Formalna a nieformalna informacja zwrotna w miejscu pracy

Realizacja tych celów nie będzie możliwa jeżeli przepływ informacji i kanały komunikacyjne nie będą działać prawidłowo. Informacje zwrotne są podstawą prawidłowej komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa i pomiędzy pozostałymi uczestnikami. Informacje te mogą mieć charakter formalny i nieformalny. Dobrze przekazane informacje mają fundamentalne znaczenie dla budowania właściwych relacji interpersonalnych, zaangażowania i obustronnego porozumienia.

Czym jest informacja zwrotna?

Informacja zwrotna, inaczej komunikat zwrotny, feedback obejmuje całokształt przekazów pomiędzy pracownikiem, a pozostałymi uczestnikami organizacji. Jest to sposób na uczenie się, rozwój oraz dokonywanie zmian na podstawie własnych doświadczeń lub współpracowników. Podstawowym zadaniem informacji zwrotnych na płaszczyźnie zarządzania kadrami jest stworzenie warunków umożliwiających modyfikację przyszłych decyzji i działań w oparciu o pozyskaną wiedzę.

Metody przekazywania informacji zwrotnych mogą być różne, bezpośrednie lub ukryte, mogą zostać przekazane prosto w oczy w lub w sposób wymijający. Feedback może być pozytywny(pochwała) lub negatywny (nagana). Należy pamiętać, że zarówno wzmacnianie pozytywnych zachowań, jak i korygowanie błędów musi być konstruktywne. Negatywny komunikat zwrotny przekazany w niewłaściwy sposób może stać się zarzewiem konfliktu i wpłynąć destruktywnie na odbiorcę. Udzielanie informacji zwrotnych wpływa przede wszystkim na utrzymanie i poprawę wyników pracy, doradztwo i rozwój zawodowy, zdobywanie nowych kwalifikacji i kompetencji, rozwój pracy zespołowej oraz wzmocnienie motywacji i zaangażowania.

Skuteczny feedback

O skuteczności informacji zwrotnych decyduje sposób ich przekazywania.

Ważne jest, aby przy przekazywaniu komunikatów koncentrować się wyłącznie na poprawieniu wyników pracy w przyszłości przez odbiorcę. Nie należy używać nadmiernej krytyki i subiektywnych ocen. Zdaniem menedżerów znacznie trudniejsze jest przekazywanie negatywnych opinii. Łatwiej jest chwalić niż ganić. Jednak feedback korygujący jest skutecznym narzędziem do podniesienia efektywności pracy jednostki i zespołu. Praktyka zarządzania wskazuje, że informacje zwrotne zdecydowanie lepiej jest przekazywać w sposób przemyślany i zaplanowany, niż ad hoc. W tym celu wskazane jest zorganizowanie spotkania z uwzględnieniem następujących aspektów:

• Analiza aktualnej sytuacji, identyfikacja problemu i przyczyn jego powstania. Wskazanie konkretnych zachowań.
• Konstruktywna informacja zwrotna powinna być opisowa, a nie oceniająca.
• Określenie celów feedbacku i pożądanych wyników.
• Dostosowanie tonu i sposobu wypowiedzi do charakteru pracownika. Dobranie właściwych słów i wysłuchanie tego co ma do powiedzenia. Stworzenie przyjaznej atmosfery, opartej na wzajemnym szacunku.
• Wspólne zdefiniowanie najlepszego rozwiązania i działań naprawczych. Osiągnięcie porozumienia.
• Kontrola realizacji przyjętego planu działań. W przypadku pozytywnych zmian nie należy szczędzić pochwał.

Różnice pomiędzy formalną, a nieformalną informacją zwrotną

W odniesieniu do źródeł informacji jest to najczęściej stosowana klasyfikacja. Komunikaty formalne występują zazwyczaj w postaci sformalizowanych raportów i analiz, które obejmują faktycznie osiągnięte wyniki w oparciu o ustalone cele. Uwzględniają ocenę kryteriów, kompetencji i osiągniętych standardów. W przypadku odchyleń lub błędów przełożony wskazuje możliwe kierunki usprawnień. W tym przypadku forma informacji może być korygująca lub oceniająca. Jest ona zazwyczaj zaplanowana i ustalona odgórnie.

Natomiast komunikaty zwrotne nieformalne definiowane są jako pomocne informacje lub negatywne oceny udzielane konkretnej osobie, w celu poprawy efektów. Dotyczą sytuacji doraźnych oraz codziennych interakcji społecznych. Są trudne do sprecyzowania, ale ich istota sprowadza się do formy zdobycia wiedzy przez jednostkę, efektu jej subiektywnych ocen oraz pomocy w rozpoznawaniu relacji w organizacji.

Reasumując, formalny feedback można uznać za bardziej obiektywny i łatwiejszy do analizy, jednakże nieformalne informacje mogą mieć równie duży wpływ na efektywność procesu decyzyjnego.

Podsumowanie

Proces związany z udzielaniem i przyjmowaniem informacji zwrotnych nie zawsze jest łatwy. Wymaga zaangażowania i otwartości na potencjalne korzyści zarówno ze strony nadawcy, jak i odbiorcy. Obydwie strony muszą być przekonane o wartości i celowości komunikatów bez zbędnych uprzedzeń i negatywnego nastawienia. Wskazane jest działanie bez pośpiechu i koncentracja na zasadniczym przekazie. I dopiero wtedy można powiedzieć, że feedback odgrywa zasadniczą rolę w komunikacji interpersonalnej i może naprawiać błędy, usuwać wątpliwości, zapobiegać sytuacjom kryzysowym oraz przyczyniać się do rozwoju zawodowego.