Wydatki na wystrój siedziby firmy w kosztach podatkowych

Wystrój siedziby firmy lub lokalu często ma za zadanie wprawić klientów w dobry humor, wywołać pozytywne wrażenie na dotychczasowych i potencjalnych klientach, zachęcić ich do zakupów czy wpisać dany lokal w lokalną lub narodową tradycję.
Wydatki związane z wystrojem i otoczeniem firmy zazwyczaj nie generują bezpośrednio przychodów ze sprzedaży, często są jednak oczekiwanym przez kontrahentów standardem, wyrazem tradycji i mają przyczynić się do wywoływania pozytywnego wrażenia i kształtowania profesjonalnego wizerunku firmy. Kosztem podatkowym mogą być tego rodzaju wydatki, nawet jeśli nie pozostają w bezpośrednim związku z osiąganiem przychodu. Związek ten może być pośredni – tego rodzaju wydatki zabezpieczają źródło osiągania przychodu. Przepisy podatkowe narzucają jeszcze dwa warunki dla uznania wydatków na wystrój jako kosztu: wydatek musi być prawidłowo udokumentowany i nie może znajdować w katalogu wydatków niestanowiących kosztu podatkowego. W praktyce ta ostatnia cecha rodzi wiele wątpliwości i problemów, bowiem w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację z kosztów podatkowych.
Ze względu na brak definicji słowa „reprezentacja” w przepisach podatkowych, wydatki na wystrój firmy w kosztach są często kwestią sporną z urzędami skarbowymi (wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztu). W praktyce stosuje się więc wykładnię z indywidualnych interpretacji podatkowych – dyrektorzy IS odnoszą się również często do słownikowej definicji reprezentacji jako „okazałości, wytworności w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycja społeczną”.

Wystrój okolicznościowy
Interpretacje wyjaśniają najczęściej wątpliwości dotyczące wystrojów okolicznościowych. Np. do wydatków, które mogły stanowić koszt podatkowy zaliczono różne zwyczajowe, okolicznościowe gadżety, takie jak choinki, girlandy, serpentyny, kwiaty, stroiki, bombki lub inne zabawki choinkowe oraz muzyka świąteczna, którą słychać głównie w sklepach (przeważnie jednak w Polsce jest to związane z Bożym Narodzeniem, ozdoby np. Wielkanocne nie są tak rozpowszechnione). Do kosztów firmy mogły zaliczyć także takie wydatki jak zakup okolicznościowych kostiumów (Świętego Mikołaja, elfów, śnieżynek), oraz wynagrodzeń pracowników wykonujących dodatkowe czynności przebranych w te kostiumy (np. wynagrodzenia hostess, roznosicieli ulotek, próbek).
Przykładem jest pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lutego 2008, w którym wskazał, że wydatki na zakup kwiatów ciętych do wystroju pomieszczeń spółki i dekoracji w postaci choinek, lampek, stroików, bombek, pisanek, a także zakup usług dekoratorskich w celu udekorowania budynku i pomieszczeń spółki z okazji świąt, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów ( ILPB3/423-235/07-2/MC).

Wystrój zewnętrzny
Wydatki na rośliny doniczkowe, kompozycje kwiatowe które nie odbiegają od standardów przyjętych w danej branży, okolicy lub rynku, również można uznać za koszty uzyskania przychodów. Częstym kosztem jest także zagospodarowanie terenów zielonych wokół obiektów firmy, takich jak prace ogrodnicze (trawniki, wydatki na drzewa i krzewy wokół budynków związane ze zwyczajowym zagospodarowaniem danego rodzaju terenów) i utrzymanie czystości obiektów, wykonywane zarówno przez własnych pracowników jak firmy zewnętrzne. Tego rodzaju wydatki często są także wynikiem obowiązków administracyjnych właścicieli lub użytkowników obiektów (np. obowiązek odśnieżania chodników – wydatki na tego rodzaju czynności nie zostaną uznane za wydatki na reprezentację).

Wystrój wewnętrzny
Aranżacja wnętrz wpływa na odbiór firmy przez kontrahentów, często stanowi po prostu wymóg danego rynku/branży. Podobnie jak w przypadku innych wydatków związanych z wystrojem, należy mieć na uwadze dotychczasowe interpretacje, odnoszące się głównie do cech takich jako okazałość, wystawność, skierowanie na zewnątrz efektu wydatków. Elementy aranżacji wnętrz nie wyłączone z kosztów podatkowych wymienione w licznych interpretacjach nie należały do wyjątkowo ekskluzywnych i stanowiły oczekiwane standardowe wyposażenie w danej branży.

Wątpliwości interpretacyjne
Mimo wielu licznych pozytywnych dla podatników interpretacji, zawsze istnieje pewne ryzyko, iż w określonych sytuacjach w/w wydatki mogą zostać uznane za wydatki reprezentacyjne. Odpowiedni ubiór, wystrój firmy, tablice, otoczenie firmy, sposób podejmowania kontrahentów – przedsiębiorca może zrealizować je w różny sposób, z różnym budżetem i w różnym zamiarze. Nie zawsze reprezentacja odnosi się do pojęcia okazałości i wystawności, dlatego każdorazowo w przypadku wątpliwości oraz większych wydatków związanych z wystrojem firmy najlepiej złożyć wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

Podatek VAT
Przedsiębiorca ma prawo odliczyć podatek naliczony od wydatków poniesionych na wystrój w takim zakresie, w którym wydatki mają służyć czynnościom opodatkowanym (odliczenie na zasadach ogólnych zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Przy czym obowiązek wykazania związku wydatku z czynnościami opodatkowanymi ciąży zawsze na podatniku.

Joanna Pindelska