„Na piśmie” a „w formie pisemnej”. Jaka jest różnica?

„Na piśmie” a „w formie pisemnej” – omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Zwykła forma pisemna

Zgodnie z przepisem art. 78 § 1 ustawy z dnia 26 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny „Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany”.

Z powyższego przepisu wynika, że do dokonania czynności prawnej w formie pisemnej są potrzebne dokument i podpis, przy czym podpis musi być własnoręczny. Należy pamiętać, że podpis musi umożliwić zidentyfikowanie osoby składającej oświadczenie woli o danej treści. Co więcej, dokument, pod którym należy się własnoręcznie podpisać, może być sporządzony w dowolny sposób, co oznacza, że może zostać napisany odręcznie, może mieć formę wydruku lub kopii.

Przykładowo można napisać na komputerze umowę sprzedaży, wydrukować ją i przekazać stronom umowy do podpisu – wówczas podpisy należy złożyć własnoręcznie.

W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 4 grudnia 2019 r., sygn. akt I CSK 495/18 odniesiono się do znaczenia podpisu w obrocie prawnym. Sąd stanął na stanowisku, że:

„W prawie cywilnym nie ma legalnej definicji podpisu, choć kodeks cywilny tym pojęciem się posługuje (art. 78 § 1 k.c.), a w obowiązującym ustawodawstwie nie ma wyraźnego wskazania, jaka ma być treść podpisu i w jaki sposób ma być wykonany”.
„Przyjmuje się, że podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko i możliwość identyfikacji składającego poprzez weryfikację elementów najpełniej go indywidualizujących (tj. cech indywidualnych treści podpisu i powtarzalnych w sposobie jego wykonania)”.
„Podpis może być skrócony, nie musi być czytelny. Pominięcie niektórych liter w imieniu lub nazwisku, zwłaszcza samej końcówki nazwiska, jest dopuszczalną i często stosowaną praktyką kontraktową, byleby z posługiwania się takim skrótem wynikała dla wszystkich oczywista pewność, że podpisujący chciał się podpisać swoim pełnym nazwiskiem oraz, że uczynił to w sposób stale stosowany przy podpisywaniu dokumentów”.
„Nie ma bowiem bezwzględnego obowiązku podpisywania się pełnym imieniem i nazwiskiem, tj. bez uproszczeń i pominięć niektórych liter (z wyjątkiem podpisu drukowanego)”.
„Uprawniony jest pogląd, że podpisujący może posługiwać się kilkoma rodzajami podpisów, bądź ich formami uproszczonymi, używanymi, w zależności od okoliczności, zamiennie, pod warunkiem, że jednocześnie istnieje inna metoda potwierdzenia tożsamości. Jeżeli posługuje się podpisem skróconym lub nieczytelnym, to tym samym wyraża stanowczy zamiar użycia skrótu, a nie pełnego nazwiska”.

Forma elektroniczna

Jeśli przepisy prawa przewidują wymóg zachowania formy pisemnej, to co do zasady musi być to forma pisemna opatrzona własnoręcznym podpisem. Niektóre przepisy prawa dopuszczają jednak możliwość złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Wynika to z przepisu art. 78(1) kodeksu cywilnego:

„Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym [por. § 1]”.
„Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej [por. § 2]”.

Z powyższej regulacji wynika, że zachowanie formy elektronicznej, która utożsamiana jest z formą pisemną, wymaga:

sporządzenia treści składanego oświadczenia woli w postaci elektronicznej,
opatrzenia tego oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

WAŻNE – forma elektroniczna [por. art. 78(1) kodeksu cywilnego] stanowi odpowiednik formie pisemnej zwykłej [por. art. 78 kodeksu cywilnego].

Osoby, które nie mogą pisać

A co z osobami, które nie potrafią bądź nie mogą pisać? Do takich osób również znajdują zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, w tym wypadku art. 79, z którego wynika, że:

osoba, która nie może bądź nie potrafi pisać i chce złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej, musi złożyć na takim dokumencie tuszowy odcisk palca, a obok niego osoba upoważniona przez składającego podpis zobowiązana jest do wpisania swojego imienia i nazwiska oraz złożenia swojego podpisu;
zamiast odcisku palca osoby przystępującej do złożenia oświadczenia woli, wymagany jest wyłącznie podpis osoby upoważnionej, poświadczony przez notariusza lub wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie niemogącego pisać.

W literaturze przedmiotu wskazuje się, że:

„Podpis własnoręczny stanowi wytwór pisania, jest nim więc wyłącznie znak napisany, stąd może go złożyć jedynie osoba fizyczna umiejąca i mogąca pisać”.
„Mając powyższe na względzie, prawodawca wprowadził do Kodeksu cywilnego zastępcze postacie podpisu. Posłużenie się nimi pozwala podmiotom niemogącym pisać złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej”.
„Odbity na piśmie tuszowy odcisk palca, jak również urzędowo poświadczony podpis osoby upoważnionej stanowią zastępcze postacie podpisu, z którymi ustawodawca wiąże powstanie tożsamych skutków prawnych co z opatrzeniem dokumentu podpisem własnoręcznym przez oświadczającego”. [por. M. Maciejewska-Szałas [w:] Kodeks cywilny. Komentarz, wyd. II, red. M. Balwicka-Szczyrba, A. Sylwestrzak, Warszawa 2024, art. 79].

Tym samym forma pisemna oznacza, że:

musimy mieć dokument;
w dokumencie musi znajdować się oświadczenie woli;
dokument wraz z oświadczeniem woli musi zostać podpisany, co oznacza:
- złożenie na dokumencie własnoręcznego podpisu;
- złożenie na dokumencie elektronicznym kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
- tuszowego odbicia palca przez osobę, która albo nie może albo nie potrafi pisać – przy czym należy pamiętać, że obok tego odcisku palca musi się podpisać również osoba upoważniona do podpisu przez osobę składającą oświadczenie woli.

Rodzaje formy pisemnej

Dodatkowo warto zapamiętać, że forma pisemna może przybrać następujące rodzaje:

zwykła forma pisemna,
forma pisemna z poświadczeniem podpisu,
forma pisemna z poświadczeniem daty pewnej,
forma pisemna w postaci aktu notarialnego.

Jeśli zastanawiasz się, czy umowa ustna jest tak samo ważna jak umowa pisemna, to przeczytaj ten artykuł.

Forma dokumentowa – co to?

Forma dokumentowa została uregulowana w przepisie art. 77² Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

Tym samym złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu powinno umożliwić ustalenie osoby, która złożyła to oświadczenie. Co więcej, pod takim dokumentem nie trzeba się podpisywać – ani podpisem własnoręcznym, ani kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Najważniejsze, by możliwe było ustalenie, od kogo dokument pochodzi (można przykładowo zidentyfikować to po stopce e-mailowej, numerze telefonu, który przypisany jest danej osobie, adresie e-mail itp.).

Dokumentem jest natomiast nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Zatem formą dokumentową są przykładowo wiadomości sms lub e-mail.

Przykładowo w wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 30 kwietnia 2021 r., sygn. akt VI ACa 320/20 wskazano, że:

„Minimalnym wymogiem dla złożenia oświadczenia w formie dokumentu jest stworzenie możliwości ustalenia osoby składającej oświadczenie”.

„Stworzenie takiej możliwości może nastąpić w dowolnej formie – np. poprzez wskazanie personaliów tej osoby pismem maszynowym, czy też przy użyciu stosownej pieczątki imiennej”.

„Na piśmie” a „w formie pisemnej”

Jeśli spotkamy się zatem z zapisem, że dany dokument musi być zawarty „w formie pisemnej”, to musimy pamiętać, że wówczas musi również zostać przez nas podpisany (własnoręcznie albo elektronicznie). Dokonania jakiejś czynności prawnej „na piśmie” oznacza, że dokument musi być sporządzony pisemnie, na przykład w wiadomości e-mail.

W formie pisemnej muszą być zawarte na przykład: umowa o pracę, reklamacja, wszelkie zmiany tych umów.

Na piśmie musi być zawarte na przykład wypowiedzenie umowy o świadczenie usług.

Podsumowanie

Niewątpliwie „na piśmie” to nie to samo co „w formie pisemnej”. Najważniejszą różnicą zachodzącą pomiędzy „formą pisemną” a „na piśmie” jest to, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie zawierającym treść oświadczenia woli. Z kolei „na piśmie” oznacza, że dokument musi mieć postać tekstową.

Stan prawny na dzień: 01.12.2024 r.