Pojazd w działalności gospodarczej – to w dzisiejszych czasach podstawa. Taki samochód może stanowić środek trwały firmy, może być prywatnym pojazdem przedsiębiorcy lub też użytkowany być na podstawie umów – dzierżawy, leasingu albo najmu. Obojętnie jak – zawsze wiąże się to z określonymi kosztami eksploatacji – tj. wymianą części, naprawami, przeglądami jak również zakupem paliwa. Pytanie jest czy kosztem może być również ubezpieczenie? Jak powinno wyglądać zatem księgowanie ubezpieczenia pojazdu?
Koszty uzyskania przychodu
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.
Koszt podatkowy powinien być poniesiony i należycie udokumentowany przez podatnika. Zgodnie z opinią organów skarbowych polisę można uznać za dokument księgowy, jeśli zawiera poniższe dane:
- informacje dotyczące stron umowy,
- datę wystawienia polisy,
- opis przedmiotu umowy (rodzaj i zakres ubezpieczenia oraz okres, który obejmuje),
- wartość składki,
- podpisy stron,
- datę dokonania płatności (jeśli polisa opłacana jest przelewem bankowym, to potrzebny jest dodatkowo dowód zapłaty).
Limit 1. – wszystkie pojazdy osobowe – AC
Zaliczając do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z ubezpieczeniem AC samochodu należy pamiętać o limicie wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 47 updof, który mówi, iż „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia”. Powyższego ograniczenia nie trzeba stosować w przypadku ubezpieczeń OC i NNW, gdyż są to ubezpieczenia, za które wysokość składki nie jest uzależniona od wartości rynkowej pojazdu.
WAŻNE!
Serwis nie uwzględnia tego limitu, należy go samodzielnie pilnować.
Przykład:
- Wartość początkowa pojazdu dla celów ubezpieczenia wynosi 150.000 zł.
- Składka na ubezpieczenie AC wynosi 5000 zł.
- Kurs sprzedaży euro na dzień zawarcia umowy wynosi 4 zł, czyli 20.000 euro x 4 = 80.000 zł.
- Wyliczenie: (80.000 / 150.000) X 5000 = 2700 zł.
- Do kosztów zaliczymy wyłącznie 2700 zł.
Limit 2. – pojazdy osobowe niefirmowe – kilometrówka
Art. 23 ust. 1 pkt 46 updof mówi, iż „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu”.
Dla pojazdu osobowego niefirmowego prowadzone są dwie ewidencje:
- Ewidencja kosztów eksploatacji – wprowadza się do niej wszystkie, potwierdzone fakturą lub rachunkiem, wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu. Również koszt ubezpieczenia.
- Ewidencja przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówka – wprowadza się do niej wszystkie wyjazdy służbowe wykonane samochodem niefirmowym. Wartość wynikająca z kilometrówki wyliczona jest na podstawie przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i ministerialnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu.
Dla pojazdu o pojemności skokowej do 900 cm3 jest to 0,5214 zł/km, a dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 jest to 0,8358 zł/km.
Do kosztów można zaliczyć mniejszą wartość wynikającą z porównania ewidencji kosztów eksploatacji oraz kilometrówki. Rozliczanie obu ewidencji odbywa się w cyklu rocznym (od stycznia do grudnia). Nadwyżka, która powstała po porównaniu wartości tych ewidencji, jest przenoszona na kolejny okres.
W serwisie ifirma.pl kwoty wyliczone na podstawie powyższych ewidencji są automatycznie księgowane z ostatnim dniem miesiąca w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Przypadek zakupu polisy ubezpieczenia AC dotyczącej samochodu osobowego niefirmowego, to sytuacja w której powinny być uwzględnione 2 powyższe limity. Najpierw należy samodzielnie sprawdzić limit wynikający z pkt. 1, a następnie wprowadzić polisę do ewidencji kosztów eksploatacji. Serwis ograniczy kwotę wynikającą z tej ewidencji do wysokości kilometrówki.
Księgowanie w serwisie ifirma.pl
Zgodnie z art. 22 ust. 6b updof za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Wydatek księgujemy w dacie wystawienia polisy, przez zakładkę Pojazdy > Rozliczenie pojazdu > Dodaj koszt pojazdu > Inne koszty > Inny, w polu “rodzaj dokumentu” wybieramy “umowa”.
W przypadku płatności ratalnej sposób księgowania jest identyczny. Wprowadzamy całą kwotę wynikającą z polisy (po uwzględnieniu limitu dla AC) w dacie jej wystawienia.