Zaliczki od osób fizycznych a kasa fiskalna

Do końca 2014 otrzymanie zaliczki od osoby fizycznej powodowało utrudnienia organizacyjne w przypadku, gdy przedsiębiorca korzystał z kasy fiskalnej. Zobacz co zmieniło się w tej kwestii od nowego roku.

Zaliczki od osób fizycznych

Zaliczki otrzymane od osób fizycznych i rolników ryczałtowych należy rejestrować na kasie fiskalnej w dniu otrzymania zaliczki bądź najpóźniej w kolejnym dniu sprzedaży przed rozpoczęciem ewidencjonowania bieżącego obrotu. Paragon powinien odnosić się do otrzymanej przedpłaty, zaliczki, zadatku, etc. Nazwa rejestrowanego na paragonie obrotu powinna być dosyć szczegółowa – nazwa ma pozwolić na jednoznaczną identyfikację, iż jest to zaliczka (to wymóg z rozporządzenia). Otrzymanie zaliczki nie jest reklamacją ani oczywistą pomyłką, zatem zakres dodatkowej ewidencji którą prowadzimy w celu udokumentowania i rozróżnienia zaliczek od sprzedaży leży w gestii przedsiębiorcy. Otrzymana zaliczka nie jest przychodem w podatku dochodowym (jest nią dopiero sprzedaż), zatem zapisy w KPiR/ewidencji ryczałtu różnią się od zapisów na raportach z kasy fiskalnej i konieczne są dodatkowe dokumenty, aby wyjaśnić rozbieżności między nimi. Im więcej otrzymanych zaliczek, w różnych okresach od osób fizycznych, tym większy problem organizacyjny stał przed przedsiębiorcą. By uniknąć tego problemu, w 2015 wprowadzono nowe rozwiązanie w podatku dochodowym – możliwość potraktowania zaliczek rejestrowanych na kasie fiskalnej jako przychód zarówno w podatku dochodowym jak i w podatku VAT.

Nowe możliwości w zaliczkach na kasie wyłącznie od 2015 roku

Stworzono przepis w ustawie PTU, umożliwiający od 2015 potraktowanie zaliczek rejestrowanych na kasie jako przychód z działalności. Warunkiem jest zgłoszenie na piśmie skierowanym do Naczelnika US, informacji iż zaliczki będziemy traktować jako przychód PIT. Minister Finansów nie przewidział sformalizowanego druku dla tego zgłoszenia – wystarczy zatem zwykłe pismo. W art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pojawił się zapis wyznaczający jeden z dwóch terminów na powyższe zgłoszenie. Termin ten jest ściśle zależny od faktu posiadania kasy rejestrującej lub zamiaru jej zakupienia.

Dwa terminy na zgłoszenie

Przedsiębiorcy kontynuujący używanie kasy fiskalnej po 31 grudnia 2014 mają czas do 20 stycznia włącznie na zawiadomienie naczelnika US. Przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają użytkowanie kasy fiskalnej po 31 grudnia 2014, mają czas do 20 dnia po miesiącu w którym rozpoczęli ewidencjonowanie obrotów na kasie. Dokonany wybór obowiązuje „do odwołania”. Podobnie jak wybór formy opodatkowania, aby zaprzestać uznawania zaliczek za przychody w podatku dochodowym, należy złożyć zawiadomienie o rezygnacji ze stosowania tego sposobu ustalania daty przychodu. Termin na złożenie rezygnacji jest jeden – 20 stycznia danego roku kalendarzowego, od którego ma obowiązywać powrót do poprzedniej metody.

Spółki niebędące osobą prawną (np. spółka cywilna) – konieczność jednomyślności

Ponieważ spółki nie są podatnikami PIT, ale są nimi wspólnicy – wybór ewidencjonowania zaliczek jako przychodów w momencie ich otrzymania dotyczy wspólnika i wszelkich form w jakiej prowadzi działalność. Obowiązek zawiadomienia powstaje dla wszystkich wspólników spółki osobowej, jeśli chcą skorzystać z tej metody. Opóźnienie lub niezłożenie zawiadomienia przez chociaż jednego ze wspólników ma skutek dla wszystkich wspólników. Ustawa nie wspomina jednak o sytuacji, w której spółka nie ma kasy fiskalnej – ma ją natomiast chociaż jeden ze wspólników. Jeden pragnie wykorzystać powyższą metodę a drugi nie. Patrząc na literalne brzmienie ustawy, wystarczy jednakże samo prowadzenie DG w formie spółki niebędącej osobą prawną, aby wybór metody lub brak wyboru dotyczył wszystkich wspólników dla źródła przychodu z DG. Musi zatem być w tym temacie jednomyślność między wspólnikami; a przystąpienie do spółki wspólników o różnej sytuacji to konieczność sprawdzenia czy pozostali wspólnicy składali zawiadomienie w kwestii zaliczek rejestrowanych na kasie fiskalnej. Autor: Joanna Pindelska – Biuro Rachunkowe ifirma.pl.