Program do KSeF - FAQ:

1. Jakie są metody uwierzytelnienia w KSeF?

   Przedsiębiorca może zalogować się do KSeF m.in. za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Każda metoda ma swoje zastosowanie i poziom bezpieczeństwa.

2. Dlaczego potrzebuję certyfikatu KSeF?

   Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Certyfikaty będą niezbędne m.in. do uwierzytelnienia się w systemie, wystawiania faktur w trybie offline. Umożliwią też nadanie uprawnień pracownikom lub zewnętrznym usługodawcom, np. biurom rachunkowym.

3. Jak wyrobić certyfikat KSeF?

   Certyfikat KSeF od 1 listopada będzie można wygenerować bezpośrednio w KSeF . W celu złożenia wniosku o wydanie certyfikatu konieczne będzie uwierzytelnienie w KSeF np. za pomocą Podpisu zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. O certyfikat będzie mógł wystąpić bezpośrednio przedsiębiorca lub inna osoba uprawniona (np. pracownik wystawiający faktury).

4. Jak nadać uprawnienia do KSeF księgowej lub pracownikowi?

   Przedsiębiorca może przyznać uprawnienia do wystawiania lub przeglądania faktur konkretnej osobie lub firmie. Uprawnienia nadaje się za pomocą oprogramowania KSeF na stronie podatki.gov.pl. Podmioty inne niż osoby fizyczne, które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci, mogą złożyć w formie papierowej druk ZAW-FA.

5. Co zrobić w razie awarii systemu lub braku Internetu?

   Jeśli masz awarię Internetu albo na przykład jesteś w miejscu, w którym nie ma zasięgu, możesz wystawić fakturę offline, poza KSeF. Faktura wystawiona w trybie offline24 ma być zgodna ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i przesłana do KSeF w kolejnym dniu roboczym. Faktura musi być również opatrzona dwoma kodami QR, które zapewniają dostęp do faktury w KSeF i umożliwiają potwierdzenie tożsamości wystawcy.

   W przypadku awarii systemu KSeF system przechodzi w tryb offline albo tryb awaryjny. Tryb offline dotyczy zaplanowanych przerw technicznych, które Ministerstwo Finansów z wyprzedzeniem zapowiada w BIP. Wtedy można wystawić fakturę poza systemem, ale zgodnie z obowiązującym wzorem. Do KSeF faktura ma trafić w następnym dniu roboczym po zakończeniu przerwy technicznej.

   Tryb awaryjny dotyczy nieplanowanej awarii. Można na takich samych zasadach wystawiać faktury poza KSeF i przesłać je do 7 roboczych dni po zakończeniu awarii.

   Warto pamiętać o tym, że z wystawieniem faktury można się wstrzymać. Faktura na rzecz firmy powinna być wystawiona do 15 dnia następnego dnia miesiąca.

6. Dlaczego moja faktura została odrzucona przez KSeF?

   Przyczyną może być np. błąd w strukturze pliku XML, nieprawidłowe dane nabywcy lub brak uwierzytelnienia.

   System sprawdza zgodność ze schematem każdej faktury przed jej zatwierdzeniem.

7. Jakich faktur nie wystawisz w KSeF?

   Do KSeF nie trafiają m.in. faktury z procedur szczególnych OSS (nieunijna), IOSS. Do końca 2026 do KSeF nie trzeba będzie przesyłać paragonów z NIP. Sprzedawca będzie mógł zdecydować, czy przesyłać do KSeF faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności.

8. Czy muszę sam archiwizować faktury z KSeF?

   Nie, faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat. Przedsiębiorca ma do nich dostęp online, co zwalnia z obowiązku ich lokalnej archiwizacji. Może to jednak robić dodatkowo dla własnego bezpieczeństwa.

9. Co to jest samofakturowanie i jak działa w KSeF?

   Samofakturowanie to sytuacja, w której to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. KSeF wspiera ten model, ale wymaga wcześniejszego porozumienia między stronami i odpowiedniego uwierzytelnienia.

   Poza nadaniem odpowiednich uprawnień w KSeF samofakturowanie wymaga zawarcia umowy między stronami. W umowie strony ustalają procedurę zatwierdzania faktur.

   Faktury nie muszą być wystawiane w KSeF, jeśli nabywca wystawiający fakturę lub dostawca, na rzecz którego wystawiana jest faktura, nie mają polskiego NIP-u. W takich przypadkach faktury wystawia się poza KSeF.

10. Czy mogę wystawiać faktury poza KSeF po 2026 roku?

    Po wprowadzeniu obowiązku KSeF (dla większości firm od 1.04.2026 r.) wystawianie faktur poza systemem będzie niedozwolone – z wyjątkami w szczególnych przypadkach, m.in. awarii, faktur na rzecz osób nie prowadzących działalności gospodarczej czy faktur wystawionych przez przedsiębiorców, u których wartość wystawionych faktur w miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł brutto. Dla nich obowiązek KSEF wejdzie w 2027 roku.

11. Czy muszę wystawiać w KSeF dla zagranicznych kontrahentów?

    Faktury na rzecz podmiotów zagranicznych również będzie należało wystawiać w KSeF. Najczęściej jednak będą one dostarczane nabywcy poza KSeF (w sposób z nim uzgodniony). Faktura udostępniana nabywcy poza KSeF będzie oznaczana kodem QR.

12. Jak wygląda numer KSeF i jak go używać?

    Od 2027 roku numer KSeF trzeba będzie wskazywać przy zapłacie za fakturę w ramach split payment, a także w każdym wypadku kiedy zarówno wystawca jak i nabywca są zarejestrowani jako podatnicy podatku VAT.

13. Czy muszę mieć specjalny program do obsługi KSeF?

    Nie, nie jest to konieczne. Jako właściciel firmy możesz zalogować się do KSeF bezpośrednio przez portal Ministerstwa Finansów, np. za pomocą profilu zaufanego. Jednak w praktyce samodzielna obsługa faktur w tym systemie może być niewygodna i czasochłonna. Dlatego w IFIRMA zapewniamy pełną integrację z KSeF, dzięki której możesz wygodnie wystawiać i odbierać faktury bez przełączania się między systemami i bez znajomości technicznych detali. Wszystko odbywa się w jednym miejscu.

14. Jak zintegrować IFIRMA z KSeF?

    Aby połączyć swoje konto z KSeF, wystarczy najpierw uwierzytelnić się w systemie Ministerstwa Finansów – możesz to zrobić za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej lub, w przypadku pełnomocnika, zgłoszenia ZAW-FA. Po zalogowaniu się do KSeF, należy wygenerować token i certyfikaty autoryzacyjne, które umożliwią bezpieczną komunikację między systemem KSeF a Twoim kontem w IFIRMA.

15. Czy mogę sam przeglądać i pobierać faktury z KSeF za pomocą systemu IFIRMA?

    Tak, jak najbardziej. Jeśli masz aktywną integrację konta IFIRMA z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), możesz samodzielnie przeglądać i pobierać faktury otrzymane przez Twoją firmę bezpośrednio z poziomu aplikacji – bez konieczności logowania się do systemu Ministerstwa Finansów.

16. W jaki sposób mogę przeglądać wszystkie wystawione przeze mnie faktury?

    Wszystkie faktury, które wystawiłeś jako przedsiębiorca, możesz łatwo przeglądać w systemie IFIRMA - zarówno te przesłane do KSeF, jak i inne dokumenty sprzedażowe. Wystarczy zalogować się na swoje konto, przejść do zakładki „Faktury” i tam znajdziesz pełną listę wystawionych dokumentów, wraz z datami, numerami, kontrahentami i statusem wysyłki do KSeF. Dla faktur zintegrowanych z KSeF zobaczysz dodatkowo informację o tym, czy faktura została poprawnie przyjęta przez system oraz numer KSeF przypisany przez Ministerstwo Finansów. Dostępne są też opcje podglądu, pobrania i wydruku dokumentu (również w wersji PDF).

17. W jaki sposób dowiem się, że kontrahent wystawił mi fakturę?

    Jeśli Twój kontrahent wystawi fakturę w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF) na Twój NIP, system IFIRMA poinformuje Cię o tym i bez konieczności samodzielnego logowania się do platformy Ministerstwa Finansów. Po zintegrowaniu konta IFIRMA z KSeF wszystkie takie faktury możesz wygodnie odebrać z KSeF z poziomu naszej aplikacji, skontrolować statusy dokumentów, a także przekazać je księgowej.

18. Co zmienia KSeF w strukturze plików JPK_VAT?

    Wprowadzenie KSeF nie znosi obowiązku składania JPK_VAT, ale wpływa na sposób jego przygotowania. Po wdrożeniu KSeF faktury ustrukturyzowane stają się głównym źródłem danych do ewidencji VAT, co oznacza, że informacje zawarte w fakturach trafiających do KSeF będą musiały zostać powiązane z rejestrem sprzedaży w JPK_V7. Dodatkowo w ewidencji trzeba będzie uwzględniać numer identyfikujący fakturę nadany przez KSeF. Od lutego każda faktura dla JPK_VAT ma być opisana jako wystawiona w KSeF lub poza - oznaczenie BFK, dlatego w serwisie na poziomie księgowania wydatków dostępna jest też opcja uzupełnienia nr KSeF. Po dokonaniu integracji z KSeF numer będzie automatycznie pobierany wraz z wydatkiem i uzupełniany. Podobnie po stronie sprzedaży, system rozpozna, które faktury zostały wysłane do KSeF, a które nie, odpowiednio oznaczając je w strukturze JPK. Dzięki temu dane przesyłane w JPK staną się bardziej spójne z rzeczywistymi dokumentami, a administracja skarbowa zyska łatwiejszy dostęp do ich treści i możliwość szybszej weryfikacji.