Faktura w języku obcym w KSeF – czy to możliwe?

×

Obowiązek używania języka polskiego w obrocie gospodarczym

Ustawa o języku polskim w art. 7-11 wskazuje, że:

• Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania w Polsce w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium kraju.
• Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie bez udziału konsumentów używa się języka polskiego, jeżeli obrót ten jest wykonywany przez podmioty, których mowa w art. 4 (organy publiczne).
• Przepisy ustawy o języku polskim stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów.
• Obowiązek używania języka polskiego w powyższym zakresie dotyczy w szczególności:
  • nazewnictwa towarów i usług,
  • ofert, warunków gwarancji,
  • faktur, rachunków i pokwitowań,
  • ostrzeżeń i informacji dla konsumentów wymaganych na podstawie innych przepisów,
  • instrukcji obsługi,
  • informacji o właściwościach towarów i usług.
• Obcojęzyczne opisy towarów i usług oraz obcojęzyczne oferty, ostrzeżenia i informacje dla konsumentów muszą być jednocześnie sporządzone w polskiej wersji językowej.
• Nie wymagają opisu w języku polskim ostrzeżenia i informacje dla konsumentów, jeżeli są wyrażone w powszechnie zrozumiałej formie graficznej; jeżeli formie graficznej towarzyszy opis, to opis ten powinien być sporządzony w języku polskim.

Czy faktura może być w języku obcym?

Choć przepisy ustawy o VAT nie wymagają, aby faktury były wystawiane w języku narodowym, to zgodnie z przytoczoną powyżej ustawą o języku polskim niektóre z nich powinny być sporządzone właśnie w tym języku.

W zakresie faktur, obowiązek stosowania języka polskiego zależy od rodzaju nabywcy:

1. Faktura dla konsumenta z Polski – musi być w polskiej wersji językowej.
2. Faktura dla konsumenta z zagranicy – nie musi być w polskiej wersji językowej.
3. Faktura dla przedsiębiorców (zarówno z Polski, jak i spoza Polski) – może być w języku obcym, jeśli strony wyrażą na to zgodę. Nie ma obowiązku języka polskiego.
4. Faktura dla jednostek prawa publicznego (instytucje prawa publicznego) – powinna być w polskiej wersji językowej.

Faktura w języku obcym a KSeF

KSeF dopuszcza wystawianie faktur w języku obcym – nie blokuje tej możliwości.

Potwierdza to ministerialny podręcznik KSeF 2.0 (cz.II: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, Warszawa, luty 2026).

“Faktura udostępniana nabywcy lub używana poza KSeF może zawierać informacje w języku obcym. Możliwe jest wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej udostępnienie nabywcy lub użycie poza KSeF w języku obcym lub w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone w fakturze udostępnianej nabywcy poza KSeF lub używanej poza KSeF (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim. Ponadto, nie ma również przeszkód, aby plik XML przesyłany do KSeF zawierał dane przygotowane w języku obcym”.

Potwierdzenie powyższego znajduje odzwierciedlenie m.in. w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko spółki planującej wystawianie faktur ustrukturyzowanych w języku obcym (zarówno w strukturze XML, jak i w ich wizualizacji) na rzecz kontrahentów zagranicznych nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Administracja podatkowa wskazuje w interpretacji, że:

• Można stosować język obcy w pliku XML faktury ustrukturyzowanej (czyli tej „właściwej” fakturze w KSeF) oraz wizualizacji tej faktury przekazywanej zagranicznemu kontrahentowi.
• Ustawa o VAT nie nakazuje wystawiania faktur w języku polskim. Obowiązek używania języka polskiego dotyczy głównie: relacji z konsumentami w Polsce oraz podmiotów wykonujących zadania publiczne. W przypadku transakcji B2B z zagranicznym kontrahentem taki obowiązek nie występuje.
• Kwota VAT musi być wykazana w złotych (zgodnie z ustawą) – niezależnie od języka na fakturze.
• Wizualizacja faktury musi być zgodna z plikiem XML w KSeF – nie może zawierać sprzecznych ani dodatkowych informacji.
• W razie kontroli podatkowej urząd może zażądać tłumaczenia na język polski.
• W kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej KSeF istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Przekazywana nabywcy wizualizacja musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego systemu e-Faktur. Oznacza to, że mogą Państwo wygenerować wizualizację faktury dopiero po jej zatwierdzeniu przez system i nadaniu numeru KSeF.
• Możliwe jest także wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik xml w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub np. zastosowanie wizualizacji w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku xml faktury w języku polskim.
• Zmiana języka wizualizacji nie zmienia XML — to tylko sposób wyświetlania dla klienta.

Tłumaczenie faktury – kiedy jest potrzebne?

Tłumaczenie faktury będzie potrzebne w razie ewentualnej kontroli podatkowej. Jak wskazuje nam art. 287 §1: “Kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić wykonywanie czynności, o których mowa w art. 286, w szczególności (…) przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli (…)”.

Przepisy nie rozstrzygają wprost, czy tłumaczenie powinno zostać sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Z praktyki organów podatkowych oraz z orzecznictwa wynika, że dobrą praktyką jest korzystanie z tłumaczeń przysięgłych w sytuacjach, gdy dokument ma stanowić dowód w toku kontroli podatkowej, gdy organ wyraźnie wzywa do przedłożenia tłumaczenia albo gdy treść dokumentu ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy.

W bieżącym obrocie gospodarczym — gdy organ nie kwestionuje treści dokumentu i nie żąda jego tłumaczenia — a także dla celów wewnętrznych, w tym księgowych, co do zasady nie ma takiego obowiązku. Dla bezpieczeństwa warto jednak dysponować przynajmniej roboczym tłumaczeniem dokumentu.

Faktury dwujęzyczne: rozwiązanie

Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, dokumenty księgowe powinny być sporządzone w języku polskim. Jednak w handlu międzynarodowym powszechną praktyką jest stosowanie faktur dwujęzycznych. Takie rozwiązanie powoduje, że:

• Krajowa Administracja Skarbowa ma wgląd w treść bez konieczności żądania tłumaczenia;
• Kontrahent zagraniczny otrzymuje dokument, który jest dla niego zrozumiały.

Należy pamiętać, że choć faktura może być sporządzona w języku obcym, to kwota podatku VAT zawsze musi być wyrażona walucie polskiej (PLN), o czym przeczytasz w Faktura w walucie obcej w KSeF. Co z kursem walut?

 

Wygodnie wysyłaj i wystawiaj faktury w KSeF

To i więcej w jednej aplikacji IFIRMA

Księgowość internetowa Program do fakturowania Biuro rachunkowe

Akceptuję regulamin

Wystaw pierwszą fakturę  

Aż 30 dni testów bezpłatnie!

Faktury dwujęzyczne i KsEF w IFRIMA

Faktura dwujęzyczna wysłana do KSeF z IFIRMA.

1. Wybieramy fakturę, którą wysłaliśmy z IFIRMA do KSeF. Znajdziemy ją na liście wystawionych faktur z zielonym znacznikiem “KSeF zaakceptowano”.

   Faktury dwujęzyczne i ksef w IFIRMA, zaakceptowano

2. Po wejściu w szczegóły danej faktury możemy sprawdzić precyzyjnie, kiedy faktura została wysłana do KSeF oraz pobrać UPO (w wersji PDF lub xml). Na podanym przykładzie widzimy, że faktura jest w walucie obcej oraz dwujęzyczna.

   Wystawianie faktur w IFIRMA

3. Faktura jest dla kontrahenta zagranicznego, co oznacza, że trzeba mu ją przekazać poza KSeF (jej wizualizację). W tym celu generujemy PDF faktury (możliwe jest kilka miejsc skąd można wygenerować pdf). Po wygenerowaniu pliku PDF wyświetli się wizualizacja dwujęzycznej faktury, wcześniej przesłanej do KSeF bezpośrednio z IFIRMA. Obecność faktury w KSeF potwierdza kod QR wraz z numerem KSeF umieszczonym pod nim. Dodatkowo, klikając w napis „weryfikuj w KSeF”, można odnaleźć tę fakturę w systemie KSeF.

   Wystawianie faktur w IFIRMA, wizualizacja

Szczegółowo proces wysyłki faktur do KSeF oraz wizualizacji opisaliśmy w tej instrukcji.