Jakich faktur nie wystawisz w KseF – wykluczenia i zwolnienia

×

Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla największych podmiotów. Jednak nie wszystkie dokumenty sprzedażowe będą mogły być wystawiane za pośrednictwem tego systemu – część z nich będzie z niego wyłączona (wykluczenie z KSeF), a niektóre będą objęte zwolnieniem.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF

Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Jesteś gotowy na KSeF?!

Kogo będzie dotyczył KSeF i kiedy wejdzie w życie? O co chodzi z KSeF? Najważniejsze informacje o zmianach w fakturowaniu znajdziesz w naszym materiale wideo:

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API. Ministerstwo Finansów udostępni także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej.

Od 1 lutego 2026 obowiązkowym KSeF zostaną objęte podmioty, których przychód (wraz z podatkiem VAT) w roku 2024 przekroczył 200 mln zł, pozostali przedsiębiorcy będą mieli taki obowiązek od 1 kwietnia 2026 roku, z uwzględnieniem poniższych przypadków.

Wykluczenia z KSeF, czyli jakich faktur nie wystawimy w KSeF?

W poniższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur w KSeF. A zatem są to dokumenty wyłączone z KSeF.

Noty korygujące

Noty korygujące nie mogą być wystawiane i przesyłane w KSeF ze względu na ich specyfikę, czyli konieczność akceptacji noty korygującej przez wystawcę faktury.

Noty korygujące można wystawiać na dotychczasowych zasadach – poza systemem KSeF.

W przypadku błędów, czy pomyłek formalnych – w KSeF wystawia się tylko faktury korygujące. Przykładowo, jeśli sprzedawca wystawi fakturę z błędnym NIP nabywcy, będzie on musiał wystawić fakturę korektę do zera na ten błędny NIP, a potem wystawić fakturę z prawidłowym NIP. W przypadku wystawienia faktury z błędnym numerem NIP nabywcy, dokument ten w KSeF zostanie udostępniony podmiotowi przypisanemu do tego numeru.

Duplikaty faktur

Do faktur ustrukturyzowanych nie ma potrzeby wystawiania duplikatów, ponieważ nie będzie możliwości, aby wystawione w KSeF faktury zaginęły, czy się zniszczyły. Będą one przechowywane w systemie teleinformatycznym przez 10 lat.

Ponadto, jeżeli odbiorca faktury nie wyrazi zgody na otrzymanie faktury w KSeF i dostarczona mu w inny sposób faktura ustrukturyzowana zaginie lub ulegnie zniszczeniu – będzie mógł poprosić wystawcę faktury o ponownie jej przekazanie (bez potrzeby wystawiania duplikatu faktury).

Usługi finansowe zwolnione z VAT

Wykluczone z KSeF jest fakturowanie usług finansowych z art. 43 ust.1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT, czyli usług:

• ubezpieczeniowych;
• udzielania kredytów i pożyczek;
• w zakresie poręczeń, gwarancji i innych zabezpieczeń transakcji finansowych;
• w zakresie depozytów pieniężnych;
• których przedmiotem są udziały lub instrumenty finansowe;
• transakcji dotyczących walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy.

Wykluczenie to odnosi się do rodzaju świadczonej usługi, a nie do samej branży finansowej. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy dana firma specjalizuje się w usługach finansowych, czy też tylko incydentalnie je świadczy, faktura za taką transakcję objętą zwolnieniem z VAT musi zostać wystawiona poza KSeF. Jednocześnie pozostałe faktury, które nie dotyczą wyłączonych usług, powinny być wystawiane już w ramach KSeF (także, jeśli podmiot z branży finansowej dokonał transakcji innych niż powyższe).

Pozostałe

KSeF nie obejmuje ponadto:

• faktury bez NIP sprzedawcy;
• faktur proforma – dokument proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, stąd wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF,
• wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych:
  • procedury OSS nieunijnej;
  • procedury importu OSS;
  • procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
• faktur/paragonów za przejazd autostradą,
• biletów jednorazowych za przejazd mających charakter faktury.

Zwolnienia z KSeF, czyli te faktury można, ale nie trzeba wysyłać KSeF

Faktury konsumenckie

Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie. Czyli nie muszą być, ale mogą – jak sprzedawca tak zechce.

W przypadku braku zgody nabywcy na otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF, sprzedawca może przekazać, po uprzednim wystawieniu jej w KSeF, fakturę w inny sposób, np. e-mailem (PDF), pocztą (wydruk) – czyli przekazać wizualizację z kodem QR. W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca ma prawo odliczenia nie wcześniej niż otrzyma fakturę poza KSeF.

Dla wystawienia faktury w KSeF nie jest konieczna zgoda nabywcy. Nabywca natomiast może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

Faktury VAT RR

Fakultatywne wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w KSeF będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 roku.

Wystawianie powyższych dokumentów w KSeF nie będzie obowiązkowe, ale jeśli rolnik ryczałtowy złoży w systemie oświadczenie o byciu rolnikiem ryczałtowym i wskaże nabywcę jako uprawnionego do wystawiania tych faktur, to nabywca będzie miał obowiązek korzystać z KSeF.

Jeśli rolnik nie złoży takiego oświadczenia, faktura VAT RR może być wystawiona poza KSeF.

Złożenie oświadczenia i wyznaczenie nabywcy jako uprawnionego do wystawienia faktur VAT RR w KSeF będzie decyzją rolnika.

Brak siedziby działalności gospodarczej w Polsce

W przytoczonych niżej przypadkach, pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać faktury dobrowolnie w KSeF.

Zwolnieniem z KSeF objęte będzie wystawianie faktur:

• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,

Tymczasowe zwolnienia z KSeF: okres przejściowy

Dla poniższych transakcji, przewidziany jest okres przejściowy – mogą one być wystawiane poza KSeF do końca 2026 roku.

Niska wartość sprzedaży

Do końca 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 tys. zł.

Do wystawiania tych faktur poza KSeF, traci się prawo począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10 tys.zł.

Faktury z kas fiskalnych

Do końca 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Faktury dla i od zagranicznych kontrahentów

Obowiązek KSeF dotyczy faktur wystawianych przez podmiot krajowy (polski), niezależnie od siedziby nabywcy.

A zatem przedsiębiorcy posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce (tzw. polscy przedsiębiorcy) będą musieli wystawiać w KSeF również faktury na rzecz firm zagranicznych (z UE i spoza UE).

W przypadku wystawiania faktury dla podmiotu gospodarczego spoza UE, faktura będzie wystawiana za pośrednictwem KSeF i przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Faktura taka opatrywana będzie kodem QR.

Zagraniczni nabywcy nie mają dostępu do KSeF, dlatego sprzedawca musi przekazać im fakturę poza systemem – np. e-mailem, w formacie PDF.

Natomiast jeśli chodzi o faktury otrzymywane od zagranicznych kontrahentów, to nie podlegają one rejestracji w KSeF, ponieważ obowiązek ten dotyczy tylko polskich podatników. Takie dokumenty nadal będą otrzymywane i przechowywane poza systemem, np. w formie PDF, i księgowane w tradycyjny sposób, choć w niektórych przypadkach, podmioty zagraniczne mogą dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF.

Samofakturowanie

W KSeF jest przewidziana procedura samofakturowania, czyli sytuacja, w której to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy.

Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Natomiast z KSeF wyłączona będzie dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:

• nabywca nie posługuje się polskim NIP albo
• sprzedawca nie posługuje się polskim NIP.

Wyatek:W przypadku transakcji WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów), mimo braku polskiego NIP u nabywcy, można dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF w ramach samofakturowania, jeśli:

• Nabywca ma VAT UE inny niż polski,
• Sprzedawca nada mu odpowiednie uprawnienia w KSeF do wystawiania faktur.

Załącznik do faktury w KSeF

Od 1 lutego 2026 roku w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie można wystawiać faktury z załącznikami, pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia takiej potrzeby przez e-Urząd Skarbowy – zgłoszenia będzie można składać od 1 stycznia 2026 roku.

Nowa funkcjonalność została wprowadzona z myślą o firmach wystawiających faktury zawierające złożone dane dotyczące m.in. ceny jednostkowej, ilości i miary, takich jak dostawcy mediów, usług telekomunikacyjnych czy paliw.

Załącznik będzie integralną częścią faktury i musi być przesyłany wyłącznie w formacie XML – KSeF nie będzie przyjmował załączników w formatach nieustrukturyzowanych, takich jak PDF, JPG itd.

KSeF a PEF

System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej były systemami funkcjonującymi odrębnie.

Natomiast w okresie obligatoryjnego KSeF, co do zasady wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury w relacji B2G (Business to Government) wystawione w PEF, po przesłaniu do KSeF oraz po nadaniu im numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną.