam z iOS i mam starą wersję aplikacji – czy nadal będzie działać i jak długo będzie wspierana?

    Aktualnie stara wersja nie jest już dostępna do pobrania w sklepie i nie będzie wspierana. Aby korzystać z nowej aplikacji, konieczne jest pobranie jej ze sklepu AppStore i usunięcie starej aplikacji z telefonu.

15. Co zrobić, gdy aplikacja się zawiesza, nie uruchamia lub działa wolno?

    Jeśli aplikacja ifirma.pl nie działa prawidłowo - zawiesza się, nie uruchamia lub działa wolno - w pierwszej kolejności warto wykonać kilka podstawowych czynności diagnostycznych. Najczęściej problemy wynikają z nieaktualnej wersji aplikacji, przeciążenia pamięci urządzenia lub braku stabilnego połączenia z internetem.

    Zalecane kroki:

    1. Zaktualizuj aplikację do najnowszej wersji – nowe wersje zawierają poprawki błędów i zwiększoną kompatybilność z systemem operacyjnym.
    2. Sprawdź połączenie internetowe – aplikacja wymaga stałego dostępu do internetu (Wi-Fi lub danych mobilnych), ponieważ pracuje w trybie online.
    3. Zamknij aplikację - całkowite wyłączenie aplikacji działającej w tle spowoduje usunięcie jej z pamięci podręcznej.
    4. Wyczyść pamięć podręczną aplikacji - wybierz opcję 'Wyczyść dane i wyloguj', która znajduje się pod zwykłym wyloguj w aplikacji. Dzięki temu system wyczyści tymczasowe dane z pamięci i po ponownym uruchomieniu aplikacja zostanie załadowana od nowa.
    5. Zrestartuj telefon – system mobilny czasem wymaga ponownego uruchomienia, aby przywrócić poprawne działanie aplikacji.

    Jeśli problem nadal występuje mimo wykonania powyższych czynności, skontaktuj się z pomocą techniczną IFIRMA. Możesz to zrobić za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie - kontaktu" target="_blank">https://www.ifirma.pl/kontakt/. lub pisząc na adres - mobile@ifirma.pl

    W zgłoszeniu warto podać informacje o modelu telefonu, wersji systemu operacyjnego oraz opis problemu — co dokładnie się dzieje i przy jakiej operacji.

16. Jakie funkcje oferuje aplikacja mobilna ifirma.pl?

    Aplikacja mobilna umożliwia m.in. wystawianie faktur krajowych i zagranicznych, opłacanie zobowiązań i przeglądanie deklaracji, wgrywanie i przekazywanie e-dokumentów, zarządzanie produktami i usługami, śledzenie statusów płatności, dodawanie własnych zadań w kalendarzu firmowym, zarządzanie listą kont bankowych, a w przypadku klientów Biura Rachunkowego - oznaczanie kompletności dokumentów oraz wgląd do uwag księgowej do przekazanych dokumentów. Ważnym elementem jest też integracja aplikacji z KSeF. Dodatkowo, wybierając opcję Biura Rachunkowego, zyskujesz dostęp do szybkiego kontaktu z dedykowaną księgową.

17. Jak mogę wgrać dokumenty kosztowe do aplikacji?

    Aplikacja umożliwia dodawanie kosztów poprzez zrobienie zdjęcia faktury, paragonu, wgranie dokumentu, a także udostępnienie pliku z zewnętrznej aplikacji.

18. Czy aplikacja przypomina o terminach (podatki/płatności)?

    Aplikacja mobilna IFIRMA umożliwia automatyczne przypomnienie o zbliżających się terminach podatkowych, takich jak płatności ZUS, VAT czy PIT. Powiadomienia te wyświetlane są w formie alertów na telefonie oraz w interfejsie aplikacji, co pozwala przedsiębiorcy zachować pełną kontrolę nad zobowiązaniami. Oprócz powiadomień push, użytkownik może również korzystać z kalendarza firmowego dostępnego w aplikacji. Funkcja ta pozwala na dodawanie własnych zadań i wydarzeń – takich jak spotkania, notatki czy ważne działania biznesowe – z możliwością określenia daty i opisu. Dzięki temu aplikacja pełni nie tylko rolę narzędzia księgowego, ale także organizera pracy.

19. Jak najłatwiej sprawdzać statusy płatności faktur w aplikacji?

    Aplikacja pokazuje status opłacenia faktur: opłacona, opłacona częściowo, nieopłacona, po terminie. Dzięki temu w prosty sposób zidentyfikujesz, które faktury wymagają interwencji – na przykład kontaktu z kontrahentem w sprawie zaległości. W widoku listy faktur możesz zastosować filtry, które pozwolą Ci szybko wyświetlić tylko nieopłacone lub przeterminowane dokumenty. To istotne narzędzie w codziennym zarządzaniu płynnością finansową firmy.

20. Jak zarządzać listą kont bankowych w aplikacji?

    W aplikacji IFIRMA możesz dodawać, edytować i usuwać konta bankowe przypisane do swojej firmy. Podczas wystawiania faktury wybierasz, które konto ma być użyte, a domyślne dane zaczytują się automatycznie. Zmiana numeru rachunku w ustawieniach spowoduje, że nowe faktury będą zawierać zaktualizowane dane. To wygodny sposób na kontrolę nad płatnościami i uniknięcie błędów przy przelewach od klientów.

21. Jak skontaktować się z księgową/BOK z poziomu aplikacji i gdzie znaleźć szybki dostęp do kontaktów?

    Aplikacja zapewnia szybki dostęp do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta, a jeśli korzystasz z usługi Biura Rachunkowego – do dedykowanej księgowej. Wystarczy wejść do zakładki „Kontakt”,znajdującej się w górnym menu na Pulpicie, gdzie dostępne są opcje połączenia telefonicznego czy wysłania wiadomości e-mail.