Kategorie: KsięgowośćPoradnik przedsiębiorcyWłasna firma

Rachunek firmowy czy osobisty? Porównanie

Rachunek osobisty czy firmowy? Obejrzyj video i sprawdź co wybrać!

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają prowadzenie firmy, zastanawiają się, czy muszą zakładać nowy rachunek bankowy. Posiadanie rachunku firmowego nie zawsze jest konieczne przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Część przedsiębiorców ma dylemat, w jaki sposób postąpić, czy w dalszym ciągu realizować wszystkie płatności z rachunku osobistego, czy może jednak właściwsze będzie posiadanie rachunku firmowego. W dzisiejszej publikacji postaramy się porównać te dwa rachunki.

Jakie mamy rodzaje rachunków bankowych?

Zgodnie z ustawą Prawo bankowe podstawowe rodzaje rachunków bankowych to:

Rachunki rozliczeniowe, w tym bieżące i pomocnicze, oraz prowadzone dla nich na rachunki VAT.
Rachunki lokat terminowych.
Rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, w tym rachunki rodzinne, oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych.
Rachunki powiernicze.

Rodzaj rachunku	Dla kogo
Rachunki rozliczeniowe Rachunki lokat terminowych	osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, o ile posiadają zdolność prawną, osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym dla osób będących przedsiębiorcami.
Rachunki oszczędnościowe Rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (ROR) Rachunki terminowych lokat oszczędnościowych	osób fizycznych, szkolnych kas oszczędnościowych. pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych, rad rodziców.
Rachunki rodzinne	Mogą być prowadzone wyłącznie dla osób fizycznych, którym przyznano niepodlegające egzekucji świadczenia, dodatki, zasiłki oraz inne kwoty, o których mowa w ustawie Kodeks postępowania cywilnego.
Rachunki powiernicze	Mogą być gromadzone wyłącznie środki pieniężne powierzone posiadaczowi rachunku – na podstawie odrębnej umowy – przez osobę trzecią.

W kontekście naszych rozważań będą nas interesowały rachunki rozliczeniowe i rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (ROR). Pierwsze z nich są dedykowane dla firm, natomiast drugie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Co na ten temat mówią przepisy?

Żadne przepisy podatkowe nie wskazują wprost na obowiązek posiadania rachunku bankowego przez przedsiębiorcę, który jest osobą fizyczną. W ustawie Prawo przedsiębiorców mamy wskazanie, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.

Natomiast w ustawie Ordynacja podatkowa jest zapis, że zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w formie polecenia przelewu.

Więc tak naprawdę z przepisów nie wynika kategoryczny obowiązek posiadania firmowego rachunku bankowego.

Więcej informacji na temat jak należy rozumieć pojęcie transakcji w rozumieniu limitów podatkowych można uzyskać w podlinkowanej publikacji.

Rachunek osobisty

Najczęściej osoby fizyczne, które rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej posiadają już rachunek osobisty, tzw. ROR. Jeżeli firmę prowadzi mikroprzedsiębiorca, u którego nie wystąpi zbyt wiele płatności, to bardzo często nowy przedsiębiorca nie zakłada rachunku firmowego. Takie postępowanie nie jest zabronione, tylko należy zwrócić uwagę na pewne niedogodności.

Po pierwsze na naszym prywatnym rachunku mamy pokazaną historię wszystkich przeprowadzonych operacji transakcyjnych i nie ma możliwości ich rozdzielenia. Nie pozwala to więc na transparentność rozliczeń firmowych.

Po drugie przeprowadzanie prywatnych transakcji sprzedaży, za które wpływają środki na ROR może być dyskusyjne w konfrontacji z urzędem skarbowym. To przedsiębiorca będzie musiał udowodnić, że nie była to sprzedaż związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Po trzecie ROR nie znajdzie się na białej liście podatników. Obecnie zapłata za faktury powyżej 15.000 zł brutto musi być dokonywana jedynie na rachunki znajdujące się na białej liście. W takim przypadku kontrahenci nie będą mogli zapłacić za otrzymaną fakturę.

Po czwarte przedsiębiorca nie będzie mógł przyjąć płatności w mechanizmie podzielonej płatności, jak i dokonać zapłaty w MPP. Rachunek VAT jest generowany jedynie do rachunku firmowego.

Najczęściej przedsiębiorcy zakładający działalność tłumaczą brak rachunku firmowego wyższymi opłatami, jak i oszczędnością czasu, który należy poświęcić zakładając konto. Ale czy tak naprawdę jest?

Rachunek firmowy

Obecnie wiele banków prowadzi akcję promocyjną przy zakładaniu firmy w CEIDG za pośrednictwem bankowości elektronicznej i jednoczesnym otwieraniem rachunków firmowych w danym banku. Wówczas oferowane są dodatkowe premie i przy spełnieniu określonych warunków również nie są pobierane opłaty za prowadzenie konta. Założenie rachunku firmowego daje przedsiębiorcy większy komfort i przejrzystość w prowadzeniu firmy. W jednym miejscu znajdują się wszystkie płatności za faktury wydatkowe, jak i mamy wpłaty za faktury sprzedaży. W przypadku kontroli urzędu skarbowego nie ma wątpliwości, że wszystkie transakcje dotyczą jedynie działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca może dokonywać płatności w split payment i jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT, to również przyjmować wpłaty w MPP. Pamiętajmy, że nawet podatnik VAT zwolniony, jeżeli otrzyma fakturę w MPP, ma obowiązek zapłaty w podzielonej płatności.

Porównanie rachunku osobistego i firmowego

Rachunek osobisty	Rachunek firmowy
Opłaty za prowadzenie rachunku mogą, ale nie muszą być niższe.	Jeżeli bank nalicza opłaty za prowadzenie rachunku, można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Brak przejrzystości dokonywanych operacji finansowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.	Transparentność operacji finansowych związanych z funkcjonowaniem firmy. Możliwość szybkiej kontroli finansów firmy.
Dodatkowe wyjaśnienia dotyczące operacji prywatnych w przypadku kontroli organu podatkowego.	Brak konieczności składania wyjaśnień do organu podatkowego co do charakteru przeprowadzanych transakcji.
Rachunek nie znajduje się na białej liście podatników, utrudnione relacje z kontrahentami.	Rachunek figuruje na białej liście podatników.
Nie można zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności, wyłączenie wydatku z kosztów podatkowych jeżeli został uregulowany bez MPP, a był taki obowiązek.	Można zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności.
Nie można przyjąć zapłaty za fakturę w MPP.	Można przyjąć zapłaty za fakturę w MPP.

Wydaje się, że w obecnej sytuacji większość przedsiębiorców powinno jednak zdecydować się na założenie rachunku firmowego. Taka opcja pozwala jeszcze dodatkowo na uzyskanie kredytu na firmę na warunkach dedykowanych tylko przedsiębiorcom. Oczywiście nie można osobie fizycznej prowadzącej działalność narzucić założenia rachunku firmowego. Jednak mamy nadzieję, że przeprowadzona analiza ułatwi podjęcie takiej decyzji.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.