Administracja elektroniczna ePUAP – podejście praktyczne

Od 9 czerwca 2011 roku wszyscy mamy możliwość załatwiania swych spraw urzędowych przez internet. Rząd uruchomił bowiem Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP), czyli system informatyczny, mający ułatwić życie podatnikom. W założeniu ma on byś łatwo dostępnym i bezpiecznym kanałem udostępniania usług publicznych. Jak jest w rzeczywistości?

Sam ePUAP skierowany jest nie tylko do obywateli, ale również od przedstawicieli podmiotów publicznych, którzy mogą udostępniać swoje usługi w postaci elektronicznej – bezpłatnie. Ci, którzy chcą zrealizować daną usługę za pośrednictwem portalu ePUAP, powinni skorzystać z narzędzia 'Katalog Usług’. Instytucje publiczne korzystają natomiast z ’Elektronicznej Skrzynki Podawczej’ – narzędzia ułatwiającego komunikację obywatel – instytucja, polegającą głównie na składaniu i przyjmowaniu e-wniosków. Aby uporządkować te ostatnie, stworzono 'Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów’ , które skupia w sobie aktualne wzory i formularze. Ale po kolei.

Czym właściwie jest profil zaufany?
Jest to sposób potwierdzenia tożsamości danej osoby w systemach elektronicznej administracji. Od podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym, odróżnia się m. in. tym, że jest bezpłatny. Umożliwia składanie wniosków drogą elektroniczną, czyli bez konieczności osobistego stawiania się w urzędach. W praktyce oznacza to zero kolejek i załatwianie spraw administracyjnych w godzinach, które odpowiadają nam, nie urzędom. Zanim jednak to nastąpi, czeka nas przynajmniej jedna wizyta w US lub ZUS.

Jak uzyskać profil ePUAP?
Sprawa z pozoru wydaje się prosta. Aby móc cieszyć się przywilejami, jakie niesie ze sobą posiadanie profilu zaufanego, należy założyć konto na platformie ePUAP i wypełnić elektroniczny wniosek o potwierdzenie profilu. Proces rejestracyjny wymaga podania wymyślonego przez nas identyfikatora użytkownika, prawdziwego imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz adresu mailowego, na który to zostanie wysłane potwierdzenie złożenia wniosku. Kiedy przejdziemy już przez niezbyt skomplikowaną procedurę rejestracji i wypełniania wniosku, zostanie nam 14 dni na potwierdzenie swojej tożsamości. W ciągu tych dwóch tygodni, musimy udać się do jednego z ponad 600-set punktów, w których możemy to zrobić.

WAŻNE
Na stronie ’Lista punktów potwierdzających’ dostępna jest lista takich punktów. Są to z reguły Urzędy Skarbowe lub wybrane ZUS-y. Lista może sugerować, że wnioskodawca powinien udać się do punktu właściwego chociażby ze względu na miejsce zameldowania. Tak jednak nie jest. Swoją tożsamość możemy potwierdzić w dowolnym z tych urzędów, natomiast przebywając za granicą – w placówkach dyplomatycznych i biurach handlowych. Wniosek można również potwierdzić używając podpisu elektronicznego.

Udając się do wybranej placówki, trzeba pamiętać o zabraniu ze sobą dowodu osobistego albo paszportu. Jeśli dane z wybranego dokumentu będą zgodne z tymi podanymi w elektronicznym wniosku, osoba uprawniona do potwierdzania tożsamości da nam do podpisania dwie wersje wydrukowanego formularza.

W urzędach mniejszych miast, takich osób jest niestety niewiele. Może więc zdarzyć się sytuacja, w której chcąc potwierdzić tożsamość, nie trafimy akurat na upoważnionych urzędników, a nasza „wędrówka” do urzędu okaże się daremna. Warto zatem upewnić się wcześniej (np. telefonicznie), czy w wybranym przez nas dniu odwiedzin istnieje możliwość potwierdzenia naszego profilu.

Okres ważności profilu zaufanego obejmuje 3 lata od momentu jego potwierdzenia. Można go również przedłużyć na taki sam czas. Co ważne, podpis potwierdzony profilem zaufanym skutkuje prawnie, jeśli został złożony w okresie ważności tego profilu.

Profil zaufany a podpis elektroniczny
Profil zaufany jest odpowiednikiem podpisu elektronicznego. Występują jednak między nimi różnice. Profil jest darmowy i łatwiejszy do uzyskania, natomiast podpis elektroniczny można kupić w jednej z 5 firm na terenie Polski. Z profilu zaufanego można korzystać 24/h, z dowolnego miejsca na ziemi – wystarczy jedynie dostęp do internetu.

Co załatwimy przy użyciu profilu?
Zgodnie z informacją zawartą na stronie ePUAP, mogą zaistnieć sytuacje, w których użycie profilu zaufanego nie będzie możliwe ze względu na prawny wymóg zastosowania podpisu elektronicznego.

Jeśli chodzi o listę spraw, które można załatwić przy użyciu ePUAP, jest ona dosyć szeroka i ma charakter otwarty – z czasem powiększać się będzie o kolejne możliwości. Zawiera m. in. sprawy z zakresu pracy i zatrudnienia, edukacji, przedsiębiorczości, opłat cła, podatków, prawa i sądownictwa, motoryzacji, rolnictwa, budownictwa i transportu.

WAŻNE
Lista możliwości jest warunkowana miejscem zamieszkania. Daną sprawą można załatwić przez internet tylko wtedy, gdy właściwy urząd oferuje wybraną usługę. Aby to sprawdzić, należy na stronie głównej epuap.gov.pl wybrać nazwę kategorii zdarzenia. W zakładce „Lista spraw” > „Zdarzenia życiowe” system wyświetli nam opisy wybranych kategorii (ewentualnie podkategorii). Klikając w link z nazwą usługi, ukaże nam się jej opis. Następnie wybieramy urząd, do którego mamy zamiar wysłać dokument. Na szczęście nie musimy sprawdzać po kolei, który urząd oferuje daną usługę – możemy skorzystać z linku „Pokaż wszystkie urzędy i instytucje udostępniające tę usługę”, lub po prostu wpisać nazwę odpowiedniej miejscowości. W przypadku, gdy wybrany urząd nie oferuje wybranej przez nas usługi, zostanie wyświetlony komunikat „Nie znaleziono informacji o możliwości załatwienia sprawy we wskazanej miejscowości”.

Wszystkie aktualne informacje, dotyczące profilu zaufanego są dostępne na platformie ePUAP. Będą również dostępne na naszym blogu eksperckim.