Księgowość elektroniczna dla małych firm

Prowadzenie księgowości kojarzy się zazwyczaj ze skomplikowanymi rozliczeniami i koniecznością pilnowania dokumentów, albo też ze żmudnym wożeniem faktur do księgowej. Na szczęście technika idzie do przodu i istnieją dziś rozwiązania, które ułatwiają przedsiębiorcom prowadzenie biznesu. Wśród nich jest księgowość elektroniczna. Sprawdź, jak działa księgowość elektroniczna i dlaczego warto korzystać z programów księgowych online.

Księgowość elektroniczna – na czym polega?

Korzystając z programu do księgowości elektronicznej, przedsiębiorca sam prowadzi dokumentację swojej firmy, w razie potrzeby korzystając z pomocy ekspertów księgowych.

Wbrew pozorom, korzystanie z księgowości elektronicznej to nic trudnego.

Jako podstawowe funkcje programu do księgowości online można wymienić:

• wystawianie faktur i rachunków,
• księgowanie dokumentów,
• uzupełnianie Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ewidencji przychodów (ryczałt) i innych ewidencji,
• automatyczne obliczanie zobowiązań podatkowych (PIT, VAT, ZUS),
• generowanie deklaracji,
• rozliczanie pojazdów,
• prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK VAT).

Dobre programy księgowe posiadają też wiele przydatnych bonusów i rozszerzeń, od CRM (systemu do zarządzania projektami relacjami z klientem) po moduły magazynowe.

Z większością operacji można poradzic sobie samemu, bez pomocy ksiegowych. Współczesne systemy wykorzystywane w księgowości elektronicznej księgują faktury i wyliczają zobowiązania podatkowe automatycznie, eliminując możliwość popełnienia błędu. Z obsługą programu powinna więc poradzić sobie każda osoba, nawet jeśli nie miała wcześniej nic wspólnego z prowadzeniem firmy lub księgowaniem.

Księgowość elektroniczna – zalety

Podstawowe zalety księgowości elektronicznej:

Wygodne wystawianie faktur i rachunków

W każdym momencie można zalogować się do aplikacji i wystawić fakturę. Nie potrzeba do tego komputera, wystarczy smartfon lub tablet i dostęp do Internetu. Niektóre aplikacje księgowe, w tym ifirma.pl, są zintegrowane z bazami GUS i KRS – wystarczy więc wpisać lub wyszukać NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie. Wystawiony w ten sposób dokument można łatwo wysłać e-mailem, pocztą albo kurierem. Całość zajmuje mniej niż minutę.

Przydatne archiwum e-dokumentów

Jedną z największych zalet księgowości elektronicznej, dającą jej przewagę nad zwykłymi biurami rachunkowymi, jest stały dostęp do dokumentów księgowych z każdego miejsca i w każdym czasie. Takie archiwum deklaracji, faktur, rachunków czy umów, będące odpowiednio zabezpieczone przed niepowołanym odczytem, można wygodnie przeglądać przy pomocy komputera, tabletu lub telefonu. Aby wyszukać dokument wystarczy jedynie określić datę jego dodania lub wystawienia. Korzystając z księgowości elektronicznej nie trzeba więc mieć przy sobie zawsze stosu dokumentów i nie jest się przywiązanym do biurka.

Wysyłanie deklaracji do urzędu bez wychodzenia z domu

Na popularności zyskują dziś tzw. e-deklaracje, czyli deklaracje podatkowe wysyłane drogą elektroniczną. Serwis ifirma.pl umożliwia przedsiębiorcom automatyczne wygenerowanie wszelkich deklaracji potrzebnych firmie prowadzącej małą księgowość, od deklaracji koniecznych do rozliczenia pracowników po rozliczenia roczne, a także wysłanie ich do odpowiedniej instytucji bez wychodzenia z domu i za darmo. Pozwala to na oszczędzenie zarówno czasu, jak i pieniędzy. Nie trzeba jeździć do urzędu skarbowego lub płacić komuś za sporządzenie PIT-u.

Praktyczne integracje z e-sklepami

Dobre systemy księgowości elektronicznej są często zintegrowane z przydatnymi narzędziami i usługami, np. usługami kurierskimi, windykacyjnymi czy ze sklepami internetowymi. Dzięki integracji z tymi ostatnimi przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż (np. na Allegro) mogą automatycznie pobierać dane o złożonym zamówieniu, takie jak dane kupującego, data zamówienia, nazwa towaru, cena, sposób wysyłki itp. Następnie, na podstawie tych danych, system księgowości wystawia odpowiedni dokument sprzedaży i księguje go za sprzedawcę. Takie integracje znacząco oszczędzają czas i ułatwiają firmom prowadzenie księgowości.

Pomocne analizy finansowe

Niektóre programy i aplikacje księgowe umożliwiają również planowanie i kontrolę wydatków firmy. Mając na bieżąco dostęp do przejrzystych analiz finansowych takich jak krzywe przychodów i wydatków, wykaz najlepszych kontrahentów czy lista zobowiązań finansowych przedsiębiorca może lepiej i sprawniej zarządzać firmą, kontrolując wszelkie wydatki. Dzięki temu prowadzenie działalności gospodarczej staje się jeszcze prostsze.

Samodzielne prowadzenie księgowości elektronicznej zazwyczaj nie jest skomplikowane ani zbyt czasochłonne. Im mniejsza skala działalności, tym mniej czynności księgowych i obowiązków związanych z rozliczeniami. Ponieważ program księgowy jest na bieżąco aktualizowany, tak, aby był zawsze zgodny z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca nie musi ślęczeć nad kodeksami i nowelizacjami ustaw. Zamiast tego może spokojnie prowadzić biznes – bez potrzeby płacenia za biuro rachunkowe.