Aplikacja mobilna

FAQ - najczęściej zadawane pytania

1. Czy aplikacja będzie zintegrowana z KSeF?

   Tak, w aplikacji ifirma.pl dostępna będzie integracja z systemem KSeF, dzięki której automatycznie prześlesz faktury do KSeF i wygodnie pobierzesz dokumenty kosztowe. Wszystko zrobisz z poziomu aplikacji, bez konieczności logowania do zewnętrznych systemów - będziesz mógł też skontrolować statusy dokumentów czy przekazać je księgowej.

2. Jakie urządzenia obsługują aplikację ifirma.pl?

   Aplikacja jest dostępna na smartfony i tablety z systemem Android oraz iOS. Można ją pobrać z Google Play lub App Store.

3. Jak zalogować się do aplikacji i co zrobić, jeśli nie pamiętam hasła lub nie mogę się zalogować?

   Logowanie odbywa się przy użyciu loginu i hasła z konta serwisu ifirma.pl. Dodatkowo, jeżeli konto zostało zarejestrowane przez Google lub Apple albo zostało z nim połączone (Konfiguracja > Aplikacja > Użytkownicy), możesz też zalogować się wygodnie przez Google czy Apple. W przypadku problemów z logowaniem skorzystaj z opcji „Nie pamiętam hasła” lub skontaktuj się z pomocą techniczną.

4. Czy mogę korzystać na więcej niż jednym urządzeniu i jak wygląda „przeniesienie” na nowy telefon?

   Tak, możesz korzystać z aplikacji na kilku urządzeniach. Wystarczy zalogować się na nowym telefonie tymi samymi danymi. Wszelkie dane synchronizowane są z kontem online, więc nie znikną.

5. Jak działa synchronizacja z wersją webową (co synchronizuje się automatycznie)?

   Aplikacja mobilna automatycznie synchronizuje dane z wersją przeglądarkową serwisu ifirma.pl, m.in. faktury, produkty, dane kontrahentów, statusy deklaracji i zobowiązań, a także zadania w kalendarzu. Czasami, w przypadku braku aktualnych danych, konieczne może być ręczne odświeżenie widoku. W tym celu wystarczy przeciągnąć palcem w dół po ekranie.

6. Jak włączyć/ustawić powiadomienia (terminy, statusy, inne alerty) i co zrobić, jeśli nie przychodzą?

   Powiadomienia (np. o zbliżających się terminach generowania deklaracji i płatnościach zobowiązań) możesz włączyć w ustawieniach aplikacji. Upewnij się również, że system operacyjny telefonu nie blokuje powiadomień dla aplikacji ifirma.pl. Jeśli mimo to nie otrzymujesz powiadomień, warto: zaktualizować aplikację do najnowszej wersji, sprawdzić uprawnienia aplikacji w ustawieniach telefonu lub ponownie uruchomić urządzenie.

7. Jakich uprawnień może wymagać aplikacja i dlaczego są one potrzebne?

   Aplikacja ifirma.pl może poprosić o dostęp do aparatu (np. przy dodawaniu dokumentów kosztowych), pamięci urządzenia (do zapisywania i dodawania załączników) oraz wysyłania powiadomień (np. o terminach podatkowych). Uprawnienia te są niezbędne do prawidłowego działania wybranych funkcji i zwiększają komfort korzystania z aplikacji. Ich udzielenie nie jest obowiązkowe, ale brak zgody może ograniczyć dostępność niektórych funkcji. Wszystkie dane przetwarzane są zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i prywatności.

8. Co wprowadza aktualizacja aplikacji i dlaczego aplikacja czasem zmienia wygląd?

   Tego rodzaju działania mają na celu poprawę bezpieczeństwa, wygody oraz rozszerzenie funkcjonalności. W ramach aktualizacji regularnie wprowadzane są nowe opcje, np. zarządzanie listą kont bankowych, informacje o statusie deklaracji ZUS/US, oznaczenie kompletności dokumentów, powiadomienia o komentarzach księgowej do przekazanych dokumentów. Dodatkowo dostępne jest logowanie biometryczne (odcisk palca, Face ID) czy powiadomienia push. Zmiany wizualne, takie jak nowe ikony, odświeżony wygląd ekranów czy reorganizacja menu, wynikają z potrzeby poprawy ergonomii i zgodności z aktualnymi standardami systemów Android i iOS. Celem jest zapewnienie intuicyjnej obsługi oraz dostosowanie interfejsu do urządzeń mobilnych o różnych rozmiarach.

9. Korzystam z iOS i mam starą wersję aplikacji – czy nadal będzie działać i jak długo będzie wspierana?

   Aktualnie stara wersja nie jest już dostępna do pobrania w sklepie i nie będzie wspierana. Aby korzystać z nowej aplikacji, konieczne jest pobranie jej ze sklepu AppStore i usunięcie starej aplikacji z telefonu.

10. Co zrobić, gdy aplikacja się zawiesza, nie uruchamia lub działa wolno?

    Jeśli aplikacja ifirma.pl nie działa prawidłowo - zawiesza się, nie uruchamia lub działa wolno - w pierwszej kolejności warto wykonać kilka podstawowych czynności diagnostycznych. Najczęściej problemy wynikają z nieaktualnej wersji aplikacji, przeciążenia pamięci urządzenia lub braku stabilnego połączenia z internetem.

    Zalecane kroki:

    1. Zaktualizuj aplikację do najnowszej wersji – nowe wersje zawierają poprawki błędów i zwiększoną kompatybilność z systemem operacyjnym.
    2. Sprawdź połączenie internetowe – aplikacja wymaga stałego dostępu do internetu (Wi-Fi lub danych mobilnych), ponieważ pracuje w trybie online.
    3. Zamknij aplikację - całkowite wyłączenie aplikacji działającej w tle spowoduje usunięcie jej z pamięci podręcznej.
    4. Wyczyść pamięć podręczną aplikacji - wybierz opcję 'Wyczyść dane i wyloguj', która znajduje się pod zwykłym wyloguj w aplikacji. Dzięki temu system wyczyści tymczasowe dane z pamięci i po ponownym uruchomieniu aplikacja zostanie załadowana od nowa.
    5. Zrestartuj telefon – system mobilny czasem wymaga ponownego uruchomienia, aby przywrócić poprawne działanie aplikacji.

    Jeśli problem nadal występuje mimo wykonania powyższych czynności, skontaktuj się z pomocą techniczną IFIRMA. Możesz to zrobić za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie - kontaktu" target="_blank">https://www.ifirma.pl/kontakt/. lub pisząc na adres - mobile@ifirma.pl

    W zgłoszeniu warto podać informacje o modelu telefonu, wersji systemu operacyjnego oraz opis problemu — co dokładnie się dzieje i przy jakiej operacji.

11. Jakie funkcje oferuje aplikacja mobilna ifirma.pl?

    Aplikacja mobilna umożliwia m.in. wystawianie faktur krajowych i zagranicznych, opłacanie zobowiązań i przeglądanie deklaracji, wgrywanie i przekazywanie e-dokumentów, zarządzanie produktami i usługami, śledzenie statusów płatności, dodawanie własnych zadań w kalendarzu firmowym, zarządzanie listą kont bankowych, a w przypadku klientów Biura Rachunkowego - oznaczanie kompletności dokumentów oraz wgląd do uwag księgowej do przekazanych dokumentów. Ważnym elementem jest też integracja aplikacji z KSeF. Dodatkowo, wybierając opcję Biura Rachunkowego, zyskujesz dostęp do szybkiego kontaktu z dedykowaną księgową.

12. Jak mogę wgrać dokumenty kosztowe do aplikacji?

    Aplikacja umożliwia dodawanie kosztów poprzez zrobienie zdjęcia faktury, paragonu, wgranie dokumentu, a także udostępnienie pliku z zewnętrznej aplikacji.

13. Czy aplikacja przypomina o terminach (podatki/płatności)?

    Aplikacja mobilna IFIRMA umożliwia automatyczne przypomnienie o zbliżających się terminach podatkowych, takich jak płatności ZUS, VAT czy PIT. Powiadomienia te wyświetlane są w formie alertów na telefonie oraz w interfejsie aplikacji, co pozwala przedsiębiorcy zachować pełną kontrolę nad zobowiązaniami. Oprócz powiadomień push, użytkownik może również korzystać z kalendarza firmowego dostępnego w aplikacji. Funkcja ta pozwala na dodawanie własnych zadań i wydarzeń – takich jak spotkania, notatki czy ważne działania biznesowe – z możliwością określenia daty i opisu. Dzięki temu aplikacja pełni nie tylko rolę narzędzia księgowego, ale także organizera pracy.

14. Jak najłatwiej sprawdzać statusy płatności faktur w aplikacji?

    Aplikacja pokazuje status opłacenia faktur: opłacona, opłacona częściowo, nieopłacona, po terminie. Dzięki temu w prosty sposób zidentyfikujesz, które faktury wymagają interwencji – na przykład kontaktu z kontrahentem w sprawie zaległości. W widoku listy faktur możesz zastosować filtry, które pozwolą Ci szybko wyświetlić tylko nieopłacone lub przeterminowane dokumenty. To istotne narzędzie w codziennym zarządzaniu płynnością finansową firmy.

15. Jak zarządzać listą kont bankowych w aplikacji?

    W aplikacji IFIRMA możesz dodawać, edytować i usuwać konta bankowe przypisane do swojej firmy. Podczas wystawiania faktury wybierasz, które konto ma być użyte, a domyślne dane zaczytują się automatycznie. Zmiana numeru rachunku w ustawieniach spowoduje, że nowe faktury będą zawierać zaktualizowane dane. To wygodny sposób na kontrolę nad płatnościami i uniknięcie błędów przy przelewach od klientów.

16. Jak skontaktować się z księgową/BOK z poziomu aplikacji i gdzie znaleźć szybki dostęp do kontaktów?

    Aplikacja zapewnia szybki dostęp do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta, a jeśli korzystasz z usługi Biura Rachunkowego – do dedykowanej księgowej. Wystarczy wejść do zakładki „Kontakt”,znajdującej się w górnym menu na Pulpicie, gdzie dostępne są opcje połączenia telefonicznego czy wysłania wiadomości e-mail.