W 2018 roku stary formularz RP-7 został zastąpiony zaktualizowaną wersją dokumentu, który od tego czasu jest określany jako nowy formularz ERP 7. Pracownik, po uzyskaniu formularza, składa dokument do ZUS-u. Wniosek ERP-7 stanowi zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, a podane informacje przez pracodawcę muszą być zgodne ze stanem rzeczywistym. Jego wystawianie wynika wprost z obowiązków pracodawcy, jakie ciążą na nim względem zatrudnianych pracowników.
Każdy pracodawca ma obowiązek archiwizacji dokumentów, na podstawie których istnieje możliwość wyznaczania rzeczywistego wymiaru świadczeń emerytalnych lub renty dla pracownika. Wystawienie dokumentu ERP-7 jest zatem obowiązkiem pracodawcy, który zatrudniał daną osobę.
Podstawy prawne wskazują także na szereg innych podmiotów, realizujących wystawianie dokumentów ERP 7, np.:
W każdym przypadku pracownik może samodzielnie wystąpić z wnioskiem o wydanie dokumentu ERP 7. Pracodawca zaś jest zobligowany do jego wystawienia na życzenie wnioskodawcy.
Aktualny formularz został wydany w 2019 roku i obowiązuje on do dziś. Jego elektroniczna wersja znajduje się na oficjalnej stronie ZUS-u.
Pracodawca ma obowiązek wystawienia formularza ERP 7 wszystkim osobom zatrudnionym do ostatniego dnia 1998 roku włącznie. W innych przypadkach formularz może zostać wystawiony na życzenie pracownika – nie ma jednak obowiązku obligatoryjnego wystawiania tego dokumentu wraz z ustaniem stosunku pracy.
We wniosku wypełnia się m.in. tabelę z latami zatrudnienia osoby, zatem dokument będzie zawierać kompleksowy opis stałych i zmiennych składników wynagrodzenia, za cały okres pracy w danym zakładzie.
Zaświadczenie wystawia się osobom, które:
Formularz ERP-7 jest obszernym, dziesięciostronicowym dokumentem, w którym samo zaświadczenie zostało umieszczone na czterech pierwszych stronach, a sześć kolejnych stron obejmuje informacje i zasady przydatne do prawidłowego wypełnienia zaświadczenia.
Pracodawca wypełnia wyłącznie pierwszą część dokumentu, posiłkując się informacjami zawartymi na stronach od 6 do 10 włącznie.
Wniosek należy wypełnić wielkimi literami, korzystając z niebieskiego lub czarnego tuszu. Nie należy wypełniać formularza ołówkiem – można zrobić to tylko i wyłącznie na próbę.
W tej rubryce uzupełnia się numer NIP, REGON, PESEL lub rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości, jeśli powyższe numery nie zostały nadane.
Poniżej należy wpisać nazwę bądź dane osobowe wypełniającego, w tym imię, nazwisko, dokładny adres oraz Numer Konta Płatnika przed 1999 r., o ile został nadany.
W tej sekcji należy wypełnić dane dotyczące pracownika, który np. wnioskował o wydanie formularza ERP 7. Uzupełnia się numer PESEL lub wpisuje informacje o dokumencie tożsamości (w przypadku braku PESEL), następnie imię i nazwisko, datę urodzenia w formacie dd/mm/rr.
Ten obszar został podzielony na cztery punkty. W pierwszym punkcie należy podać dokładną datę zatrudnienia pracownika, o ile wciąż jest zatrudniony, bądź okres od-do zatrudnienia, jeśli pracownik już nie jest zatrudniony.
W punkcie drugim uzupełnia się okres niepełnego wymiaru czasu pracy przed 15 listopada 1991 r., o ile taki zaistniał.
W punkcie trzecim znajdują się dwa pola do wypełnienia. Znakiem X zaznaczamy odpowiedź TAK lub NIE dotyczącą faktu udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. Jeśli zaznaczaliśmy TAK, musimy podać okres od-do w polu umieszczonym poniżej.
W czwartej sekcji występuje analogiczna sytuacja, dotycząca jednak urlopu wychowawczego/urlopu bezpłatnego na wychowanie dzieci. Jeśli został udzielony, to oprócz okresu należy podać także imię i datę urodzenia dziecka/dzieci.
Znajdują się tutaj trzy punkty, które należy starannie wypełnić, pamiętając o naniesieniu wszystkich okresów. Jeśli zabraknie miejsca, wypełniający powinien umieścić okresy na odrębnej kartce, a następnie dołączając pismo jako załącznik do zaświadczenia.
W punkcie pierwszym wskazuje się wypłacone wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy na podstawie odrębnych przepisów. W punkcie drugim nanosi się informacje o wypłaconych zasiłkach chorobowych/opiekuńczych bądź macierzyńskich po 1991 roku. Jeśli pracownikowi wypłacono świadczenie rehabilitacyjne, w punkcie trzecim zaznacza się pole TAK, jeśli nie, należy nanieść znak X w polu NIE.
Nad rubryką dotyczącą informacji o kwotach wynagrodzenia/uposażenia, kwotach świadczeń wypłaconych w okresie niezdolności do pracy oraz w przypadku innych należności (za określony rok kalendarzowy) uwzględnianych przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych oraz kapitału początkowego, umieszcza się imię i nazwisko pracownika oraz datę jego urodzenia.
Poniżej znajduje się obszerna tabelka zawierająca osiem kolumn. Każdy kolejny wiersz, to następny rok kalendarzowy. Nanosi się go w kolumnie nr 1. Pozostałe kolumny muszą zawierać wyszczególnione kwoty za konkretne rodzaje świadczeń/dodatków/wynagrodzeń.
Uzupełniamy, jeśli mamy wątpliwości, np. co do danego składnika wynagrodzenia.
Wypełniamy, jeśli zostało udzielone pełnomocnictwo, wraz z jego zakresem i terminem obowiązywania.
Należy podać informację o dokumentach, na podstawie których zaświadczenie zostało wystawione.
Zaznaczamy TAK lub NIE, w zależności od tego, czy załączniki zostały umieszczone w dokumencie.
Wypełniający uzupełnia datę oraz składa czytelny podpis.
O możliwościach jakie oferuje działalność nierejestrowana działając w e-commerce, ze szczególnym uwzględnieniem wszelkich ulg oraz…
Kasowy PIT pozwala podatnikom na wykazanie przychodu w działalności dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca faktycznie otrzyma…
Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż mieszaną, mają obowiązek ustalania proporcji VAT. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak…
Planujesz realizację zupełnie nowej inwestycji? Jeśli tak, to pamiętaj, że przepisy prawa przewidują pomoc w…
Jesteś właścicielem salonu kosmetycznego lub salonu piękności? Zobacz, jakie zmiany w VAT szykują się dla…
Wybór działalności nierejestrowanej niesie za sobą wiele ułatwień dla przedsiębiorców, którzy zyskują szansę na zmniejszenie…