Obowiązkowe świadczenia na rzecz pracowników – kosztem uzyskania przychodu.
Jednym z wielu obowiązków przedsiębiorcy jest zapewnienie pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. Jak również ekwiwalentów związanych z samodzielnym praniem, konserwacją, naprawą, odpylaniem i odkażaniem środków ochrony indywidualnej przez pracownika. Co do zasady, tego rodzaju poniesione wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Ich poniesienie narzucają przepisy Kodeksu Pracy wraz z rozporządzeniami wykonawczymi.Odzież ochronna
Stosownie do art. 237 KP, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pranie i konserwacja odzieży
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pranie i konserwację odzieży roboczej. Przepisy KP nakazują zapewnienie prania przez pracodawcę. Nie jest to równoznaczne z instalacją i utrzymywaniem maszyn pralniczych czy działów firmy zajmujących się środkami ochrony indywidualnej. Pracodawca może zlecić wykonywanie konserwacji i prania odzieży specjalistycznemu przedsiębiorstwu. Innym wyjściem jest zlecenie tych czynności pracownikowi, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. W praktyce małych przedsiębiorstw jest to najczęściej spotykane rozwiązanie.Ekwiwalent za pranie odzieży
Ekwiwalent ten powinien być zwrotem rzeczywiście poniesionych przez pracowników kosztów prania i konserwacji. Wypłata powinna następować na podstawie udokumentowanych wydatków. Pracownik powinien być więc zobowiązany do przedłożenia faktury za pranie odzieży. Ustalenie rzeczywistych kosztów w przypadku, jeżeli pracownik korzysta wyłącznie z własnych środków i możliwości (pranie w domu), może powodować trudność. Pracodawca może więc określić zasady naliczenia i wypłaty ekwiwalentu w wewnętrznym regulaminie wynagradzania obowiązującym w danej firmie.Ekwiwalent a podatek i składki ZUS
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany w wyżej opisanych przypadkach, jest świadczeniem obowiązkowym, zastępującym świadczenie rzeczowe w postaci prania tejże odzieży, gwarantowanym przez pracodawcę. W związku z tym nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Rozporządzenie Ministra Pracy z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:§ 2. 1. Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: 6) wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.Ekwiwalent jest również zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Art. 21. 1. Wolne od podatku dochodowego są: 11)świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw Jednakże wolne od podatku dochodowego są wyłącznie te świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, reguluje KP w rozdziale „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze”.Ekwiwalenty wypłacane więc przez pracodawcę dobrowolnie (np. za pranie odzieży reprezentacyjnej we własnym zakresie), stanowią przychód z umowy o pracę podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Należy więc zawsze ściśle określać warunki pracy i stanowisko pracy, aby nie powstały wątpliwości dotyczące obowiązku zapewnienia środków ochrony indywidualnej przez pracodawcę. Mogą one dać podstawę do kwestionowania przez organy kontrolne wypłaty ekwiwalentów jako elementów uniknięcia danin publicznych i zmniejszania kosztów zatrudnienia.
Wyjątki
Kodeks Pracy przewiduje sytuacje, w której powierzenie pracownikowi prania odzieży nie może mieć miejsca. W związku z tym nie przewiduje się wypłacania ekwiwalentu. Odzież i obuwie robocze, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu:- środkami chemicznymi
- promieniotwórczymi
- materiałami biologicznie zakaźnymi