Przygotuj się na KSeF

FAQ - kluczowe pytania o KSeF:

1. Jakie są metody uwierzytelnienia w KSeF?

   Przedsiębiorca może zalogować się do KSeF m.in. za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Każda metoda ma swoje zastosowanie i poziom bezpieczeństwa.

2. Dlaczego potrzebuję certyfikatu KSeF?

   Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury.Certyfikaty będą niezbędne m.in. do uwierzytelnienia się w systemie, wystawiania faktur w trybie offline. Umożliwią też nadanie uprawnień pracownikom lub zewnętrznym usługodawcom, np. biurom rachunkowemym.

3. Jak wyrobić certyfikat KSeF?

   Certyfikat KSeF od 1 listopada będzie można wygenerować bezpośrednio w KSeF . W celu złożenia wniosku o wydanie certyfikatu konieczne będzie uwierzytelnienie w KSeF np. za pomocą Podpisu zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. O certyfikat będzie mógł wystąpić bezpośrednio przedsiębiorca lub inna osoba uprawniona (np. pracownik wystawiający faktury).

4. Jak nadać uprawnienia do KSeF księgowej lub pracownikowi?

   Przedsiębiorca może przyznać uprawnienia do wystawiania lub przeglądania faktur konkretnej osobie lub firmie. Uprawnienia nadaje się za pomocą oprogramowania KSeF na stronie podatki.gov.pl. Podmioty inne niż osoby fizyczne, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci, mogą złożyć w formie papierowej druk ZAW-FA.

5. Co zrobić w razie awarii systemu lub braku Internetu?

   Jeśli masz awarię Internetu albo na przykład jesteś w miejscu, w którym nie ma zasięgu, możesz wystawić fakturę offline, poza KSeF. Faktura wystawiona w trybie offline24 ma być zgodna ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i przesłana do KSeF w kolejnym dniu roboczym. Faktura musi być również opatrzona dwoma kodami QR, które zapewniają dostęp do faktury w KSeF i umożliwiają potwierdzenie tożsamości wystawcy.

   W przypadku awarii systemu KSeF system przechodzi w tryb offline albo tryb awaryjny. Tryb offline dotyczy zaplanowanych przerw technicznych, które Ministerstwo Finansów z wyprzedzeniem zapowiada w BIP. Wtedy można wystawić fakturę poza systemem, ale zgodnie z obowiązującym wzorem. Do KSeF faktura ma trafić w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy technicznej.

   Tryb awaryjny dotyczy nieplanowanej awarii. Można na takich samych zasadach wystawiać faktury poza KSeF i przesłać je do 7 roboczych dni po zakończeniu awarii.

   Warto pamiętać o tym, że z wystawieniem faktury można się wstrzymać. Faktura na rzecz firmy powinna być wystawiona do 15 dnia następnego dnia miesiąca.

6. Dlaczego moja faktura została odrzucona przez KSeF?

   Przyczyną może być np. błąd w strukturze pliku XML, nieprawidłowe dane nabywcy lub brak uwierzytelnienia.

   System sprawdza zgodność ze schematem każdej faktury przed jej zatwierdzeniem.

7. Jakich faktur nie wystawisz w KSeF?

   Do KSeF nie trafiają m.in. faktury z procedur szczególnych OSS, IOSS. Do końca 2026 do KSeF nie trzeba będzie przesyłać paragonów z NIP. Sprzedawca będzie mógł zdecydować, czy przesyłać do KSeF faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności.

8. Czy muszę sam archiwizować faktury z KSeF?

   Nie, faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat. Przedsiębiorca ma do nich dostęp online, co zwalnia z obowiązku ich lokalnej archiwizacji. Może to jednak robić dodatkowo dla własnego bezpieczeństwa.

9. Co to jest samofakturowanie i jak działa w KSeF?

   Samofakturowanie to sytuacja, w której to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. KSeF wspiera ten model, ale wymaga wcześniejszego porozumienia między stronami i odpowiedniego uwierzytelnienia.

   Poza nadaniem odpowiednich uprawnień w KSeF samofakturowanie wymaga zawarcia umowy między stronami. W umowie strony ustalają procedurę zatwierdzania faktur.

   Faktury nie muszą być wystawiane w KSeF, jeśli nabywca wystawiający fakturę lub dostawca, na rzecz którego wystawiana jest faktura, nie mają polskiego NIP-u. W takich przypadkach faktury wystawia się poza KSeF.

10. Czy mogę wystawiać faktury poza KSeF po 2026 roku?

    Po wprowadzeniu obowiązku KSeF (dla większości firm od 1.04.2026 r.) wystawianie faktur poza systemem będzie niedozwolone – z wyjątkami w szczególnych przypadkach, m.in. awarii, faktur na rzecz osób nie prowadzących działalności gospodarczej czy faktur wystawionych przez przedsiębiorców, u których wartość wystawionych faktur w miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Dla nich obowiązek KSEF wejdzie w 2027 roku.

11. Jakie są korzyści z korzystania z KSeF dla mikrofirmy?

    Wśród korzyści, które pomogą uprościć procesy księgowe, można wymienić: szybszy zwrot VAT (do 40 dni), automatyczną archiwizację, bezpieczeństwo danych czy jednolity format dokumentów.

12. KSeF – obowiązek czy ułatwienie?

    Choć KSeF to obowiązek prawny, w praktyce może znacząco uprościć fakturowanie. Dzięki automatyzacji, przechowywaniu danych i integracji z programami księgowymi zyskujemy czas i porządek.

13. Czy muszę wystawiać w KSeF dla zagranicznych kontrahentów?

    Faktury na rzecz podmiotów zagranicznych również będzie należało wystawiać w KSeF. Najczęściej jednak będą one dostarczane nabywcy poza KSeF (w sposób z nim uzgodniony). Faktura udostępniana nabywcy poza KSeF będzie oznaczana kodem QR.

14. Czy mogę testować KSeF zanim będzie obowiązkowy?

    Tak – dostępne jest środowisko testowe KSeF, w którym każdy przedsiębiorca może sprawdzić działanie systemu, wystawić próbne faktury i zapoznać się z interfejsem bez ryzyka.

    Z uwagi na obecne wdrożenia nowego systemu opcja będzie dostępna dla przedsiębiorców od 30 września.

15. Jak wygląda numer KSeF i jak go używać?

    Każda faktura w KSeF otrzymuje unikalny identyfikator – numer KSeF. Można go używać jako potwierdzenie wystawienia faktury, numeru referencyjnego lub przy korespondencji z klientem i księgowością. Od 2027 roku numer KSeF trzeba będzie wskazywać przy zapłacie za fakturę w ramach split payment.