Najczęstsze błędy księgowe

Masz wątpliwości, czy Twoja księgowość jest prowadzona “rzetelnie” i “niewadliwe”? Sprawdź nasze zestawienie najczęściej popełnianych błędów księgowych i rozważ ewentualną zmianę biura rachunkowego.

Masz wątpliwości, czy Twoja księgowość jest prowadzona “rzetelnie” i “niewadliwe”? Sprawdź nasze zestawienie, w którym znajdziesz najczęściej popełniane błędy księgowe i rozważ ewentualną zmianę biura rachunkowego.

1. Błędne ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego

Otrzymałeś zaliczkę albo świadczyłeś usługę budowlaną czy transportową? Upewnij się, czy nie zmieni się dla Ciebie moment powstania obowiązku podatkowego. Nie zawsze jest to chwila wydania towaru lub wykonania usługi (udokumentowana fakturą wystawioną nie później niż 15. dnia kolejnego miesiąca). Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi przedsiębiorca będący vatowcem otrzymał część należności (np. zaliczkę), to obowiązek podatkowy powstaje już z chwilą otrzymania tej części należności. W przypadku nievatowca obowiązek podatkowy powstaje z chwilą świadczenia usługi/sprzedaży towarów. Poza tym jest grupa usług, których moment powstawania obowiązku podatkowego (dla VAT-owców) został zgodnie z ustawą potraktowany inaczej. Wybrane z nich zostały ujęte w poniższej tabeli:

Rodzaj usługi	Moment powstawania obowiązku podatkowego
dostawa energii elektrycznej, cieplnej i gazu, usług telekomunikacyjnych	z datą wystawienia faktury nie później jednak niż upływ terminu płatności, jeśli został określony w umowie
usługi transportowe, spedycyjne, przeładunkowe, budowlane	otrzymanie całości lub części zapłaty (nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usług)
dostawa książek drukowanych, gazet i czasopism	wystawienie faktury lub otrzymanie całości lub części zapłaty z tytułu dostawy, nie później jednak niż 60. dnia od dnia wydania tych towarów
usługa najmu, dzierżawy, leasingu	z datą wystawienia faktury lub otrzymania całości/części zapłaty (nie później niż z upływem terminu płatności podanego w umowie lub na fakturze)
usługa komunikacji miejskiej	otrzymanie całości lub części zapłaty (nie później niż z dniem wystawienia faktury)

2. Ujmowanie przychodów w niewłaściwych okresach

Ujmowanie przychodów w niewłaściwych okresach to kolejny błąd księgowy. Księgując fakturę sprzedaży towaru lub usługi, należy pamiętać, aby uwzględnić ją w ewidencji sprzedaży w tym miesiącu, w którym została dokonana sprzedaż lub wykonana usługa, a nie wtedy gdy wystawiono fakturę. Na przykład, jeżeli programista wykonał usługę 30 października 2018 r., a fakturę wystawił 2 listopada, to jego przychód powinien zostać ujęty w październiku, a nie w listopadzie.

3. Błędne identyfikowanie stawek VAT na fakturach

Błędna stawka VAT może być zwykłą pomyłką lub wynikiem nieprawidłowego zakwalifikowania stawki VAT do danej usługi bądź towaru (np. e-booki powinny być objęte stawką 23%, mimo że książkom papierowym przypisana jest stawka 5-procentowa). Warto też pamiętać, że stawka 0% nie jest tożsama ze zwolnieniem z VAT. Stawka “zerowa” podatku występuje często podczas eksportu towarów i dlatego eksport bywa niewłaściwie rozliczany. Konsekwencje błędnej identyfikacji stawek VAT na fakturach będą różne w zależności od tego, czy stawka VAT została zawyżona czy zaniżona.

4. Nieujmowanie wartości remanentów na dzień 1 stycznia i 31 grudnia

Przy okazji robienia remanentów nie każdy pamięta, że spis z natury należy zrobić nie tylko na koniec każdego roku podatkowego, ale również na dzień 1 stycznia nowego roku. W efekcie powinny powstać dwa oddzielne zestawienia z dwiema różnymi datami, chociaż ich zawartość będzie prawdopodobnie taka sama.

5. Błędne rozliczenia roczne PIT

Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, że błędne rozliczenie roczne PIT niesie za sobą poważne skutki prawne, dlatego lepiej dołożyć wszelkich starań, aby tego uniknąć. Do typowych błędów można zaliczyć błędy rachunkowe w wyliczeniach czy chociażby brak dodania załączników do zeznania, pomijanie w nich współmałżonka lub wpisanie do deklaracji niewłaściwego adresu.

6. Księgowanie faktur zakupowych bez NIP-u nabywcy

Innym błędem księgowym jest księgowanie faktur zakupowych bez NIP-u nabywcy. Chociaż teoretycznie brak NIP-u na fakturze kosztowej nie wyklucza możliwości odliczenia VAT naliczonego, to nie zwalnia to przedsiębiorcy z obowiązku zadbania o poprawność prowadzonej dokumentacji. Dlatego faktura niezawierająca NIP-u nabywcy powinna zostać skorygowana poprzez wystawienie noty lub faktury korygującej.

7. Księgowanie wydatków osobistych

Nie każdy wydatek osobisty można uznać za koszt firmowy. Musi on spełniać w świetle prawa definicję kosztu uzyskania przychodu, czyli być kosztem poniesionym w celu osiągnięcia przychodów. Dlatego zakup paliwa do firmowego samochodu można uznać za koszt, ale już ubezpieczenie na życie nie.

8. Identyfikowanie transakcji zagranicznych

Sporych problemów w księgowości przysparza prawidłowa identyfikacja transakcji zagranicznych. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów różni się od importu usług czy zwykłego kosztu. O różnicach w rozliczaniu WNT i importu towaru przeczytasz tutaj. Jeżeli przedsiębiorca, na przykład programista, świadczy usługi dla podmiotów zagranicznych, zarejestrowanych do VAT-UE, dochodzi do świadczenia usług w trybie art. 28b. Sprzedaż towarów dla tych podmiotów to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Wówczas stosujemy stawkę 0%, odwrotne obciążenie – nabywca rozlicza ten VAT zgodnie ze swoimi krajowymi przepisami podatkowymi.

9. Niewysyłanie deklaracji VAT w terminie

Jak wiadomo, niezłożenie deklaracji VAT w terminie wiąże się z konsekwencjami karno-skarbowymi. Dlatego w kalendarzu przedsiębiorcy nie może zabraknąć wyszczególnienia 25. dnia miesiąca po okresie, za który składana jest deklaracja, czyli co miesiąc lub co kwartał.

10. Błędy kadrowe

Wśród innych błędów powiązanych z księgowością można wyróżnić błędy kadrowe, to znaczy: brak wykonywania badań lekarskich i szkolenia BHP podczas zatrudniania pracownika na umowę o pracę, a w przypadku umów zlecenia błędna identyfikacja tytułu do ubezpieczenia.